Seguro que llevas bien tus tareas diarias. El desayuno a las siete horas, vas al trabajo entre las ocho y las ocho y media. Llegas a la oficina, reunión con tu equipo, café a las diez y media y comida a la una. Pero ¿cómo reaccionas a los imprevistos? ¿Qué pasa cuando de repente tienes que modificar tu agenda  y añadir nuevas tareas que no estás acostumbrado a gestionar? 

Hay ocasiones, tanto en el ámbito laboral como en el ámbito familiar, en las que necesitamos revisar nuestras rutinas y encargarnos de cosas nuevas.

Pueden ocurrir eventos inesperados. Un primo que nos visita sin avisar nos obliga a salir antes del trabajo para acompañarle de turismo y aprovechar el tiempo con él. Una enfermedad improvisa de un colaborador hace que debamos gestionar sus tareas sumándolas a las nuestras. Un viaje que nos surge de repente, nos pone patas arriba los planes de la semana. Recientemente, hemos tenido que gestionar en familia un curso de Yin Yoga que mi esposa ha tenido que atender desplazándose lejos de casa durante casi dos semanas. He tenido que ocuparme de mi trabajo y de las demás tareas familiares que normalmente compartimos, y por supuesto, sin dejar nada descuidado y al azar.

Afortunadamente hay métodos para salir del impasse, gestionar la emergencia y evitar el estrés a pesar de los cambios.

Los pasos para gestionar cualquier imprevisto

Primero: respira hondo y analiza la situación. No te dejes sobrepasar por el pánico, solo conseguirías empeorar las cosas.

Debes adelantarte a los posibles problemas y sobre todo, hacerlo sin estresarte y sin generar estrés en las personas  a tu alrededor. Te sugiero hacer tres cosas: Analizar, Planificar, Ejecutar (recuerda: A, P, E) en este mismo orden, ello te permitirá realizar un plan de emergencia hecho a tu medida y a la situación;  además, te ayudará a organizarte en caso de imprevisto.

Analizar

Siempre hay que comenzar con un análisis exhaustiva de las circunstancias. Pocos minutos serán suficientes para evitarte problemas y percances inesperados que te harían perder tiempo y te sacarían de quicio.

Analiza la situación: haz una lista de todas las tareas que deberás realizar. ¡Todas! No dejes ninguna, aunque te parezca que algunas no tienen importancia, debes incluirlas todas en la lista. Usa el modelo que se ofrece en este enlace, un papel y un lápiz, una app en tu móvil o un documento de World, según te sientas más cómodo. Acuérdate  de ir apuntando en negro las tareas habituales y en rojo las que llamaremos de emergencia. Estas últimas, son las que te han llegado por sorpresa y que no estás acostumbrado a manejar. Ahora, para cada tarea establece si es imprescindible o si la puedes retrasar, y en este caso, apúntate quién será la persona con la que negociarás el retraso.

Analiza los recursos: para cada tarea, tanto negras como rojas, indica a quién puedes pedir ayuda o bien puedes delegarla. Hazte estas preguntas: ¿qué necesito para la tarea? ¿Quién me puede ayudar? ¿La puedo delegar?

Analiza la tarea: No des nada por sentado. Reflexiona sobre cada tarea en profundidad. Pregúntate, ¿ es importante? ¿Qué pasaría si me la saltara? ¿Puedo hacerla de forma más sencilla?

Toda las respuestas que des a estas preguntas te ayudarán a entender mejor las tareas y las posibles soluciones que tienen.

Planificar

Una vez tengas la lista con la panorámica de todas las tareas, empieza a eliminar las prescindibles, las que puedes delegar y retrasar. Ponlas todas en otra lista y contacta a quien debas avisar del retraso.

Ahora prepárate una agenda donde aparezcan todos los días del plan de emergencia. Usa este modelo, una libreta, una pizarra o el calendario del móvil, como te sea más eficaz. En esta agenda ve poniendo las tareas imprescindibles e indica entre paréntesis los recursos que haz identificado como útiles. Encárgate de que aquellos recursos y herramientas que indicas, estén disponibles en el momento en que te hagan falta. Entra al detalle de la planificación: los tiempos y los materiales necesarios. No dejes nada a la improvisación.

Contacta con antelación las personas que te pueden ayudar y dales tiempo de organizarse a su vez. Consigue los materiales y las herramientas que te servirán de auxilio, asegúrate de que esté todo en su sitio en el momento en que lo necesites.

Solo una minuciosa planificación te evitará problemas.

Ejecutar

Esta es la parte más difícil. Una vez tengas la agenda actualizada con las tareas habituales, las de emergencia y los recursos, debes de ejecutar el plan sin excepciones, sin improvisar y tachando las tareas conforme las vayas realizando.

Es importante, la base de este método está en pensar una sola vez  y emplear tu cerebro para actuar en el día a día con eficiencia y creatividad, sin tener que recordar recado tras recado.

Si comienzas a improvisar, cambiar y adaptarte ‘sobre la marcha’ entonces el esfuerzo habrá servido a medias; seguirás estresándote y dejarás algo atrás.

Revisa todas las mañanas tus planes, y si necesitas cambiar algo, hazlo, pero solo en ese momento de revisión. No pongas en discusión los planes continuamente o será contraproducente.

Por último, no subestimes dejar algo de tiempo para ti: un libro, algo de ejercicio, una sesión de meditación. Algo que te haga sentir mejor. Aunque aparentemente te haga perder tiempo, te servirá para mantenerte energético y estar centrado.

Para saber más

Puedes profundizar tus conocimiento de gestión de tareas con el método Getting Things Done -GTD-, un libro sin duda útil para reflexionar sobre tu forma de resolver a corto y largo plazo.

Sobre Yin Yoga puedes encontrar información en Wikipedia.org y también puedes consultar la web de una prestigiosa escuela que tiene cursos también en España Mindful Yoga Academy.com

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