Alguna vez ¿has tenido la impresión, al final del día, de haber estado muy ocupado y al mismo tiempo no haber hecho nada?

Los días y las semanas pasan muy rápidamente y a menudo, saltamos de un proyecto a otro, de una a otra actividad, casi sin darnos cuentas, sin un orden concreto. Esto hace que nos quedemos con un sentido de confusión y con la impresión de que nuestro tiempo no ha sido útil.

Trabajando de esta forma, se alimentan ideas que a menudo no son correctas: la impresión de estar dedicando mucho tiempo a una tarea, o ninguno a otra; la impresión de necesitar sacar tiempo para terminar un proyecto concreto o de estar dedicando demasiado tiempo a otro.

Sin embargo, si pudieses mirar lo que haces desde fuera como si fueses un espectador de tu día a día, te darías cuenta de adonde se va tu tiempo realmente y, sobre todo, que la mayoría de tus impresiones están equivocadas.

De igual forma, cuando tienes poco control de tu tiempo, es muy fácil que se mal distribuya entre tus tareas, acabando con dedicar mucho a las que no son importantes y poco a la que sí lo son.

Si lo de arriba te suena, hay que poner remedio.

¿Qué es el Time Tracking, o rastreo del tiempo?

time tracking

Fuente: Pexels.com

Hace unos años me planteé buscar una forma para analizar con más objetividad el tiempo que estaba dedicando a las distintas actividades de mi día a día en el trabajo.

Tenía dos objetivos principales:

  • Comprobar si mis impresiones eran correctas, o simplemente, impresiones.
  • Distribuir el tiempo a disposición en función de la importancia del proyecto y no en función de la dinámica de la jornada (mail, llamadas, presiones, etc).

Luego de realizar diversas investigaciones y probar algunos métodos más o menos conocidos, encontré que en todos había algo que no me convencía: demasiado engorrosos y que requerían mucho tiempo para gestionarlos; necesidad de programas y herramientas adicionales; no obtenía como resultado un análisis significativo y útil; o eran demasiado complejos para trasmitirlos a mi equipo de trabajo.

Así que, al final, he tenido que pensar y construir un método mío.

¡Y aquí, lo comparto contigo!

Método de Time Tracking, o rastreo del tiempo

La idea de fondo es la de reconocer cuáles son las áreas y tareas de tu día a día a las que más tiempo y energías dedicas.

Veámoslo.

El problema es que puede que tengas decenas y decenas de tareas por realizar. Si te pones a mirar con lupa y pones en una lista todo lo que haces, no terminarás nunca; por lo que hay que buscar la forma para que el cometido sea más llevadero y viable.

Por ello, no pienses en tareas sino más bien en ámbitos, áreas de trabajo, categorías o simplemente las responsabilidades que tienes.

El rastreo de tu tiempo será mucho más fácil si lo realizas para 5 o 6 categorías de tareas distintas en lugar de todas, así no estarás constantemente saltando de una a otra y no deberás  preocuparte por registrar cada cambio.

Este enfoque también tiene la ventaja de ser escalable, de forma que, si comienzas con un rastreo más genérico de unas pocas categorías y según los resultados surge la necesidad de entrar más a detalle, siempre puedes aumentar y seccionar las categorías en sub-categorías o tareas concretas.

Una vez tengas tus categorías definidas te toca preparar una tabla o lista donde apuntar lo que haces.

Puedes usar una tabla tan sencilla como la que se presenta a continuación e ir rellenando con una sigla los espacios, según lo que hagas.

TIME TRACKING

Es importante que adaptes el horario  a tus necesidades y los intervalos, según tus costumbres. En mi experiencia, una hora es suficiente, pero podrías probar con intervalos de media hora o de dos horas según lo que te parezca mejor y te sea más útil.

Recuerda, es cuestión de probar y adaptar el método a tus necesidades. Es éste el que debe adaptarse a ti y no al revés.

Sobre todo, al principio, no debes preocuparte por ser muy estricto, ni muy fino. Si redondeas no pasa nada, si al final del día tiras de memoria, porque se te olvida ir apuntando a cada hora, tampoco pasa nada.

Hazlo como mejor puedas, pero siempre manteniendo la tarea liviana, que no resulte en una carga más. Los resultados serán válidos y útiles, aunque te equivoques de vez en cuando.

En fin, te sirve a ti, lo haces para ti, para mejorar tu día a día, así que merece la pena el esfuerzo, pero sin que te atropelle la labor.

Una vez que tengas tu tabla, por mes o por semana, te será fácil registrar cómo empleas  tu tiempo y al final del mes  solo debes contar las celdas de cada tipo para saber a qué te has dedicado.

Teniendo la medida real respecto a la inversión de tu tiempo, podrás gestionarlo mejor, es decir, decidir si redistribuirlo, seguir así o tomar otras medidas.

Por ejemplo. Si eres cocinero (y que no se enfaden los cocineros si me equivoco con algo 😉) tendrás decenas de tareas distintas: organizar la cocina, hacer la compra al por mayor, ir al mercado, revisar los productos frescos, gestionar el personal, preparar los turnos, preparar lo precocinado, organizar el menú, entrantes, mariscos, carnes, platos fuertes, arroces, gestionar la limpieza, el orden, etc.

Si quisiéramos tomar nota de todo lo que hace el cocinero podría volverse un caos. No se puede estar pendiente de tantas tareas distintas, pero sí podemos agruparlas. En fin, poco importa si está preparando cordero o ternera, lo que importa es saber que está preparando carnes. Poco importa si compra marisco o pasta, lo importante es conocer el tiempo que dedica a las compras.

Según este principio podríamos sacar categorías principales:

  • Abastos (al por mayor, mercado, minoristas, etc.).
  • Gestión de personal (turnos, faltas, entrevistas).
  • Precocinados (sin dependencia del tipo de plato).
  • Platos principales (sin dependencia del tipo de plato).
  • Limpieza y cierre (y otros aspectos relacionados).

Con 5 categorías ya es más fácil gestionar un rastreo.

Además, a cada categoría asignarás una sigla para tu tabla:

  • Abastos -> podría ser una A.
  • Gestión de personal -> podría ser una G.
  • Precocinados -> P.
  • Platos principales -> R.
  • Limpieza y cierre -> L.

Así será más fácil rellenar tu tabla.

Para saber más

Una vez tengas los resultados de unas semanas o un par de meses, está en tus manos mejorar la distribución de tu tiempo según las prioridades que te marques.

Puedes hacer muchas cosas, pero mejor lo vemos en otro post 😉.

Mientras tanto puedes ir practicando con esta plantilla.

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Hace dos semanas me ha contactado un amigo que no había visto desde hace ya varios años. Trabaja en una importante empresa norteamericana y le han asignado un nuevo cargo: ahora es Worldwide “GDN” Gerente de Desarrollo de Negocios. Al verse inmerso en nuevas responsabilidades, él se ha acordado de mi experiencia previa en este puesto y me ha pedido charlar para intercambiar algunas ideas sobre esta interesante posición.

De este encuentro han salido unas conclusiones muy interesantes sobre lo que es el puesto de Gerente de Desarrollo de Negocios, las cuales voy a resumir aquí para que les puedan ser útiles a todo aquel que se enfrente a esta responsabilidad.

Lo que debe de tener un Gerente de Desarrollo de Negocios

Me he estado ocupando del Desarrollo de Negocios durante tres años buscando nuevas aplicaciones y clientes para el grupo electrógeno. Ha sido una labor muy interesante, por un lado, porque me ha permitido conocer nuevos sectores y por el otro me he medido con excelentes profesionales de los cuales he podido aprender nuevos enfoques del negocio.

El Gerente de Desarrollo de Negocios en breve

Las claves del Desarrollo de Negocios son la creatividad, el conocimiento del producto y las relaciones.

La creatividad sirve para poder inventarse nuevas aplicaciones, nuevos espacios donde tu producto pueda encajar. Lo natural es buscar entre la competencia directa pero el GDN debe procurar pensar ‘afuera de la caja’ y plantearse nuevos competidores, comenzando por las tecnologías indirectamente competidoras.

El conocimiento de producto es fundamental para saber hasta dónde podemos encajar en un nuevo sector. Hay que dominar las características, las funcionalidades y las limitaciones, ya que de lo contrario, perderemos mucho tiempo buscando averiguar compatibilidades o mantendremos ocupados a otros compañeros que lo hagan por nosotros.

Las relaciones son fundamentales para el largo plazo, la confianza se ha de construir desde el primer contacto tratando de entender el cliente, sus necesidades, su mundo. No se trata de vender algo, sino de solucionar problemas de forma práctica y competitiva.

¿Y eso es todo? Claro que no…

Las responsabilidades del Gerente de Desarrollo de Negocios a menudo no están definidas claramente y se amoldan a la organización, a su entorno de mercado y a las personas que desempeñan el puesto.

Sin embargo, el común denominador es generar nuevos negocios y/o aumentar el existente.

¿Cómo se consigue desarrollar nuevo negocio?

Hace años en una reunión en Alemania estaba proponiendo una colaboración a una empresa, demostrando cómo nuestra sinergia podría generar una solución alternativa, innovadora e interesante para nuevos clientes que tenían un problema muy concreto.

Entró el Director Comercial y, no sin cierta chulería, me dijo: ¿Y tú, no me querrás vender algo verdad? No tengo tiempo para esto.

No quiero venderte nada, le contesté, sólo creo que juntos podemos encontrar soluciones para nuevos clientes y nuevos mercados.

Mi respuesta le tranquilizó y finalmente nos sentamos a trabajar.

¿Existen métodos y técnicas a las que un recién estrenado en GDN puede acogerse o inspirarse para poder andar bien desde el principio y acelerar el proceso de Desarrollo de Negocios?

El Gerente de Desarrollo de Negocios trabaja para identificar y procurar nuevos clientes y nuevos negocios. El desarrollo de estas cuentas pasa a través de la creación de redes, la promoción de diversos servicios del negocio, la inclusión de productos y servicios innovadores y la vigilancia tecnológica.

La caja de herramienta del Gerente de Desarrollo de Negocios

desarrollo de negocio

Estudiar los mercados

Diseña o comprar estudios de mercado es la forma más rápida y efectiva para centrar el tiro y enfocar la estrategia.

Aproximarse a una cantidad infinita de posibles objetivos es imposible y por lo tanto, es necesario priorizar. Para ello, hay que investigar todos los mercados y oportunidades potenciales y sucesivamente valorar con los Indicadores clave de rendimiento (KPIs, Key Performance Indicators) las oportunidades que brinda cada uno.

Nunca elegir a priori, nunca tener prejuicios.

Es necesario ser proactivo y no entrar en la “dinámica del bombero”, es decir, apagar incendios en medida que ocurren. El GDN debe de tomarse el tiempo necesario para analizar, trazar objetivos y plantear estrategias.

Un error común es el de pensar que todo tiene que ser nuevo y no es necesario investigar las relaciones existentes. Sin embargo, pueden aparecer lagunas y oportunidades, incluso con el cliente más consolidado.

Colaboraciones con las otras áreas de la empresa

Desde la fase comercial hasta la post venta y pasando por los departamentos técnicos. Todas las funciones de la empresa deben de participar en el proceso de desarrollo de negocio y aportar conocimiento e ideas. Lo mucho que estos departamentos sean capaces de aportar dependerá de la capacidad de gestión y negociación del GDN. No se trata de -sólo- vender un proyecto a un cliente, sino también vender una idea dentro de la empresa para que todos se unan y trabajen para conseguir el objetivo.

Encuentro siempre muy útil realizar un Plan de Marketing con el cual se puede organizar la información del proyecto o producto que se vaya a realizar.

Simplificando, las partes de un Plan de Marketing son las siguientes:

Análisis: donde se recogen los resultados del análisis de mercado realizado, así como la situación de la competencia y de los competidores.

Objetivos: una vez se tenga la fotografía de la situación del mercado, se pueden establecer objetivos. Vender tantas unidades, facturar un cierto importe o simplemente consolidar la marca o entrar en un nuevo sector.

Estrategia: Esto es el corazón del Plan de Marketing. Conociendo la situación del mercado y teniendo claros los objetivos de la empresa, podremos establecer una estrategia para conseguirlos. Para esto, se puede utilizar el método de las 4p de Kotler e involucrar a las demás funciones de la empresa: Producto con técnicos, repuestos, postventa; Precio y Distribución con comercial y dirección; Promoción con Marketing.

Presupuesto: para estimar los gastos y los beneficios y realizar un seguimiento.

Control: para realizar seguimiento del mercado, de los objetivos y de los cambios que deberás de ir aportando a la estrategia.

Es fundamental, insisto, que tanto los objetivos como la estrategia sean compartidos ente todos los actores involucrados. De no ser así, será un fracaso seguro.

La gestión de los conflictos

El GDN es una función que puede generar conflictos.

En cualquier organización, grande o pequeña, la diferencia la marcan las personas. El mismo procedimiento en manos de distintas personas puede llevar a resultados sorprendentemente distintos en función de la actitud y motivaciones de cada uno.

Hay que entender a las personas con las que se tienen que colaborar, sacar sus verdaderas motivaciones, sus limitaciones y sus puntos fuertes.

Seguro que te encontrarás con casos imposibles, pero no pierdas tiempo con ellos y céntrate en los compañeros, canales y los equipos que sí te dan seguridad y te garantizan colaboración.

Inventarse nuevos productos o variantes

He mencionado al principio que la creatividad es un ingrediente fundamental para el éxito del GDN. Esta habilidad servirá para encontrar nuevas situaciones, nuevas oportunidades, inventarlas y crearlas cuando no estén claras todavía.

Por otro lado, la creatividad se puede aprovechar con el producto o los servicios que ofrecemos. Nuevas versiones, variantes y accesorios abren nuevas posibilidades y la mayoría de las veces no se trata de cambios drásticos sino de replanteamientos superficiales. Sin embargo, tienen mucha efectividad: kit CKD, productos no terminados, versiones simplificadas del producto pero también nuevos servicios financieros o de soporte pre y post venta pueden servir para abrir nuevas puertas y acceder poco a poco a nuevos negocios.

Acudir a los Eventos

Acudir a los eventos de sector es necesario para varias razones, algunas más evidentes y otras menos evidentes. Aunque a veces tengas la sensación de estar perdiendo el tiempo o no ser productivo, métete en la agenda algunos eventos, sólo ten la precaución de seleccionarlos muy bien y te asegurarás sacar provecho de ellos.

Los eventos como conferencias, ferias y fórums te permiten mantenerte al día con las tecnologías y las soluciones que ofrece la competencia; te permite conocer profesionales y asistir a charlas donde podrás establecer nuevas relaciones tanto con clientes como con empresas colaboradoras; podrás observar las tendencias de sector y anticiparte a los cambios antes de tu competencia.

Aunque alguna vez tengas la sensación de haberte equivocado con la selección y de que el tal evento no haya sido muy provechoso, no te preocupes, simplemente no repitas esa selección. Céntrate en aquellos que veas productivos.

Estableces tus KPIs para valorar la efectividad de un evento. Estos pueden ser número de contactos, la cantidad y calidad de ideas nuevas, la presencia de oportunidades concretas, los ofrecimientos de colaboración. ¿Y cuáles más podrían ser en tu sector?

Construir relaciones

Para construir relaciones a largo plazo, debes de ir con la profesionalidad por delante, cumple lo que prometes y no prometas lo que no puedes cumplir. Esto no quiere decir ser conservador, o no tomar riesgos, sino que cuando tomes un riesgo lo tengas controlado y sopesado, conociendo las herramientas y los recursos a tu disposición.

Las relaciones se construyen viajando a donde están los clientes, los encuentros en persona son importantes sobre todo al principio y no abuses de teleconferencias. Aprovecha las redes sociales, sobre todo las profesionales como LinkedIn y mantente en contacto con los profesionales que aprecias. Menciónalos o envíales un artículo interesante para ellos. Dale las enhorabuenas por sus logros.

Puedes también inspirarte por otros profesionales e influencers de tu sector, podrás aprovecharte de sus experiencias y adaptarlas a tu sector.

¿Has oído hablar de autoconsumo domestico?

Vives en un país muy soleado. En gran parte de España tenemos más de 300 días de sol al año. Una inmensidad, comparado con el resto de los países de Europa.

Has oído hablar de la energía solar. Incluso has visto paneles por las carreteras, en tejados de naves industriales o, incluso, en la casa de algún conocido. Te gustaría tener un equipo en tu casa y desconectarte de la red. O, por lo menos, producir parte de tu propia energía. A esto se le llama autoconsumo.

Ya sabes algo sobre el tema, pero entonces tienes que plantearte donde conseguir tus placas solares, baterías y resto de equipos.

En este articulo tengo el placer de tener en el blog a Isaac Torregrosa, CEO de QuetzalIngenieria.es que nos va a aclarar todas las dudas respecto a autoconsumo domestico.

Autoconsumo doméstico ¿Dónde lo puedes conseguir?

Posiblemente habrás podido ver equipos de energía solar para autoconsumo doméstico en tiendas como Leroy Merlin. También lo verás en IKEA. Te venden sistemas listos para conectar tú mismo. Esto puede estar muy bien. Que sea como un electrodoméstico más te facilitaría muchas las cosas.

Autoconsumo doméstico

Fuente Leroy Merlin

Pero tienes un problema. Al ser una instalación que genera electricidad necesita cumplir unos requisitos de seguridad. Es decir, tiene que instalarlo un instalador autorizado y además certificar la instalación.

Es cierto que, si la instalación es aislada, aporta toda la electricidad que necesitas y no tienes conexión con la red eléctrica, normalmente este certificado no se aporta. Pero esto no es correcto y si lo haces así, podría llegar un día a tu casa la policía y ponerte una multa.

Cuando tienes conexión con la red tu instalación de autoconsumo debe estar legalizada en tu comunidad autónoma y en la empresa distribuidora de tu zona (Iberdrola, Endesa, Fenosa…).

Por eso, si decides confiar en estos grandes almacenes para comprar e instalar los equipos de energía solar, deberás exigirles la legalización de los mismos. O si no…contratar a un instalador autorizado para montarlos.

Bueno, esto ya lo sabes, es lo inicial, pero tengo que decirte otra cosa.

¿Qué instalación te conviene? ¿Has hecho un estudio de tus necesidades (consumos)? ¿Te pueden ayudar bien en estos comercios?

Este tema es delicado pues, si no dimensionas bien las instalaciones pueden pasarte dos cosas. Primero, puedes no tener luz suficiente para tus consumos y te saltarán los automáticos constantemente. Segundo, puedes tener demasiada energía, es decir, que los paneles aportan mucho más de lo que necesites. Esto que no parece malo, puede ser algo determinante para la rentabilidad y la amortización de tu instalación de autoconsumo.

Puedes ver cuanto consumes al mes (kWh) en tus anteriores facturas eléctricas o hacer un cálculo estimado con los electrodomésticos que consumes normalmente (Watios x Horas consumidas) y ver cuantos kW te conviene instalar.

Otro aspecto más que debes considerar es el precio. Estas grandes superficies tienen la ventaja que te presentan todos los productos de forma fácil. Llegas allí y lo mismo puedes comprar un panel solar que un calentador o un mueble de cocina. Eso sí, el precio suele ser mayor que si lo contratas directamente con un instalador especializado. Esto es porque tienen muchos empleados y un margen comercial necesario para subsistir mayor. Además de los riesgos de devoluciones y problemas debido a la falta de conocimientos de quien lo vende y también de quien lo compra.

¿Cuánto suele valer una instalación fotovoltaica para Autoconsumo doméstico?

Los precios de una instalación doméstica conectada a red bien dimensionada rondan entre 5200 y 8000 euros.

Las potencias instaladas más usuales son 3kW, 4,5kW y 5kW. Y el número de paneles variará dependiendo de la superficie que tengas disponible y la potencia a instalar. Por ejemplo, para una instalación de 3 kW, si cada panel solar tiene 250W de potencia, necesitaremos 12 paneles.

Autoconsumo doméstico

Fuente Energia-ecologica.com

En caso de que se trate de una instalación con baterías, útiles en caso de que queramos almacenar energía para utilizarla cuando el recurso solar no esté disponible, el precio aumenta considerablemente: hasta entre 12.000 y 15.000 euros.

El tiempo de amortización depende de varios factores, entre ellos la exposición solar y el precio de la energía. Sin embargo, podemos estimar un plazo de entre 6 y 8 años que aumentaría en caso de utilizar también almacenamiento con baterías.

La instalación de este tipo de aparatos suele ser rápida, es decir, en dos días ya puedes tener el sistema en marcha produciendo tu propia energía.

Por ello, si piensas en instalar un equipo de autoconsumo, ENHORABUENA, vas por el buen camino. Eso sí, reflexiona dónde comprarlo y quien lo debe instalar. Hacerlo correctamente te va a evitar muchos problemas y ahorro de dinero a largo/medio plazo.

Fuente QuetzalIngenieria.es

Quetzal Ingeniería fue fundada en 2009 por Isaac Torregrosa después de un viaje por México. Apasionado por las energías renovables, en especial la energía solar. Escribe en su blog sobre ahorro energético, energía solar y temas de energía en general.

Él junto con su equipo trabajan para cambiar el modelo energético y ayudan a cuidar el medio ambiente.

 

 

 

Photo Credit: Pexels.com

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actuador hidraulico o electrico

El presente artículo no es como otros que has leído.

Me ha parecido interesante estudiar sobre las aplicaciones tradicionalmente dominadas por la hidráulica y la electromecánica.

Quiero compartir contigo lo que he aprendido y es tan extensa la materia que he preferido separarla en dos entradas.

Espero que este estudio sea de utilidad en tu área de trabajo y sirva de inspiración para otros  aportes y mejoras.

Actuadores Hidráulicos y Eléctricos: mantenimiento y funcionamiento.

actuador hidraulico o electrico

Fuente: Pexels.com

El usuario final de maquinarias industriales es cada vez más atento a lo que se indica como “Coste Total de Propiedad”, (del inglés “Total Cost of Ownership” -TCO).  En consecuencia, resulta importante analizar como los dos sistemas influyen en este aspecto a largo plazo.

Respecto a un sistema hidráulico: motores, bombas y válvulas experimentan desgaste; los filtros requieren un reemplazo periódico; las juntas tóricas y los sellos requieren monitoreo para evitar fugas y derrames. Asimismo, el fluido hidráulico está sujeto a contaminación, lo que causa un efecto dominó a través del sistema dañando a más componentes, cada uno de los cuales puede necesitar ser reparado o reemplazado.

En general, con los sistemas hidráulicos, son muchas las cosas que pueden salir mal, que pueden interrumpir o detener las operaciones de la máquina. Sin embargo, los actuadores eléctricos garantizan una operación casi sin mantenimiento y por lo tanto, son menos propensos a fallar debido a la falta de previsión.

En máquinas totalmente eléctricas, el flujo de corriente eléctrica reemplaza el fluido sin producir desgaste apreciable. Más allá de la simple lubricación de rodamientos y engranajes, el mantenimiento típico de un sistema eléctrico incluye una inspección, limpieza y reajuste periódico de los conectores eléctricos.

Por lo anterior, se eliminan los gastos recurrentes tanto de la mano de obra para el mantenimiento, como de los consumibles y las piezas.

Cuando múltiples ejes están controlados por un solo sistema hidráulico, un problema puntual puede afectar a diversas áreas del equipo. Del revés, los actuadores eléctricos funcionan de forma independiente y cada eje está impulsado por un motor diferente; esto significa que los fallos no afectan al sistema en su conjunto y permiten una reparación y vuelta a servicio de forma más rápida y económica.

¿Cómo se ve afectado el medio ambiente?

La principal preocupación respecto al medio ambiente es el riesgo de derramar líquidos peligrosos que poseen los sistemas hidráulicos. Los accidentes de fugas de fluidos son costosos, perjudiciales y pueden suponer multas o suspensión de las operaciones según las reglamentaciones locales.

Una bomba hidráulica emite mucho ruido. En aplicaciones militares o de investigación, el ruido puede suponer un problema y convertirse en una limitación importante al comprometer el éxito de la misión.

En zonas residenciales el nivel máximo de ruido está limitado y en algunos casos es muy estricto.

El ruido se puede limitar, aunque las medidas de aislamiento se conviertan en un añadido costoso. Es posible contener los efectos del ruido con equipos de protección individual, pero aun así, lo que se irradia al medio ambiente no es controlable.

El uso de accionamientos totalmente eléctricos supone una reducción de contaminación acústica tangible que se traduce en beneficios para la salud, la comodidad del operador y por extensión al medio ambiente.

Consideraciones sobre el coste de actuadores hidráulicos y eléctricos

El coste relacionado con la instalación de equipos eléctricos frente a equipos hidráulicos puede tener una diferencia significativa.

La instalación de tuberías, accesorios y componentes hidráulicos es generalmente más costosa que el despliegue de cables y conductos. La simplicidad de los actuadores eléctricos también los hace sustancialmente menos complejos al momento de instalar.

Aunque calcular los costes de instalación de las distintas opciones no siempre es sencillo, al comparar el precio de los sistemas totalmente eléctricos o hidráulicos,  al operar uno, dos o tres ejes, la opción con actuadores eléctricos es la de menor coste.

Por otro lado, el coste operativo de los actuadores eléctricos suele ser considerablemente menor que el de los sistemas hidráulicos, ya que los actuadores eléctricos solo requieren energía cuando se mueven, considerando que hasta  los sistemas hidráulicos más eficientes generan pérdidas continuas al mantener el circuito presurizado.

Cuando se tiene que elegir entre sistemas hidráulicos o eléctricos, la decisión debe abarcar diferentes aspectos: diseño, instalación, operación y mantenimiento,  y no sólo tener en consideración el coste de los equipos.

Ventajas en el revamping con actuadores eléctricos

El reacondicionamiento o la ampliación de instalaciones hidráulicas en máquinas existentes puede ser un trabajo muy costoso.

Los actuadores eléctricos suelen ser más convenientes en aplicaciones donde se deba agregar una bomba adicional para gestionar nuevos ejes y actuadores.

En sistemas hidráulicos existentes, un factor importante es la cantidad de tomas disponibles. Normalmente, se requiere una toma para cada accesorio y agregar tomas adicionales es costoso debido a la necesidad de instalar válvulas, mangueras, tuberías y conectores, sin mencionar la capacidad adicional necesaria para la bomba de aceite.

Los actuadores eléctricos se pueden usar para agregar accesorios sin ocupar o añadir ninguna toma.

Los actuadores eléctricos también proporcionan ventajas cuando el eje que debemos añadir se encuentra a una gran distancia de la bomba. En este caso, se puede eliminar el costo de los materiales y la mano de obra necesaria para llevar una manguera desde la bomba hasta al cilindro hidráulico. En su lugar, es suficiente un cable.

Conclusiones sobre el uso de actuadores hidráulicos y eléctricos

Una vez analizados todos los aspectos, resulta evidente que los actuadores eléctricos representan una válida alternativa en relación a los hidráulicos en muchas aplicaciones industriales.

La robustez de los actuadores eléctricos ha mejorado en los últimos años al  punto que los mismos son tan duraderos y fiables como los actuadores hidráulicos.

El coste de un sistema eléctrico depende de la aplicación y generalmente es más bajo que el sistema hidráulico en aplicaciones de uno, dos y tres ejes.

Finalmente, los actuadores eléctricos integrados de última generación son muy simples de diseñar en cualquier tipo de equipo industrial.

Para saber más

Si quieres profundizar sobre el tema, te recomiendo  algunas fuentes de información y comparación que se han empleado en el presente estudio.

CHOOSING BETWEEN ELECTRIC AND HYDRAULIC POWER FOR MODERN WINCH APPLICATIONS, Markey Machinery Company, Inc.

Debunking the Myths of Hydraulic to Electric Actuator Conversion, (Al Wroblaski). Thomson Industries, Inc.

Engine Electrification for Leaner, Greener Vehicles. Generating Insight | Edition 2, Cummins Inc.

Además, no dudes en dejar tus preguntas u observaciones en los comentarios para ampliar o enriquecer el trabajo presentado.

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actuador hidraulico o electrico

Este artículo no es como los demás.

Me ha parecido interesante estudiar cuáles son las aplicaciones tradicionalmente dominadas por la hidráulica y las de la electromecánica.

Quiero compartir lo que he aprendido contigo, y tan extensa es la materia que he preferido separarlo en dos entradas.

Espero que este estudio te pueda ser útil en tu trabajo y sea de inspiración para más aportes y mejoras.

En la fabricación de equipos industriales y maquinarias, crece la tendencia a reemplazar cilindros hidráulicos por actuadores eléctricos para eliminar bombas, mangueras, válvulas y hacer que los vehículos sean más pequeños,  livianos y silenciosos.

En la actualidad, se están aprovechando las ventajas de los sistemas de control eléctrico, para proporcionar una nueva gama de funciones y características.

Por ejemplo, los actuadores eléctricos pueden interactuar fácilmente con un controlador para gestionar movimientos complejos o cíclicos, lo que resulta en un mejor rendimiento y productividad.

Hoy en día, los beneficios de los actuadores eléctricos se pueden aplicar a trabajos donde las cargas alcancen hasta los 14kN  de fuerza continua y los 24kN de fuerza máxima, es decir, unos, 2450kgf (larraioz.com).

Y estos valores mejoran rápidamente año tras año.

En conveniente acotar que todavía se requieren cilindros hidráulicos para cargas muy elevadas o en los casos que demandan ciclos de trabajos muy duros y con esfuerzos constantes.

Está muy extendido cierto conocimiento erróneo sobre los actuadores eléctricos. Esto ha frenado su adopción en muchas aplicaciones en las que podrían ofrecer importantes ventajas para el fabricante y el usuario final.

En este estudio se analizan las ventajas de integrar actuadores eléctricos en vehículos y maquinarias tales como: máquinas de jardinería, construcción, agricultura, entre otras.

¿Cuál es mejor: actuador eléctrico o hidráulico?

¿Cómo se ve afectado el diseño según el uso de actuadores hidráulicos o eléctricos?

Muchos vehículos y maquinarias industriales no usan actuadores eléctricos, simplemente porque ha habido pocas o malas experiencia con estos dispositivos. Puede que los ingenieros hayan conocido la generación anterior o el producto no adecuado, y esto, ha provocado la idea de que los actuadores eléctricos aumentan la complejidad del proceso de diseño.

Esto no es así.

En la actualidad, los actuadores eléctricos se han simplificado hasta el punto de que son considerablemente más fáciles de especificar y diseñar que los actuadores hidráulicos. Solo se requieren tres pasos para determinar el tamaño de un actuador para una aplicación:

  1. Medir la carga.
  2. Determinar el ciclo de trabajo.
  3. Especificar el recorrido y la longitud de retracción.

Aunque las cargas exactas sobre un actuador sean difíciles de calcular debido a los efectos de los mecanismos intermedios, hay software que simulan sistemas mecánicos o realizan mediciones empleando, si es necesario, celdas de carga reales.

Los actuadores eléctricos pueden ser configurados fácilmente por el fabricante para ajustarse a los requisitos de cualquier aplicación. Basta con cambiar las relaciones de transmisión, las articulaciones mecánicas, el motor y algunos parámetros de control electrónico que afectan de manera predecible las variables de funcionamiento.

El principio “un actuador para cada eje” de los actuadores eléctricos elimina las dificultades que se originan por las interacciones presentes en sistemas multi-actuador; esto permite a los ingenieros enfocar su trabajo en el eje que están diseñando. Sin embargo, trabajando con actuadores hidráulicos, hay que preocuparse por cómo los fenómenos de pérdida de potencia en un eje concreto afectarían a los demás.

Consideraciones sobre la robustez

actuador eléctrico o hidráulico

Fuente: Wikimedia.org

La tecnología hidráulica se ha utilizado en máquinas industriales durante muchas décadas y el sector se ha familiarizado con su robustez en entornos con altos niveles de golpes, vibraciones, polvo, agua, productos químicos corrosivos y un largo etc.  Además, los actuadores hidráulicos han tenido una ventaja en la densidad de potencia sobre sus homólogos eléctricos, lo que se ha traducido en un mejor rendimiento en las aplicaciones más duras.

En la última década los actuadores eléctricos han mejorado sustancialmente.

La densidad de potencia se ha incrementado debido a los avances en los materiales magnéticos, la mayor eficiencia de los componentes mecánicos, la construcción, las técnicas de fabricación y la electrónica.

Uno de los beneficios más importantes es la capacidad de entregar más potencia manteniendo altos niveles de eficiencia. También se han introducido mejoras adicionales en la transmisión de potencia a través de diseños de caja de engranajes optimizados para los actuadores eléctricos.

Como resultado, los actuadores eléctricos proporcionan una densidad de potencia suficiente para muchas aplicaciones, lo que resulta en una instalación simplificada y una reducción considerable del peso del vehículo o maquinaria.

Actualmente, los actuadores eléctricos diseñados para aplicaciones industriales están preparados para resistir  entornos hostiles. El diseño del actuador eléctrico ha migrado desde conceptos propios de los sistemas modulares a conceptos que priorizan la robustez contra golpes y vibraciones.

De igual forma, la fiabilidad de los actuadores eléctricos ha mejorado aprovechando tecnologías electrónicas altamente seguras y con porcentajes de fallo mínimos.

En fin, se puede afirmar que los modernos actuadores eléctricos diseñados para aplicaciones industriales son tan resistentes como los actuadores hidráulicos.

Tecnología de actuadores hidráulicos y eléctricos

Los actuadores eléctricos, que consisten principalmente en un motor, un engranaje y un embrague; son mucho más simples que sus equivalentes hidráulicos que como mínimo necesitan un depósito de aceite u otro fluido, una bomba, un motor con relé de mando, electroválvulas, uno o más cilindros hidráulicos y una botonera de mando.

Al necesitar una motobomba o una bomba eléctrica, el depósito de fluido y demás componentes, el sistema hidráulico ocupa más espacio que la alternativa electromecánica y se le agrega más peso, aún cuando considerásemos actuador y transmisión.

Los actuadores eléctricos de hoy en día se proporcionan como sistemas integrados que sólo requieren conectar dos cables y un interruptor de tipo Doble tiro / Doble polo (DPDT).

Cuando se trata de maquinarias móviles, los componentes eléctricos utilizan la energía proporcionada directamente por grupos electrógenos.

El empleo de generadores diésel tiene la ventaja de producir directamente la energía eléctrica desde el alternador, eliminando la necesidad de bombas y fluidos como vectores de la energía.

Se elimina un paso de conversión y se aumenta la eficiencia del sistema en su conjunto.

Con lo que respecta a los sistemas de control, en cualquier maquinaria destaca el nivel de digitalización: pantallas táctiles, tele gestión, software y PLC, protocolos de comunicación BUS. Es fácil notar que los sistemas de control modernos son totalmente electrónicos, aun si los actuadores son accionados hidráulicamente.

Los sistemas hidráulicos, por lo tanto, añaden un nivel de complejidad y costes innecesarios, que los sistemas totalmente eléctricos no tienen.

La eliminación de la hidráulica y la implementación de sistemas eléctricos simplifican la interfaz hombre-máquina y permiten que los controles automatizados funcionen de manera más rápida, fiable y efectiva.

 actuador eléctrico o hidráulico

Fuente: Wikimedia.org

¿Dónde se usan los actuadores eléctricos?

Observando la industria de vehículos industriales, es un hecho que los fabricantes migran hacia la electrificación.

El coste del combustible y leyes cada vez más estrictas sobre las emisiones de escape, están obligando a los operadores de vehículos industriales a buscar alternativas más eficientes y ecológicas respecto a los sistemas convencionales con motores diésel.

Los vehículos comerciales diésel-eléctricos ofrecen muchas ventajas sobre sus equivalentes solo de diésel: lo más evidente es la mejora en el ahorro de combustible y la reducción de emisiones contaminantes.

Al tener disponibilidad de energía eléctrica en el vehículo, es posible eliminar las bombas auxiliares para los circuitos hidráulicos de a bordo y reemplazar el conjunto por sistemas totalmente eléctricos.

Por ejemplo, en el sector portuario, en muchas maquinarias de manejo de contenedores, se ha visto como mecanismos de accionamiento completamente eléctrico han reemplazado el tradicional sistema hidráulico. Uno de estos equipo es la grúa a pórtico, o RTG -Rubber Tyred Gantry-. Este es un importante paso en la tecnología de las RTG que hoy proporcionan hasta un 30% de mejora en el consumo de combustible y utiliza menos componentes que una máquina accionada hidráulicamente, lo que la hace más confiable y fácil de mantener.

actuador eléctrico o hidráulico

Fuente Wikimedia.org

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CÓMO SE CALCULA LA POTENCIA DEL GRUPO ELECTRÓGENO

Te habrá pasado alguna vez que has querido vender algo y te toca preguntarte: ¿cómo se calcula el precio de venta de un producto o servicio?

Tanto si se trata de tu oferta profesional de fontanería, como si fuese acerca de una bici usada que hayas puesto en venta en Wallapop.com siempre existen ciertas dudas que surgen cuando debes  ponerle el precio a algo:

¿Será costoso? ¿Será muy económico? ¿Se encuentra al mejor precio? ¿Cómo lo venderá la competencia?

La buena noticia es que existen pautas que puedes seguir siempre que te encuentres en esta situación, da igual que vendas tus patines viejos en EBay.com,  te plantees abrir una tienda de electrónica o emprendas en tu nueva Start-up revolucionaria.

¡Vamos al grano!

como se calcula el precio de un producto o servicio

Las 3P: Pregunta, pregunta, pregunta

Presentarse al cliente con unos precios adecuados es esencial para tener éxito; si tus precios no son claros, tu cliente dudará al comprar y buscará otras opciones.

La mayoría de las personas toma decisiones de compra en función del valor que se le atribuye al producto o servicio. Por ejemplo, da igual lo que cueste producir un Smartphone, sólo interesa como impactará en nuestras vidas.

Por ello, a la hora de calcular el precio de venta de un producto o servicio, lo primero es analizar y comprender cuál es el valor -no el precio- que nuestros potenciales clientes atribuyen a lo que se les ofrece.

¿Es algo imprescindible? ¿Es algo que no es tan necesario? ¿Hay aspectos emotivos? ¿Es un artículo de moda?

Para asegurarte de que vas por buen camino lo más sencillo es ¡preguntar! Por obvio que parezca, es lo que nunca hacemos.

Busca una muestra de clientes potenciales, también valen amigos y familiares, y pregúntales cosas como:

  • ¿Qué opinas de mi producto?
  • ¿Qué valor tiene para ti?
  • ¿Qué problema te soluciona?
  • ¿Es algo importante para ti?

También puedes sondearles dando un rango de precios y discutir las diferentes impresiones.

Métodos prácticos para calcular el precio de venta de un producto o servicio

A continuación se presenta una recopilación de métodos prácticos que ya han sido probados.

Antes de leer lo de abajo, debes de tener claro que…

  • Producto: es el producto o servicio que ofreces.
  • Valor: es lo que el comprador cree que vale el producto. Es subjetivo y no depende de lo que cueste fabricarlo o prepararlo.
  • Precio: es el importe de venta, lo que paga el cliente.
  • Coste: es el importe que el producto le cuesta al consumidor, lo que se paga para fabricar algo, preparar la herramienta, comprar los materiales, alquilar una maquinaria, etc.

Precio según el coste

Lo que marca el precio final de venta es el coste del producto. Simplificando, se calcula así:

Coste + margen mínimo deseado = precio de venta

El coste es lo que tienes que pagar para poder ofrecer tu producto o servicio. Puede ser fijo o variar en función del volumen de productos producidos: si es variable deberás estimar una cantidad o calcular varias hipótesis por tramos.

Ejemplo: si das clases de baile, el coste fijo es el alquiler del local, el coste variable es la calefacción o imprimir los manuales para los alumnos. Si no hay alumnos, no hay costes variables.

El margen mínimo deseado depende de la subjetividad del criterio, o puede ser calculado de forma objetiva: podrá ser el beneficio que te esperas para vivir y compensar tu esfuerzo dividido entre el volumen esperado de ventas.

El problema cuando se usa este método es que falta una conexión entre el precio y el valor percibido por el consumidor.

Precio según el valor

Basamos el precio en lo que el producto vale para el cliente.

El precio de venta no puede superar el valor percibido por el cliente. Lo que tú opines no cuenta, ni lo que te cueste. Sólo cuenta lo que el cliente está dispuesto a pagar por lo que le ofreces.

Los clientes no se preguntan cuánto cuesta un producto; preguntan cuánto valor les aporta. Por lo tanto, al establecer el precio de un producto, debes  tener en cuenta el valor subjetivo y la forma en que éste mejora la calidad de vida de quien lo compra.

Puedes calcularlo así:

Valor percibido – margen = coste

Si calculas el precio según el valor, deberás cambiar la forma de trabajar y tal vez modificar tu producto para adaptar el coste al valor percibido por tus clientes.

Si fijamos el margen, en fin, lo necesitas para vivir, cuando usas esta aproximación, debes trabajar sobre el coste: bajando los gastos, negociando con los proveedores, inclusive modificando el producto.

Si tienes una amplia gama de productos, los precios deben seguir un criterio lógico y fácil de entender. Ser proporcionales en la medida de lo posible. Establece lo que da valor a tu producto y ajusta los precios a partir de ello sin pensar en lo que cueste. Tal vez compense sacrificar el margen con algún modelo, para mantener una cartera de productos más apetecible en su conjunto.

Ejemplo: si vendes aviones de madera hechos a mano y tienes 5 modelos de 10, 20, 30, 40 y 50 cm., de largo los precios deben de ser proporcionales, tal como 20€, 40€, 60€, 80€ y 100€.
Si los precios fuesen, 10€, 20€, 50€, 60€ y 100€, donde el de 30 cm., cuesta 5 veces más que el de 10 cm, y el de 50 cm, cuesta 10 veces más que el de 10 cm., generarás desconfianza y tu comprador lo pensará dos veces antes de adquirirlo. Esto, sin importar que las diferencias se justifiquen por tiempo, herramientas, útiles o coste de la materia prima.

Método de la mejor alternativa posible

como calcular precio de producto o servicio

Fuente: www.pexels.com

Si tienes claro que tus clientes objetivos buscan calidad y precio, puedes emplear el método de la mejor alternativa posible.

Debes identificar el producto que eligen tus clientes, es decir, la mejor alternativa posible a tu oferta. Una vez lo tengas, estudia las diferencias entre éste y tu producto: sopésalas y puntúalas.

Utilizando el precio de la mejor alternativa posible como base, podrás ajustar el precio de tu producto para que mantenga una relación entre calidad y precio comparable.

De esta forma, será fácil convencer a los clientes potenciales para que prueben tu producto.

Y… ¡seguro que, si lo prueban se enamoran!

Precio debajo de tus competidores

Esto no es realmente una estrategia, es una carrera hacia el fracaso.

Aunque aparentemente es un método muy sencillo para tener éxito, podrías alimentar una guerra de precios entre tus competidores, dar pie a una baja de beneficios y a una caída del valor percibido por tus clientes.

Es una bajada sin frenos y sin marcha atrás.

No es todo…

Después de haber establecido el precio de tu producto, hay más herramientas que puedes usar para sondear tu mercado y corregir el rumbo.

Tranquilidad para el cliente

Cuando sales al mercado sin tener experiencia y tu marca no es reconocida, es fuerte la tentación de bajar los precios para ser más atractivo que la competencia.

Sin embargo, hay otras formas de llamar la atención y establecer la confianza necesaria para que los clientes potenciales se sientan seguros, y decidan comprar tu producto.

Dependiendo del tipo de producto que sea, puedes establecer garantías de ‘satisfecho o reembolsado’, dejar un tiempo de prueba o una muestra gratuita.

Otra alternativa es cobrar ‘por éxito’. El cliente paga una parte del producto al principio y si tras un tiempo está plenamente satisfecho te pagará el resto o te devolverá el producto.

Recuerda, esto sirve al principio, una vez que tus clientes confíen en ti, no será necesario.

Si se trata de un producto costoso, busca un acuerdo con una financiera para ofrecer planes de pago personalizados, así te acercas a las necesidades del cliente sin asumir riesgos.

Servicios Freemium

Cuando hagas el análisis de tus clientes potenciales, probablemente encuentres distintos factores que determinan la compra, además de gustos muy diversos.

Habrá quien considere calidad, otros el precio, algunos  pocos funciones muy concretas y habrá quien lo quiere todo.

Para satisfacer a todo tu público, puede ser interesante, estructurar tu servicio con los modelos de Freemium donde hay unas funciones básicas gratuitas y otras más avanzadas de pago.

De esta forma, puedes acercarte a tus clientes y generar confianza y hábitos de uso de servicio. El pasaje a la versión de pago será natural.

Si se trata de un producto físico y no de un servicio, puedes crear diferentes versiones para satisfacer las necesidades básicas y luego ir añadiendo funciones para satisfacer a los clientes más exigentes y dispuestos a pagar más.

Ejemplo: el mismo modelo de coche siempre tiene una versión más económica y otras que añaden funciones específicas hasta llegar al tope de accesorios.

¿Y si las cosas van mal?

Si las ventas bajan y te ves estancado, antes de decidir bajar los precios, realiza un esfuerzo por mejorar tu producto u ofrecer algo innovador. Así  garantizarás el éxito a largo plazo, además de reforzar tu marca.

Puedes sacar versiones más económicas de tu producto como si fuese algo nuevo, pero no es aconsejable bajar el precio de tu versión consolidada, ya que bajarías su valor percibido.

Sin embargo, puedes usar descuentos, promociones y marcas alternativas para ser más competitivo, aunque solo temporalmente. De esta manera bajarás el precio, pero no el valor. En cuanto la situación mejore, seguirás donde has estado sin haber sacrificado ganancias ni tu reputación.

Resumen final

Sin importar a qué te dedicas y cuál es tu mercado, siempre hay técnicas y herramientas para calcular el precio de venta de un producto o servicio, y posicionar tu oferta optimizando las ganancias y reforzando tu marca.

Debes pensar en tus clientes, en sus necesidades y analizar el valor que éstos le atribuyen a lo que tú ofreces. Trabaja siempre a largo plazo y planifica estrategias sostenibles para establecer las bases de un negocio duradero.

Y recuerda, un mal plan es mejor que ningún plan: define tu estrategia de precios y ponte en marcha.

Siempre estarás a tiempo de corregir el rumbo y mejorar los resultados, gracias a las herramientas que hemos visto en este artículo.

 

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como gestionar mejor el email

¿Qué cantidad de e-mails envías cada día?  Sobre todo… ¿cuánto tiempo pasas leyendo, revisando, escribiendo,  mensajes de correos electrónicos? Te habrás preguntado más de una vez cómo gestionar mejor el e-mail. A continuación se presenta una guía en 7 pasos.

Levanta la mano si nunca has perdido tiempo delante del cliente de correo. Una simple gestión de mensaje se puede convertir en una actividad absolutamente improductiva, mientras debería ser una simple gestión de mensajes.

Para terminar con esta pérdida de tiempo, he diseñado unas prácticas sencillas, pero efectivas que deseo compartir en este artículo.  No olvides que puedes enriquecer esta información con tus comentarios.

Cómo gestionar mejor el e-mail

como gestionar mejor el email

Luego de varios años de ensayo y error buscando la clave para gestionar de forma productiva el uso del correo electrónico,expongo opciones claras y efectivas, que me han permitido lograrlo:

  1. No uses el e-mail como si fuera una lista de cosas que hacer.
  2. Usa palabras claves en el asunto.
  3. Introduce un resumen del mensaje al principio.
  4. Sé sintético.
  5. Gestiona tu bandeja de entrada.
  6. Bórrate de las newsletter que no te interesan.
  7. Aprende los atajos de teclado.

Vamos a ver cada uno de ellos.

Espero que encuentres la forma de aplicarlos y te ofrezca ideas que puedas adaptar a tu estilo y necesidades.

1. No uses el e-mail como si fuera una lista de cosas que hacer

Aunque te sientas comprometido a estar pendiente del cliente de correo, Outlook, Lotus o Gmail che sea, esta tarea puede resultar poco positiva y a menudo se convierte en una pérdida de tiempo. Más aún, si tienes activadas las notificaciones estarás todo el día dentro y fuera de tu bandeja de entrada, incapaz de concentrarte en cualquier otro trabajo o actividad.

Primero desactiva las alertas y aprende a ignorar el e-mail durante al menos una hora seguida, sucesivamente establece dos momentos del día para consultar los mensajes.

Las alertas suelen estar activas por defecto, pero presentan la opción de ser desactivadas de forma tal que no se conviertan en un elemento distractor mientras trabajas en una presentación o en un informe.

Acostúmbrate a ignorar el correo por un tiempo mínimo de una hora, no te preocupes por no ver un mensaje concreto. Informa a tu jefe y compañeros que en caso de emergencias, se pueden comunicar vía telefónica.

Decide tú cuando es el momento más conveniente de consultar tus correos.

Puede ser a primera hora de la mañana, en la última hora de la tarde o a la hora del café. Depende de ti, solo ten en cuenta que debe ajustarse a tu rutina sin desechar otras tareas o complicar tu concentración en el trabajo.

En resumen: no estés pendiente continuamente del correo, aprende a ignorarlo para poder centrarte en otras tareas diarias, reserva un par de momentos concretos del día para gestionar los mensajes.

2. Usa palabras claves en el asunto

El nombre y el asunto son los dos campos más importantes de un mensaje porque son lo primero que se observa al recibir un correo.

Especialmente el asunto es un texto que podemos y debemos usar para optimizar el mensaje y su comprensión.

Si usas palabras claves será más sencillo para el destinatario entender la razón del mensaje y lo que se espera del mismo, de igual forma resulta un beneficio para ti ya que podrás localizar y catalogar los mensajes con más facilidad.

El etiquetado del asunto puede ser tan estricto o flexible como tú quieras, siempre teniendo en cuenta que debe representar una ayuda y no entorpecer tu trabajo.

Algunas etiquetas podrían ser:

ACCIÓN: cuando te esperas que el destinatario haga algo concreto relacionado con tu mensaje.

INFO: cuando el mensaje solo tiene fines informativos, y no se requiere respuesta o acción.

TOMA DE DECISIÓN: cuando le envía un mensaje a alguien para que éste tome una decisión al respecto.

SOLICITUD: si busca permiso expreso o aprobación del destinatario.

En lo personal, prefiero evitar etiquetas estrictas y muy elaboradas, pero sí incluyo textos en el asunto que dan la idea de lo que busco.

Por ejemplo,

ACCIÓN – PROYECTO ABC también podría ser: Proyecto ABC, debemos revisar presupuesto.

SOLICITUD – DEPARTAMENTO ABC también podría ser: SOLICITUD permiso para feria, departamento ABC.

Se puede ver que sigue siendo igual de efectivo, pero sin perder flexibilidad y, lo más importante, no pierde el toque humano.

La próxima vez que envíes tus informes por correo electrónico, intenta utilizar mejor la línea del asunto. Por ejemplo: INFO sobre actualización de proyecto. Y si necesitas que tu jefe apruebe las vacaciones, puedes escribir: SOLICITUD de vacaciones.

Estas demarcaciones pueden parecer obvias o innecesarias, pero si lo haces bien, tus correos destacarán en la bandeja de entrada del destinatario y será muy fácil para él entender lo que necesitas.

Por otro lado, te permitirá responder interrogantes sobre el sentido de un mensaje antes de enviarlo (¿por qué?), y así redactar y realizar un mejor trabajo.

3. Introduce un resumen del mensaje al principio

Cuando se va a redactar un correo largo, puede ser útil realizar una breve declaración al principio, con la finalidad de resumir el objetivo y las claves de lo que se explicará con mayor profundidad posteriormente.

De esta forma, ayudas el lector a procesar rápidamente la información que compartes, y despiertas en él, el interés por seguir adelante para conocer más sobre el asunto.

Piensa en las interrogantes que el lector se podría plantear: ¿cómo me afecta este correo electrónico? ¿Por qué me envían este mensaje? ¿Qué tengo que hacer? Contéstalas con la declaración inicial.

Es un método sencillo que genera resultados positivos: hacer los mensajes más claros y de fácil comprensión para el destinatario.

No se debe olvidar, la responsabilidad de que el receptor comprenda el mensaje, es del remitente. Por ello debes  hacer todo lo posible para que sea fácil entender lo que quieres decir.

Un ejemplo de mensaje aplicando las ideas anteriormente expuestas, podría ser el siguiente:

Asunto: INFO sobre proyecto ABC.

Declaración: Se ha detectado una mejora de rendimiento en la línea de ensamblaje DEF, probablemente debido a los materiales. No se requiere acción, solo comparto la actualización.

Mensaje: Tras 3 meses de trabajo de la línea DEF y el cambio de 5 proveedores de materia prima, el departamento de calidad ha detectado como la eficiencia del proceso ha mejorado. Estos datos están contrastados por medio de informes semanales y pruebas externas. El personal ha sido interrogado para averiguar posibles factores contingentes.

Nos esperamos estabilizar la producción y la calidad al nivel actual, que supera lo esperado.

Informe completo disponible en intranet.proyectoABC.informes.es

Gracias y saludos.

4. Sé sintético

Los correos electrónicos cortos son más efectivos que los largos, por lo que intenta comprimir el contenido para que se ajuste a un pantallazo y no sea necesario desplazarse.

De igual forma, se recomienda evitar las formas pasivas porque tienden a alargar las oraciones y complicar su lectura.

Se sugiere el uso de las formas activas poniendo los sustantivos por delante de los verbos.

5. Gestiona tu bandeja de entrada

Un error muy frecuente es dejar la bandeja de entrada como la recibimos, sin crear reglas o carpetas.

Es muy importante que tomes acción sobre tu bandeja organizándola de forma cómoda para ti, filtrando los mensajes y creando una rutina concreta para su revisión.

Si un mensaje es solo informativo y no requiere de acción, archívalo en otra carpeta.

Si la información es trivial o hasta publicitaria, bórralo sin temor y así evitarás acumular mensajes que resultan triviales.

Si el mensaje requiere de una respuesta sencilla o el envió de un dato que tienes a mano, hazlo ya. No lo dejes o te obligarás a volver a abrir el mensaje, esto puede ocasionar pérdida de tiempo en tu gestión.

Si el mensaje requiere de una acción compleja, planifícala, resérvate un tiempo en la agenda, grábalo como tarea o como cita en el calendario y así te darás un tiempo concreto para solucionarlo sin tener que abrirlo y cerrarlo varias veces, y con las diferentes interrupciones que se pueden presentar.

Los filtros son tus amigos.

Se sugiere crear filtros y carpetas, por remitente, por proyecto, por asunto, entre otros. El criterio lo marcas tú según tus gustos y tus hábitos, pero debes educarte a programar filtros para automatizar la gestión de los mensajes.

Un filtro puede ser especialmente útil para correos repetitivos como informes sobre el almacén, el estado de un pedido o la actualización de una campaña de venta.

Son mensajes que podrías no mirar en el momento en que lo recibes, pero sabes que sí son de tu interés y debes consultarlos apenas tengas un poco de tiempo. Puedes mover todos los mensajes iguales y periódicos a una carpeta y consultar ésta, solo en el momento en que tengas tiempo y disponibilidad.

6. Bórrate de las newsletter que no te interesan

Resulta molesto cuando la mitad de los correos nuevos, son anuncios de ferias y congresos o actualizaciones de alguna revista que nunca lees. Probablemente borres estos mensajes o los marques simplemente como spam.

Hay otra cosa que puedes hacer, más efectiva, aunque requiera 30 segundos más: anular la suscripción.

Bórrate de las mailing lists que no te interesan, no dejes que envíen correo, aunque te lo pare el antispam. Bórralo en el momento que recibes algo que no tiene valor para ti y deja solo lo que te sirve.

Además, si usas Gmail.com, Outlook.com, Yahoo.com u otro cliente en la nube, hay una solución muy cómoda que se llama Unroll.me. Este sitio te envía un resumen que recopila todos los boletines y otros correos electrónicos que hayas decidido incluir.

A través de una interfaz muy simple, te permite cancelar tantas suscripciones como quieras con unos pocos clics.

Para limpiar tu bandeja de entrada solo tienes que:

  • Regístrate en Unroll.me.
  • Iniciar sesión.
  • Hacer clic en “Editar suscripciones”.

Decidir, para cada suscripción, si mantener el correo en tu bandeja de entrada principal,  desactivarlo o agregarlo al resumen diario.

¡Así de fácil!

7. Configurar y aprender atajos de teclado

Un atajo de teclado es una combinación de teclas para realizar una tarea que normalmente se haría con el ratón. Los más comunes son Ctrl + C para copiar el texto y Ctrl + V para pegarlo. Funcionan en cualquier programa de Windows donde puedas ingresar texto.

Cada software tiene sus propios atajos de teclado. En general, estos hacen que el uso del software sea mucho más rápido.

Lo más útil son los accesos directos para eliminar y archivar correos electrónicos, marcar mensajes como leído/no leído, las flechas para navegar por las vistas.

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transición energética

Seguramente has escuchado el término transición energética. Tanto si  te encuentras un poco perdido y te preguntas qué es, como si conoces de qué se trata, has llegado al sitio correcto.

En este artículo te contaré como la transición energética, concepto ‘de moda’ en la industria de la energía, afectará a nuestras vidas.

Responderé a preguntas como: ¿Qué esperar de la factura de la luz dentro de 10 años? ¿Cómo cambiarán nuestros hábitos de consumo? ¿De dónde vendrá la energía eléctrica en el futuro? Y sobre todo, ¿cómo encaja el grupo electrógeno en este nuevo escenario?

Hoy en día, estas y otras interrogantes son planteadas con mucha frecuencia. Sabemos que algo está cambiando, intuimos que dentro de 15 o 20 años el suministro eléctrico no será como lo es hoy. Sin embargo, resulta difícil concretar una imagen sobre cómo será el entorno para entonces.

Qué es la transición energética

La transición energética en tu día a día

Redes inteligentes, digitalización, Internet de las cosas (IoT), energía renovable, e-mobility; vamos a ver cómo evolucionarán y cómo se acoplarán a la infraestructura eléctrica actual.

Hasta ahora, el sistema eléctrico se ha caracterizado por dos rasgos fundamentales: la centralización de la generación y la unidireccionalidad de la distribución.

En otras palabras, las infraestructuras energéticas de países y regiones se han estructurado pensando en grandes centrales (térmicas o nucleares, por ejemplo) localizadas en puntos estratégicos y desde las cuales una red de distribución radial alcanza todos los usuarios, o la mayoría de ellos.

Baste pensar que en muchos casos la red eléctrica es tan capilar que supera la de telefonía, aunque a menudo no tomemos conciencia en observarlo.

¿Qué puedes esperar entonces?

Vivirás una evolución hacia nuevos modelos que afectarán tanto a los usuarios como a las compañías eléctricas.

Los usuarios seremos activos y partícipes, productores y consumidores a la vez. Los cálculos tarifarios deberán tener en cuenta la variabilidad de las renovables y la posibilidad de autoconsumo. Smartphones y Apps servirán de soporte para gestionar la demanda y optimizar la eficiencia. La generación será descentralizada, así como la gestión de la infraestructura aprovechando tecnologías blockchain para gestionar el intercambio de energía entre los actores del sistema.

El trasporte será eléctrico: coches, camiones (como el TESLA ), trenes e incluso aviones. Esto demandará un fuerte aumento de electricidad para las cargas, pero permitirá descarbonizar la generación aprovechando las fuentes renovables.

Esta transición energética nos ofrece la oportunidad de desarrollar tecnología exportable y nuevo empleo, pero para ser practicable necesita de una sostenibilidad económica y técnica. Por ejemplo, para que las renovables sean operables hacen falta autoconsumo, flexibilidad, distribución y gestión de la demanda.

Las 3 D

Las macrotendencias abarcan 3 ámbitos fundamentales, las llamadas 3D:

  • Digitalización.
  • Descentralización.
  • Descarbonización.

Digitalización: se trata de la introducción de tecnologías que permitan aumentar la eficiencia a través de IoT y Smart metering o mediciones inteligentes. De forma que se optimice la generación, se eliminen las pérdidas y la gestión de la demanda se haga más efectiva e interactiva.

Se podrán tener en cuenta en tiempo real factores contingentes como el tiempo atmosférico (que influye en generación renovable), hábitos de consumo, eventos naturales y más.

A nivel técnico, la implementación masiva de contadores inteligente se enfrenta al reto de gestionar una gran cantidad de información. Hoy, las redes de media y alta tensión (MT/AT) son más controladas que las de baja tensión (BT) porque son más sencillas, menos extensas y con menos interconexiones o nudos. Si pretendiéramos controlar una red BT tal y como hacemos con las MT/AT, generaríamos una gran cantidad de información: la BT tiene más nudos y más variables como la existencia del conductor de neutro y los acoplamientos de fases que en AT no existen.

Si se habla de evolución de hábitos y nuevas tecnologías, no se puede olvidar aprovechar apps y smartphones. Éstos nos ofrecerán un ecosistema ideal para movernos en un entorno nuevo y complejo, a través de herramientas sencillas y user friendly.

En el llamado “New Policies Scenario” diseñado por la Agencia Internacional de la Energía, entre hoy y 2040 las necesidades energéticas mundiales aumentarán en un 30%. La mejora de la eficiencia en la producción de la energía es fundamental, pues sin ella, el aumento proyectado sería más del doble.

Descentralización:  la introducción de nuevas necesidades relacionadas con la disponibilidad de combustibles fósiles, la contaminación y el avance tecnológico, están marcando un cambio hacia modelos de generación y distribución alternativos. Se trata de la deslocalización de la generación: cada usuario podrá invertir en equipos para generar, auto consumir y a la vez verter energía a la infraestructura con el fin de ponerla a disposición de otros usuarios.

Lo más probable es que en 15 o 20 años, se cambie hacia sistemas descentralizados, donde cada usuario pueda ser a la vez consumidor y productor y donde la red y la infraestructura asuman el papel de vector bidireccional y plataforma de intercambio.

Descarbonización: este reto es el motor de la transición energética que nos espera. Es necesario reducir la contaminación a través de la reducción de consumo de combustible fósiles. Esto no solo se refiere a la generación eléctrica, sino también a un cambio radical del modelo energético del transporte.

Aquí entra en juego el papel de la e-mobility. La electrificación del transporte, permitirá limitar el impacto del petróleo y aprovechar la energía renovable solar y eólica generada e introducida en la red eléctrica. Es evidente el papel de las renovables que deberán sustituir la actual producción procedente de combustibles fósiles.

Las energías renovables variables (solar y eólica) alcanzarán aproximadamente el 19% de la generación total de electricidad neta en el 2020, el 25% en el 2030 y el 36% en el 2050, lo que demuestra la creciente necesidad de flexibilidad en el sistema eléctrico.

Qué es la transición energética

Fuente: EU Reference Scenario 2016 Energy, transport and GHG emissions Trends to 2050 Main results

El papel de Europa

En este contexto, es necesario recordar el programa europeo de medidas sobre clima así como el marco para energía y clima del 2030 que ponen ambicioso objetivos a la industria energética europea.

Industria impulsada por el proyecto Horizon 2020 que constituye un ecosistema propicio a la innovación tecnológica.

En este ecosistema se están desarrollando multitud de proyectos de investigación. En el pasado Congreso Smart Grids 2017 se discutieron casos concretos que demuestran que esta transición es posible.

Qué es la transición energética

A continuación, algunos de los proyectos más interesantes

P2P SMARTEST

Gracias a este proyecto se ha construido una verdadera red con generación distribuida donde se realiza el intercambio de energía entre usuarios grandes y pequeños. Los retos principales del sistema son la estabilidad y la seguridad. Para poder comprobar el funcionamiento exhaustivamente, se ha realizado una combinación de redes reales y simuladas. Con este modelo de gestión se podrá realizar un trading de energía en tiempo real o con un plazo de 24h.

Un algoritmo de gestión y cálculo de tipo Peer 2 Peer tiene en cuenta el diagnóstico de la infraestructura, las solicitudes de los usuarios, la gestión de la demanda, las consignas de potencias. Todo de forma totalmente transparente y sin privilegiar a ningún consumidor.

ELECTRIFIC 

Este ambicioso proyecto plantea soluciones para una electro movilidad sostenible con una actitud futurista visualizada entre 10 y 15 años.

En 2035, según un estudio de ING, el 100% de los nuevos coches vendidos en Europa serán eléctricos.

Qué es la transición energética

Fuente TheGuardian.com

El cambio de la movilidad plantea retos importantes:

  • Primero, necesitaremos entre un 5 y un 15% más de energía para cargarlo (recuerda que estamos electrificando el transporte).
  • Segundo, los cargaremos de forma descoordinadas y según patrones desconocidos y (casi) impredecibles.
  • Tercero, la energía renovable será para entonces una parte importante del mix energético y por ello también aumentará la variabilidad de la disponibilidad.

ELECTRIFIC coloca todos estos factores en una coctelera y saca una app para móviles que nos sirve de guía optimizando recorridos y patrones de carga.

Imagina que en un día de semana tienes que dejar tu hijo a la guardería, acercarte al trabajo y de vuelta pasar por el supermercado o el gimnasio. Y por supuesto, ¡recoger a tu hijo! 🙂

Si tú le dices a la app tus destinos y tus horarios, ella te devuelve unos itinerarios optimizados por economía, ecología o tiempo de recorrido. Siguiéndolos podrás cargar tu coche aprovechando las electrolineras más económicas, los horarios donde hay renovable disponible o las estaciones de carga más rápidas.

Todo esto sin olvidar, la vida de la batería de tu coche.

El proyecto se dirige tanto a usuarios de coches como gestores de flotas o gestores de estaciones de carga. Para poder actuar a través de todo el ecosistema del coche eléctrico.

SHAR-Q

El coche eléctrico es protagonista igualmente en el proyecto SHAR-Q.

Para aprovechar la potencialidad de la generación distribuida, sostener las necesidades de nuestras viviendas o devolver energía a red en un momento en el que esta lo necesite, no hay que olvidar la capacidad de almacenamiento de los vehículos que tendremos.

En otras palabras, es necesario coordinar la generación distribuida con la capacidad de almacenamiento, baterías, tanto estacionaria como móvil.

El modelo de intercambio V2G Vehicle to Grid es un recurso que abre nuevas oportunidades y modelos de negocio para operadores y usuarios:

  • Se intensifican las relaciones entre actores que gestionan el intercambio de energía.
  • Se diversifica la propiedad de equipos e infraestructuras que pueden ser propias o no.
  • Se generan necesidades de gestión de servicios complementarios como seguros, mantenimiento, explotación de las herramientas.

En este escenario se podría recurrir a plataformas de intercambio basadas en tecnologías blockchain para descentralizar las infraestructuras y la información.

Para que estos modelos alternativos despeguen, será necesario que cambie el marco legislativo permitiendo favorecer el nuevo papel del usuario/productor y la entrada de nuevos actores y servicios.

Blockchain y ciberseguridad en la transición energética

El blockchain permite compartir información y valor sin necesidad de un sistema centralizado. Es un sistema cifrado que garantiza la inmutabilidad de la base de datos a la par de los más seguros métodos tradicionales.

¿Entonces cuál es la Diferencia?

Que no necesita centralizar la información.

El Blockchain admite gestionar cualquier transacción que se pueda virtualizar: energía, barriles de petróleo, harina, documentos, entre otros.

Gracias a su versatilidad, este sistema encaja en la transición energética para gestionar intercambio de energía en forma de alquiler, transacciones p2p entre productores y consumidores o entre prosumidores  al mismo nivel.

Sin embargo, el intercambio de tanta información y la ausencia de un ente central, plantea también algunos inconvenientes como la necesidad de gestionar las comunicaciones garantizando la privacidad.

En otras palabras, podrás comprar y vender energía en tu microgrid de referencia, pero no será del conocimiento de los demás la compra que tú realices en cualquier momento del día.

Otro gran reto de la digitalización e informatización es la ciberseguridad.

Hoy en día no existen normas o leyes claras al respecto, solo la NIS y su toolkit , sin embargo, éstos no proveen a los operadores de una herramienta completa y exhaustiva.

Para ser más efectiva la ciberseguridad ,se debe otorgar al operador más participación. El fabricante debe diseñar tomando en consideración todos los elementos. El integrador debe entender la aplicación, el usuario debe ser capaz de sensibilizarse sobre necesidades y beneficios.

¿Cómo encaja el grupo electrógeno en este nuevo escenario?

Si bien elementos como IoT, volatilidad, islas energéticas, revisión de tarifas y almacenamiento determinarán cambios importantes en el paradigma de la generación, también es cierto que la época del combustible fósil no ha terminado aún.

El gas natural crecerá hasta cubrir la cuarta parte de la demanda mundial de energía en 2040 (“New Policies Scenario” de Agencia Internacional de la Energía), convirtiéndose en el segundo combustible más importante después del petróleo.

El gas natural se podrá aprovechar en generadores, reduciendo la contaminación y generando energía de forma ecocompatible y continua. Podríamos usarlos en nuestras casas, aprovechándolos también para la calefacción y usar el agua calentada por el motor. Además, el uso de grupos electrógenos domésticos nos permitirá reducir el almacenamiento e incrementar nuestro aporte de energía a la red, generando así ingresos.

Estabilidad, reducción del almacenamiento, alimentación por gas, cogeneración, autoconsumo y exportación.

Todavía quedan muchas buenas razones para seguir contando con grupos electrógenos.

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casa de la calidad

El proceso de desarrollo de un nuevo producto puede ser largo y complejo,  si no se aprovechan adecuadamente las  técnicas y trucos preparatorios, como la Casa de la Calidad.

A la hora de desarrollar un producto nuevo o mejorar uno ya existente, nos enfrentamos a varios desafíos:

  • Tener en cuenta las necesidades de tu cliente, no solo las que te cuenta y de las que él es consciente, sino también las que no te expresa.
  • Evitar rediseños y modificaciones a posteriori.
  • Relacionar los requerimientos económicos, estéticos, de calidad -por nombrar algunos- con las especificaciones y limitaciones técnicas con las que deberás de trabajar;

¿Qué es la Casa de la Calidad?

casa de la calidadEl método de la Casa de la Calidad es una herramienta gráfica que pertenece al sistema QFD Quality Function Deployment. Este enfoque ayuda con la traducción de las necesidades del cliente en especificaciones técnicas para concebir, diseñar o mejorar productos y servicios.

Cuando se habla de calidad, se piensa enseguida en el control del proceso y en el cumplimiento de los requerimientos iniciales. Sin embargo, es bueno recordar que el objetivo del control de calidad, es el de asegurar que el resultado final cumpla con los requisitos del cliente.

Incluso antes de la producción, se debe garantizar que las especificaciones delineadas correspondan a las necesidades tanto expresas como latentes del comprador.

Por esta razón, el método QFD se centra en las expectativas y necesidades de los clientes, para reducir la posibilidad de que características esenciales se pasen por alto en el proceso de diseño.

Las expectativas recopiladas se combinan con los necesarios aspectos técnicos a través de una representación gráfica, que relaciona las unas con los otros para lograr un conjunto de directrices y criterios que será el guión en el proceso de desarrollo.

Por lo tanto, la Casa de la Calidad representa el resultado de una serie de investigaciones, debates y análisis técnicos.

Objetivos de la Casa de la Calidad

El primero de los objetivos de la Casa de la Calidad, es la satisfacción de las expectativas del cliente.

Para garantizar esto, es necesario recoger las expectativas que tiene sobre el producto y utilizarlas como guía en el diseño y desarrollo. Igualmente, requiere explorar todos los tipos de calidad que el cliente percibe, para proporcionarle una calidad ampliada que lo satisfaga de muchas maneras. Esto significa, ir más allá de sus necesidades expresas e ir en busca de elementos adicionales de satisfacción.

El segundo objetivo es el de limitar la probabilidad de necesitar cambios y correcciones en progreso o incluso una vez que el producto esté terminado y validado.

En otras palabras, se trata de ejecutar el trabajo una vez y correctamente.

El éxito de todo el proceso depende de la participación de todas las áreas de la empresa. Los representantes de las diversas funciones deberán integrarse en el proyecto, ya que la calidad de un producto se compone de una serie de aspectos que van más allá del cumplimiento de las especificaciones técnicas, y tienen en cuenta, también factores como el servicio post-venta, asesoramiento, logística, estética, impacto ambiental, coste de mantenimiento, entre otros.

El trabajo en equipo y la discusión con el cliente sobre necesidades y características del producto, encontrarán representación gráfica en la Casa de la Calidad: un mapa de la información recopilada y de sus relaciones.

¿Cómo se construye la Casa de la Calidad?

La Casa de Calidad es una representación gráfica con forma de casa. Se construye con varias zonas o “habitaciones” para representar los resultados del estudio previamente comentado.

En principio, consta de 8 habitaciones, cada una de las cuales se utiliza para una función, aunque su estructura puede variar mucho según el tipo de uso y la cantidad de datos disponibles.

  • Habitación 1, la voz del cliente.
  • Habitación 2, requisitos técnicos.
  • Habitación 3, relaciones.
  • Habitación 4, percepción de la competencia.
  • Habitación 5, características de la competencia.
  • Habitación 6, correlaciones entre las características técnicas.
  • Habitación 7, peso de las especificaciones.
  • Habitación 8, representación gráfica de las especificaciones.

CASA DE LA CALIDAD

Habitación 1, la voz del cliente

La habitación 1 contiene los requisitos del cliente, tanto implícitos como explícitos y se define como la voz del cliente. Esta información se ha de tener en cuenta a lo largo del proceso de diseño y producción.

La recopilación de requisitos y necesidades se completa con la evaluación de la importancia relativa de cada aspecto.

Para un grupo electrógeno, por mencionar un ejemplo, pueden ser importantes los siguientes puntos: precio, sencillez de transporte, dimensiones, peso, nivel acústico, autonomía, accesibilidad para mantenimiento, durabilidad, estanqueidad, facilidad uso, flexibilidad, protección contra la lluvia, cumplimiento de emisiones de gases, simplicidad de motor.

Todos son importantes, sien embargo, siempre destaca alguno sobre el valor de otro, por lo que se sugiere puntuar puntuar cada aspecto dándole un peso relativo para que influya más o menos en el diseño definitivo del generador.

Habitación 2, requisitos técnicos

La habitación 2 incluye los requisitos técnicos del producto. En esta área se concreta cómo actuar desde un punto de vista técnico para satisfacer las necesidades del cliente y lograr el producto deseado.

Compilar esta área requiere la ayuda del equipo de desarrollo, ya que las necesidades abstractas deben traducirse en requisitos técnicos medibles y controlables.

Volviendo a nuestro ejemplo con el grupo electrógeno, tendremos que los requisitos principales podrían ser el espesor de la carpintería, el material de las juntas, la calidad de cierres y bisagras, la calidad del material para la insonorización, el tipo de depósito, la calidad de la pintura, la dimensión de las puertas, la estanqueidad, la tecnología de conexión, el tipo de motor y alternador, y una larga cantidad de variables no mencionadas.

Verás como la necesidad abstracta de ‘fácil de transportar’ influye sobre “dimensiones de la puerta” y esta última también afecta el “fácil acceso para mantenimiento”.

Siguiendo con el ejercicio, podrás observar como todos estos aspectos están relacionados entre sí, y como las necesidades funcionales afectan y se relacionan con las características técnicas y viceversa.

Habitación 3, relaciones

Todas estas relaciones se recogen en la Habitación 3.

Es una matriz donde las solicitudes de los clientes se relacionan con los requisitos del producto establecidos por el equipo técnico. Al compilar esta área de la casa, identificamos qué características afectan cada una de las cualidades esperadas y en qué medida.

Habitación 4, percepción de la competencia

Dado que un nuevo producto puede tener competidores en su segmento de mercado, es útil investigar la percepción de los productos existentes. Este tipo de evaluación comparativa, consiste en confrontarse con los clientes y recopilar sus impresiones.

Habitación 5, características de la competencia

Si bien por un lado, la evaluación comparativa se lleva a cabo con las opiniones de los clientes, por otro lado, el equipo técnico tendrá que comparar los diferentes productos mediante análisis técnicos. Estas mediciones serán una especie de clasificación entre los productos competidores del nuevo proyecto.

Habitación 6, correlaciones entre las características técnicas

El techo de la casa, es una matriz que sirve para identificar las correlaciones entre las características técnicas. Permite determinar la intensidad y el tipo de relación, y esto servirá para comprender qué otro aspecto técnico afecta la mejora de un requisito concreto.

En el caso de relaciones conflictivas tales como, reducir peso y aumentar grosor de carpintería, es fácil detectar la necesidad de compromisos entre las características para no defraudar las expectativas generales del cliente.

Habitación 7 y 8, representación de las especificaciones

En la parte inferior de la casa donde se representan las especificaciones técnicas en relación con los requerimientos de la voz del cliente.

La habitación 7 muestra la importancia de las relaciones entre sí, mientras que en la habitación 8 se representan gráficamente estos los valores junto con las unidades de medida.

Para saber más

Para más información sobre el QFD te sugiero este artículo muy sencillo de Wikipedia.

También te aconsejo leer el artículo sobre cómo diferenciarse en el sector del grupo electrógeno y sobre la importancia de la logística y de la optimización del transporte.

Respecto a cómo aplicar el método de la Casa de la Calidad al sector del grupo electrógeno, te invito a enviarme tus consultas y estaré encantado de ayudarte. Mientras tanto te dejo una plantilla para practicar este método.

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organizar tu escritorio

¿Qué tal está tu escritorio? ¿Qué herramienta usas para organizar tu día a día?

No es fácil desenvolverse entre smartphones, agendas, ordenadores y libretas de papel y encontrar la forma más conveniente de gestionar la información y las citas del día a día.

El exceso de opciones resulta ser tan malo como su defecto.

Aquí encontrarás algunos truquillos que conmigo han funcionado. Habrá algo que podrás copiar y otras cosas que te parecerán locuras.

La premisa fundamental es que cada uno tiene que forjar su sistema y que no hay una solución definitiva, aunque nos quieran vender blogs y libros que digan lo contrario.

Así que, manos a la obra para construir, como si estuviera hecho de Legos, tu escritorio ideal.

7 trucos para organizar tu escritorio

organizar tu escritorio

El escritorio suele ser un espacio caótico; tanto el virtual de tu ordenador, donde acumulas enlaces y carpetas que luego no abrirás en la vida; como el real, donde apoyas los brazos mientras tecleas, apilas informes y folletos inútiles y coleccionas muñequitos, plantitas, cachivaches electrónicos y cargadores.

¡Vamos al grano!

1. El escritorio es tu puesto de mando

Organiza tu puesto de trabajo con dos objetivos:

  • Tener a mano todo lo que necesitas.
  • Evitar distracciones.

Esto quiere decir que deberás observar durante un tiempo lo que usas y lo que no. Si hay iconos en el escritorio de tu ordenador que no pinchas desde el año pasado, quítalos.

No dejes nada ‘por si acaso’.

Haz lo mismo con la mesa de trabajo: archiva esos informes antiquísimos, guárdalos en un armario o tíralos definitivamente a la papelera, también puedes reciclarlos.

¿Y cómo se lo que realmente necesito?

 

Un truco muy bueno para averiguar lo que realmente necesitas, es vaciar tu escritorio metiendo en una caja absolutamente todo lo que tienes en la mesa. En el ordenador puedes usar una carpeta.

En el plazo de un mes observa y toma nota de lo que saques de la caja porque realmente sera lo que necesites y déjalo en el escritorio.

Lo demás que no has sacado de la caja lo puedes tirar o guardar en un armario o una cajonera.

Evitar distracciones también quiere decir reordenar los objetos para que estén a mano, y así, no tengas que moverte y distraerte cuando busques un lápiz, un bolígrafo o un rotulador.

Organiza los documentos por proyectos o por funciones, así cuando estés centrado en un asunto tendrás a mano todo lo relacionado con ese asunto.

Y no olvides un toque de humor, de verde o tu muñequito favorito, para sentirte cómodo y sacarle una sonrisa a los que te visitan 😊 .

2. Herramientas de trabajo

OneNote es una efectiva herramienta de trabajo. En mi caso utilizo las secciones para identificar los proyectos y las páginas para guardar la información de cada proyecto.

Además, se pueden guardar archivos y hojas de cálculo y trabajar con ellos directamente dentro del mismo OneNote.

¡Muy cómodo!

Puedes también capturar pantallas y páginas web desde la extensión para navegadores IE, Chrome, etc.

Su integración con Outlook (no solo correos sino calendarios y tareas) permite que se puedan enviar correos, enlazar notas y reuniones y dar de alta nuevas tareas relacionadas con las notas y los documentos de proyecto.

También es útil sincronizar OneNote con OneDrive para guardar los blocs de notas en la nube y poder consultarlos desde cualquier dispositivo.

3. Cómo usar las listas

Para que nada se te escape o se te olvide puede usar listas. El truco para que sean efectivas es tener distintas listas según el tipo de nota que debes tomar.

Así podrías tener una lista ‘buzón’ donde poner las ideas y las notas hasta su sucesivo filtro.  Luego, una lista de ‘acciones’ podría registrar los recordatorios por proyectos o temas.

Para lo personal, haz una lista dedicada y para lo que no puedes hacer ya , pero que no quieres olvidar, haz una lista ‘algún día’.

Lo importante es que no te esfuerces de recordarlo todo, sino que lo guardes en tus papelitos reales o virtuales que sean, para poder consultarlos siempre que lo necesites.

4. Para tus proyectos personales

Soy usuario de Evernote dese el año 2011. La mayoría del tiempo siendo Premium y sobra decir que esta herramienta me encanta y la considero indispensable para mi día a día.

Uso Evernote para gestionar proyectos (sobre todo personales), almacenar información y digitalizar documentos.

Respecto a la sincronización entre dispositivos (ordenador, Tablet, smartphone) no tiene competidores.

5. Recursos gráficos

En algunos momentos habrás necesitado imágenes o ilustraciones para tus presentaciones y documentos. Bien, te aconsejo buscar en Pexels.com y Pixabay.com , sin duda los mejores stock de fotos libres de derecho para el uso profesional, (por cierto, si conoces otros, déjalo en los comentarios 😊).

También, The Noun Project.com  es mi fuente para iconos e ilustraciones. Es increíble la cantidad y la calidad del material que se encuentra en estos sitios.

Si los pruebas y te gustan te invito a contribuir de alguna forma: libre no quiere decir gratis en internet, y si usas algún material, proporciona tú también cuanto tengas la oportunidad.

organizar tu escritorio

Fuente https://thenounproject.com/

6. Herramientas para estar informado

Para seguir mis fuentes favoritas de noticias, como periódicos on-line o blogs, uso Feedly. Se trata de un recopilador de fuentes RSS y aunque de vez en cuando pruebe otros, al final vuelvo siempre a él.  Sin duda más cómodo que tener que visitar sitios y páginas web uno por uno, además, te propone el contenido sin distracciones, ni  publicidad.

Para aprender recurro a Blinkist y LinkedIn Learning. El primero, es un servicio para aprender a la velocidad de la luz. Puedes leer resúmenes de libros sobre cualquier tema, siempre que no sean de ficción. Funciona también con apps para Android y iOS. Los resúmenes son buenos, me gusta la estructura y lo considero un servicio de calidad y muy útil. Por su parte, Linkedin Learning (apartado del propio LinkedIn), ofrece cursos sobre temas muy diversos. Tiene versión desktop y apps, es muy sencillo de usar y tiene un catálogo excelente.

Para leer uso Kindle. Hace algún tiempo me propuse no comprar más libros en papel por las diferentes ventajas que suponen los soportes electrónicos. Estoy cumpliendo con creces gracias a este dispositivo de Amazon; un catálogo amplísimo en varios idiomas que me permite comprar libros en español, italiano e inglés desde la misma plataforma. ¡Estoy encantado!

7. Y si echas de menos papel y lápiz…

Fuera de la pantalla, sobre la mesa uso Moleskine. El tacto, los materiales y el diseño no tienen rival. Tanto la libreta tamaño cuartilla como la media cuartilla, son artículos fijos de mi arsenal de papelería.

Para saber más

Si no estás satisfecho y quieres averiguar sobre otras técnicas y trucos para organizarte y ser más productivo, te recomiendo comenzar por Getting Things Done – David Allen, un clásico repleto de buenos consejos.

Podrás seguir luego con algo más reciente pero también útil, The Pomodoro Technique – Francesco Cirillo, que basa su técnica en ‘pomodoros’ de tiempo.

Por último, te dejo los enlaces de los productos y servicios nombrados arriba:

Pexels.comPixabay.comThe Noun Project.comOneNote, OneDrive, Evernote, Blinkist, Linkedin Learning, Kindle, Moleskine.

PS: Indico que dejo estos enlaces solo para tu información y comodidad, ya que no disfruto de ningún programa de afiliación o recompensa desde estas empresas.

Photo Credit Pixabay.com

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industria 4.0

Todas las mañanas, en el trayecto entre mi casa y la oficina paso delante de una obra. La misma es una obra extraña.

No se ven las mismas excavadoras de siempre, sino robot que trabajan de manera autónoma; tampoco hay grúas, se observan unos drones que levantan las cargas a los pisos más altos.

Y eso no es todo, lo más extraño es que los albañiles  dejan palas y cubos al suelo y empuñan mandos y tabletas con los que manejan los equipos a distancia.

¿Te parece imposible?

La cuarta revolución industrial o industria 4.0 ha llegado también a la construcción. Este sector, como muchos otros, está pasando por una fase de modernización, digitalización y adaptación a las nuevas tecnologías. Por supuesto, la descripción de arriba aún no es real, pero lo será mucho antes de lo que se espera.

El futuro de la construcción en la Industria 4.0

industria 4.0El pasado jueves 12 de octubre se ha celebrado en Bruselas el Summit de CECE, la Asociación de fabricantes europeos de maquinaria para la construcción. Durante una mañana de ponencias y debates se han tratado muchos de los temas que preocupan el sector y se han perfilado algunos de los rasgos que marcarán la evolución tecnológica.

Nos espera una construcción muy distinta a la que conocemos.

En primer lugar, se ha analizado la situación de incertidumbre geopolítica en la que vivimos, hechos como el Brexit o la cuestión catalana no favorecen un entorno de inversión y seguridad en el sector, y lo condenan a un crecimiento muy por debajo de las posibilidades.

Esta fase de modernización se conoce como Industria 4.0 o Cuarta Revolución Industrial

 

industria 4.0

Fuente: Wikipedia

En otro orden de ideas, la digitalización abrirá paso en las obras de tal forma, que todas las maquinarias estarán equipadas con sensores capaces de recopilar información sobre el funcionamiento y las incidencias que poco a poco irán surgiendo durante las distintas fases del trabajo.

Este proceso es inevitable e indetenible y es importante que los fabricantes europeos lideren el cambio, de lo contrario, habrá que adaptarse a las decisiones que otros tomen en nuestro lugar.

CECE subraya la importancia de comunicar y compartir información y conocimiento entre todos los actores del sector; lo anterior, para poder hacer frente a los cambios que nos esperan y a la competencia que viene muy fuerte de los países del bloque BRICS.

 

 

¿Y cómo es de grande el negocio de la construcción?

Para comprender el impacto de estos cambios, es importante conocer los números del sector, y para ello nos ayuda la infografía a continuación: 40 Billones de facturación para 300.000 empleados repartidos en 1.200 empresas.

industria 4.0

Fuente: CECE 2017, McKinsey 2016

La Cuarta Revolución Industrial

La recuperación más lenta de la historia

La industria de la construcción, como todas dentro de la economía europea, se enfrenta a unos hechos que dificultan su desarrollo. Algunos de estos hechos son: la caída de las exportaciones hacia Rusia, los casos del Brexit y de Cataluña y la creciente integración de un bloque político-económico centroeuropeo liderado por Alemania. Estos aspectos, unidos a la situación de escasa cohesión entre los países de la UE, dificultan obtener una posición de liderazgo en el escenario geopolítico global.

Existe también cierta preocupación acerca de la evolución del Euro y de la política de austeridad. Esta última, penaliza el consumo interno y las inversiones públicas en infraestructuras, ocasionando que la industria de la Eurozona dependa demasiado de la exportación.

De igual forma, la creciente desigualdad en la distribución de la riqueza tras las últimas crisis financieras, induce a una recuperación extremadamente lenta; en la historia nunca hubo una recuperación tan pausada y esta situación podría incluso causar un nuevo colapso del sistema económico.

Una industria renovada

La industria de la construcción cambiará pronto y habrá un considerable aumento en el uso de prefabricados en lugar de edificación in situ, esto se debe a la introducción de nuevos materiales y tecnologías de fabricación que facilitarán el proceso.

Veremos drones sobrevolar las obras, tendrán funciones de vigilancia e incluso levantarán y posicionarán cargas moderadas. También los robots tendrán su lugar desempeñando trabajos repetitivos y tareas peligrosas.

Digitalización de los equipos de construcción

Digitalizar significa recopilar datos, almacenarlos, interpretarlos e interconectarse con otros dispositivos. Por ello se está trabajando con modelos específicos denominados BIM (Building Information Models) capaces de integrar toda la información procedente de los ensayos geológicos, de las máquinas de movimiento tierra, las hormigoneras, las compactadoras, los sistemas de bombeo y por supuesto, los grupos electrógenos.

El BIM, a su vez, se integrará con el sistema BMS (Building Management System) empleado para gestionar el edificio una vez construido y gracias al conjunto de los dos, se podrá obtener y gestionar valiosa información para el mantenimiento y la operación.

Los trabajos evolucionarán con las máquinas y necesitaremos operadores de drones y robot, habrá menos trabajos manuales y la automatización se hará cargo de las tareas más peligrosas.

El albañil como lo conocemos hoy, cambiará en sus funciones y sus especializaciones;  deberá interactuar con maquinarias grandes o pequeñas a través de mandos a distancia o pantallas táctiles.

Atractivo y empleo

Otro aspecto a destacar es el atractivo del sector. Los jóvenes miran de reojo la construcción y en la EU, a menudo esto genera que los trabajadores se desplacen de un país a otro, dejando algunas regiones sin mano de obra y otras con un exceso de la misma.

La industria de la construcción se plantea transformar esta tendencia apostando por una mayor sensibilidad ecológica y ética junto con el despliegue de una infraestructura digital. Esta combinación será atractiva para los jóvenes más sensibles a estos aspectos y capacitados para interactuar con los equipos tecnológicos del futuro.

Si todavía no te imaginas como podrían ser los robots obreros, mira este vídeo:

 

Estandarización

Los representantes del CEN/CENELEC confirman que el proceso de digitalización será regulado por organismos europeos. Sin embargo, la industria deberá comenzar a integrar una capa de ciberseguridad en sus sistemas y herramientas de recolección de datos.

¿Y qué pasará con el grupo electrógeno?

Volvemos ahora al grupo electrógeno; si bien puedo confirmar las intuiciones ya descritas en el post Futuro del grupo eletrógeno, debo ahora afinar algunos aspectos:

La digitalización y la recopilación de datos serán destinadas a integrarse en los sistemas BIM disponibles para toda la cadena de valor de la industria; desde la obra, hasta la sucesiva gestión del edificio.

La interfaz y el sistema de control deberán adecuarse a nuevas normas y ser atractivos y fáciles de usar para un nuevo perfil de trabajadores, más jóvenes y con marcadas habilidades tecnológicas.

Por último, no podremos descuidar la ciberseguridad, o un hacker podría dejar la obra sin energía y así retrasar los proyectos y causar importantes daños.

¿Has pensado ya en un nuevo proyecto donde implantar estas novedades? Será mejor que lo vayas buscando o de lo contrario la competencia lo hará por ti.

Para saber más

Para saber más sobre CECE puedes visitar su web.  También te dejo el link de Anmopyc que es la correspondiente Asociación Española de Fabricantes Exportadores de Maquinaria para Construcción, Obras Públicas y Minería.

Por último, te recomiendo profundizar sobre el concepto de Industria 4.0 aquí.   Y si lo tuyo son las excavadoras, mira este concepto de Hyundai…. ¡Te sorprenderá!

 

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equipo de trabajo

¿Eres el jefe de un equipo de trabajo o lo vas a ser pronto?

Si es así, hay muchos nuevos desafíos en tu camino. Los conocimientos técnicos sobre la materia que trates con tu equipo son importantes, aunque te darás cuenta que siempre hay algo más que tienes que aprender.

¿Te imaginas a que me refiero?

Con esta entrada aprenderás algo muy importante para gestionar un equipo de trabajo: las cosas cambian continuamente y tienes que estar preparado. Entran y salen personas, las tareas evolucionan y así cambia el entorno.

Más allá que las tareas específicas o los compañeros que tengas, sean estos seleccionados por ti o heredados, lo más importante es mantener un rumbo, un método claro, una estrategia que no dé lugar a confusión, tanto dentro como fuera del grupo.

Recuerda, siempre es mejor una mala estrategia que ninguna estrategia. Por ello no tengas miedo de probar, atreverte, cambiar… Pero siempre teniendo un claro objetivo en mente.

Comparto contigo algunas ideas que para mí han sido muy útiles y me han permitido gestionar con éxito un equipo multidisciplinario capaz de enfrentarse constantemente a nuevos retos y de integrarse perfectamente con el resto de funciones de la empresa.

Estoy seguro de que podrás aprovecharte de mi experiencia.

¡Vamos al grano!

Guía definitiva para gestionar un equipo de trabajo

equipo de trabajo

Identificar responsabilidades y tareas

Para poder desarrollar cualquier actividad es fundamental conocer con exactitud tus responsabilidades y analizar en detalle las tareas que necesites llevar a cabo.

Este ejercicio te permitirá tener claro a que dedicar tu tiempo y monitorear cuánto inviertes en tareas útiles para tu objetivo y cuánto tiempo desperdicias en actividades que no lo son.

Si tu vecino te tira de la chaqueta para que le eches una mano, o si alguien te intenta colocar su trabajo, debes tener claros cuáles son tus prioridades y obligaciones. Solo así podrás decidir si ayudar o rechazar tareas que no te tocan.

Tu responsabilidad se refiere al problema que debes solucionar, la función que desarrollarás. Por ejemplo, proporcionar formación, realizar pruebas de un producto o incrementar las ventas.

Las tareas se refieren a las actividades que necesitas realizar para cumplir con tu responsabilidad. Por ejemplo, preparar una presentación para un curso, mantener y programar un banco de prueba, analizar el mercado y contactar a un cliente.

Analiza con detenimiento todas las actividades de tu equipo y una vez lo tengas claro, identifica las tareas, esfuérzate por llegar al máximo detalle posible para describirla, descomponerla. Indica también las herramientas que usas: software, hardware, recursos humanos, físicos e intelectuales, formatos de documentos y flujogramas.

Ahora puedes agrupar las tareas por afinidades o por responsabilidades que satisfacen.

Si, por ejemplo, tu responsabilidad es “Dar soporte y formación”, las tareas correspondientes podrían ser: entender necesidades, realizar entrevistas comerciales, visitar a los clientes, formar comerciales, contestar  consultas, crear documentos didácticos, redactar presentaciones y vídeos.

¡Céntrate en lo que se hace, no en lo que te gustaría que se hiciese!

Para hacer bien este ejercicio hay que partir de la situación real, no de lo que nos gustaría. Hay que hacer una fotografía fiel de la realidad. Solo desde ésta, podremos poner objetivos de mejoras. Si la fotografía no es real, cualquier acción que planteemos será ficticia y no llevará a ningún resultado.

Sin embargo, si se te ocurren procesos mejores o nuevas tareas, no las dejes escapar, apuntalas en una hoja -o archivo- para que una vez tu departamento esté estabilizado, las puedas retomar y poner en funcionamiento.

Las tareas administrativas

Separa las tareas administrativas del resto, son las que solo te competen a ti como gestor, por ejemplo, marcar estrategias, analizar datos, crear estadísticas, reportar a dirección.

Descríbelas de la misma forma que las anteriores y asegúrate de identificar las herramientas y las habilidades que necesitas y formarte en ellas.

¿Y qué pasa con las habilidades?

El siguiente paso es analizar las habilidades necesarias para desarrollar cada tarea.

Identifica las habilidades que son necesarias y descríbelas con conceptos claros y unívocos, que no den lugar a dudas o malentendidos.
Te encontrarás tareas similares que necesitarán habilidades distintas. Por ejemplo, “visitar clientes en España” y “visitar clientes en Alemania” son similares, pero hay una habilidad muy importante que las diferencia: el idioma.

De la misma forma puede que necesites la misma habilidad en distintas tareas, pero a un diferente nivel de conocimiento, no es lo mismo poder comunicarse por correo en alemán, que saber mantener una conversación fluida. También en este caso es importante ceñirse a la realidad y realizar los análisis basándose en la efectiva necesidad que existe en ese momento.

No te inquietes si detectas que un compañero que se ocupa de tareas específicas, tiene limitaciones en alguna de las habilidades que tú consideres necesarias. Este análisis te permite poner remedio a esas limitaciones y perfilar un plan de formación especifico.

No obstante, ten mucho cuidado con no personalizar el análisis y dejar que tu opinión sobre tu equipo influya en el  objetivo.

Habilidades y funciones

Verás cómo las habilidades se agrupan naturalmente según ciertas afinidades.

Es lógico que para “Crear planos de CAD” se necesite saber ‘diseñar en CAD’ y ‘conocimientos mecánicos’ o para “Hacer oferta en alemán”, se necesite “conocer las tarifas”, “conocer los descuentos”, “dominar el alemán”.

Vistos de otra manera, estos grupos de habilidades describen las funciones -puestos de trabajo-. En el ejemplo anterior, tienes un “Diseñador CAD” y un “Área Mánager Alemania”. De esta forma las funciones están relacionadas con las tareas y las habilidades.

Evalúa a cada persona de tu equipo según las habilidades necesarias para su puesto y cruza lo que sabe con lo que debe saber. Identificar las funciones -como conjunto de habilidades- te servirá para afinar los planes de formación.

Puede pasar que la persona que cubre un puesto no tenga todas las habilidades necesarias para desarrollar sus tareas de forma óptima: conocimientos de idioma, estadística, finanzas u ofimática… Son todos aspectos, en los que se puede planificar una fonación siempre que haga falta.

Finalmente, perfila una descripción detallada por función, de forma que los compañeros de tu equipo sepan exactamente las tareas que tienen asignadas según el puesto que cubren.

Táctica y estrategia, esprint y maratones

Aprende a distinguir las tareas de corto y de largo plazo. Las que tienen que ver con operaciones puntuales dentro de un proyecto y las que tienen que ver con el logro global del proyecto.

Cada departamento se divide entre actividades tácticas y estratégicas. Si las identificas, podrás organizar los recursos para no descuidar lo que será importante a largo plazo; si no lo haces, tendrás todo perfecto para hoy o esta semana, pero el mes que viene o el siguiente tu equipo se caerá con el primer cambio de rumbo del mercado o de la empresa.

Seguimiento

¡Bien! Ya tienes tu tabla de tareas, funciones y habilidades… algo así:

equipo de trabajo
Ahora te toca mantenerlo y darle seguimiento.

Organiza reuniones semanales para tratar las actividades claves del departamento con un orden previamente establecido.

Realiza un seguimiento sobre cómo tu equipo invierte su tiempo para contrastar cuánto se dedica a cada una de las responsabilidades y para balancear los recursos y las prioridades.

Si lo antes expuesto está bien ordenado, al momento en el que sea necesario cambiar o ampliar las responsabilidades de tu departamento, será más fácil calcular los recursos que necesites.

¡Lo más importante!

Todo el sistema está montado: tienes tareas, responsabilidades, funciones y habilidades.

Por fin, ¿crees que has terminado? ¡Ni lo pienses!

Tu trabajo de gestor comienza ahora.

Nunca dejes de actualizar, revisar, ajustar y sobre todo PENSAR en cómo mejorar. Añade y organiza todo lo que entre nuevo y verás cómo tu cuadro de mando evoluciona con el tiempo.

Te sugiero que hagas una revisión profunda por lo menos cada semestre.

Truco de Outlook®

Te voy a enseñar un truco muy práctico para gestionar tu correo.

Te habrás fijado que en la cinta de opciones de Outlook tienes un desplegable “Categorizar”:

equipo de trabajo

Puedes crear una categoría para cada familia de tareas o responsabilidades y asignarla a los correos relacionados.

Si además, le asignas un marcador:

equipo de trabajo

Tendrás una lista de correos pendientes organizados por responsabilidades en la vista de Tareas de Outlook.

¡Pruébalo y cuéntame como te va!

¡OJO!

No uses Outlook como una lista de cosas que hacer. Puede ser engañoso. Simplemente categoriza los correos para darle un seguimiento de forma más fácil y luego gestiónalos dentro de tu espacio de trabajo -como OneNote, Evernote o papel y lápiz, el que prefieras- con listas To-Do de proyecto. Esto lo veremos mejor en otro post más adelante.

Para saber más

Espero que el artículo te haya sido útil y si tienes más preguntas o si necesitas una plantilla con la que comenzar, solo tienes que contactarme y estaré encantado de proporcionarte la ayuda necesaria.

Te dejo un par de enlaces que te pueden ayudar a organizar tus próximas reuniones. Este y este.

Además, volviendo a las diferencias entre táctica y estrategia, este artículo es de mucha ayuda para entender bien las diferencias.

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Directiva EU 2016/1628 y grupos electrógenos

Directiva EU 2016/1628 para máquinas móviles no de carretera (Non Road Mobile Machineries)

Las emisiones de gases contaminantes de los grupos electrógenos están reguladas por una directiva específica emitida por la Comisión Europea: Directiva Emisiones para máquinas móviles no de carretera EU 2016/1628 (NRMM).

Premisa

Directiva EU 2016/1628 y grupos electrógenosEn primer lugar, es necesario distinguir entre máquinas de carretera, como coches y camiones y máquinas que no son de carretera (off-road); las últimas no están homologadas para circular en la vía pública, sino que se deberán transportar por medio de otro vehículo.

El grupo electrógeno entra en la categoría de las off-road, junto con máquinas agrícolas, de construcción o de jardinería, por ejemplo.

En segundo lugar, debemos tener en cuenta que la directiva afecta a las máquinas móviles y excluye a las ‘estacionarias’. Esto significa que cualquier grupo para instalaciones fijas y que se transporta e instala una sola vez durante su vida útil, no entra en el campo de aplicación de la directiva. Por lo tanto, sí se ven afectados los grupos electrógenos para construcción o alquiler. De hecho, estos se transportarán a menudo y se instalarán y desinstalarán varias veces.

Un poco de historia

A partir del año 1997, con la publicación de la Directiva EU 97/68 (modificada por EU 2002/88) la Comisión regula los valores de monóxido de carbono (CO), hidrocarburos (HC), nitratos (NOx), partículas (PM y PN) presentes en los gases de escape de maquinarias off-road.

Directiva EU 2016/1628

Tabla 1. Niveles de gases contaminantes admitidos por EU 2016/1628 Stage V

Estos valores se han restringido de una manera escalonada en el tiempo mediante la introducción del concepto de Stage (etapa). 2005 fue el año de introducción del Stage 1, el Stage 2 llegó en 2007, en el 2011 entró en vigor el Stage 3A y sigue siendo válido. Sin embargo, en 2016 la Comisión emitió una nueva directiva, la UE 2016/1628, que deroga la anterior y prevé la introducción de una nueva etapa: Stage V desde el 1 de enero del año 2019.

Directiva EU 2016/1628

Tabla 2. Introducción Stage V

Resumiendo...

La nueva Directiva obliga a usar motores Stage V para todos los generadores destinados a alquiler o cualquier otra aplicación móvil (sin instalación fija) a partir del 1 de enero 2019 (1 de enero de 2020 para potencias entre 56 y 130kW). La Directiva permite un período de transición de dos años durante el cual se puede utilizar los motores Stage 3A fabricados antes de la fecha de aplicación de la nueva Directiva.

Otros aspectos de la directiva UE 2016/1628

La directiva UE 2016/1628, que entró en vigor el 1 de enero de 2017, establece los procedimientos que los fabricantes de motores y fabricantes de equipos OEM tendrán que seguir para cumplir con la misma. Además, exige nuevos y más estrictos límites sobre las emisiones e introduce el control del número de partículas y se amplía el campo de aplicación a nuevos segmentos de potencia respecto a la anterior Directiva UE 97/68. La Directiva se complementa con otras tres publicaciones: UE 2017/654, UE 2017/655, UE 2017/656, éste último centrado en el proceso de implementación.

La Directiva UE 2016/1628 regula todos los motores de combustión interna: cualquier sistema de inyección, cualquier combustible, cualquier velocidad de régimen, instalados en máquinas móviles no de carretera. No se aplica a los sectores agrícolas y forestales y para ciertos tipos de máquinas tales como barcos, aviones, coches de carreras y estacionarias.

La máquina estacionaria es cualquier máquina destinada a ser instalada y mantenida en el mismo lugar a lo largo de toda su vida útil y cuya desinstalación debe llevarse a cabo con el auxilio de herramientas. Esta categoría incluye los generadores de emergencia.

LOS GRUPOS ELECTRÓGENOS DE EMERGENCIA INSTALADOS DE FORMA ESTACIONARIA NO ENTRAN EN EL CAMPO DE APLICACIÓN DE LA DIRECTIVA 2016/1628 EC NRMM.

La Directiva UE 2016/1628 reúne a los motores en diferentes categorías:

  • Uso genérico con potencia de hasta 560kW a velocidad constante (NRE).
  • Potencia mayor de 560kW para grupo electrógeno (NRG).
  • Otros motores de gasolina o para otras aplicaciones (NSR) y NSRh.

Como se ha mencionado, la gran novedad de esta publicación ha sido la inclusión de dos categorías de motores hasta ahora no considerados: aquellos con potencia inferior a 19kW y aquellos con potencia superior a 560kW. Para determinar la inclusión del motor siempre se considera la potencia declarada en condiciones nominales según la norma ISO 14396, normalmente, la potencia principal o Prime.

Motores de transición

La nueva Directiva no permite planes Flex, como ocurrió con la introducción de motores de Etapa 3A, sin embargo, prevé un período transitorio en el que los motores Stage 3A fabricados y colocados en el mercado antes del 31 de diciembre 2018, se pueden montar en una máquina hasta el 30 junio 2020 y distribuir hasta el 31 diciembre 2020 (las fechas cambian en 31 diciembre 2019, 30 junio 2021 y 31 de diciembre 2021, respectivamente, para potencias entre 56 y 130kW).

La tecnología

Los requisitos de estos nuevos motores Stage V son extremadamente restrictivos y obligan a los fabricantes a utilizar sistemas costosos y complejos como los que se usan en los camiones. En los motores de menor potencia (hasta 50kW y 3lt aproximadamente) será suficiente aplicar la tecnología common-rail, la válvula de recirculación de gases de escape EGR y el filtro de partículas DPF. En motores de mayor potencia se deberán utilizar también sistemas catalizadores SCR o DOC y/o turbocompresores de geometría variables VGT. La instalación de estos motores será mucho más compleja que los actuales, debido a la cantidad de componentes y la necesidad (en algunos casos) de depósitos de AdBlue.

El precio del motor podría casi duplicarse, como pasó en los EE.UU. con la introducción de la EPA Tier IV, cuyos requisitos son muy similares a los del Stage V, con la excepción de masa de partículas PM para los que la Comisión es más exigente  respecto al número de partículas PN que la EPA no controla.

Responsabilidad

Es importante señalar, que las responsabilidades a cumplir con la Directiva UE 2016/1628 se distribuyen a lo largo de toda la cadena de suministro mediante la identificación de diversos actores.

El fabricante de motores pondrá en marcha las prácticas de aprobación de tipo, al no hacerlo sus motores no se podrán comercializar a partir del 2019 (2020 para el segmento intermedio).

El OEM, el integrador, debe asegurarse de que los motores han sido aprobados y marcados; además, si los sistemas de post-tratamiento se entregan separados del motor, tiene la responsabilidad de integrarlos y certificar que se siguieron las instrucciones adecuadas.

En el caso de motores fabricados fuera de la UE, el importador debe asumir la responsabilidad de producir la documentación que demuestre la conformidad y hacer que ésta, esté disponible. También debe informar a las autoridades en caso de cualquier posible incumplimiento.

Por último, el distribuidor tendrá que verificar que tanto el fabricante del motor como el importador, hayan cumplido con las prácticas previstas.

Es importante señalar que incluso los motores vendidos como piezas de repuesto, deben cumplir con algunos procedimientos específicos y ser reconocido como tales.

Para saber Más

Por último, dejo alguna información adicional que puede resultar interesante. En Wikipedia encontramos la evolución de la normativa europea sobre emisiones Normativa europea sobre emisiones.

En este enlace encuentras la publicación oficial de Eur-lex.europa.eu mientras que este último es la publicación en el Boe.es que oficializa la Directiva UE 2016/1628 en ámbito español.

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futuro grupo electrógeno
El pasado miércoles tuve la oportunidad de hablar al Genset Meeting sobre las tendencias que hoy en día observamos en el mercado del grupo electrógeno, sin embargo, hay algo que no logré tratar con profundidad durante el evento: el futuro del grupo electrógeno. Es decir, el análisis que debe preocupar a los profesionales del sector. Usaré este espacio para desarrollar el tema y exponer mi visión sobre el futuro que  podemos esperar para el grupo electrógeno.

Las tendencias actuales del sector y el futuro del grupo electrógeno

futuro grupo electrógenoDurante la ponencia del Genset Meeting he tratado sobre las tendencias más destacadas que estamos revelando en nuestro sector, agrupándolas en tres vertientes principales:
– Una creciente sensibilidad para el medioambiente y la sostenibilidad.
– La necesidad de concebir nuestros equipos como parte de sistemas más complejos, especialmente a la hora de integrarlos en infraestructuras de red.
– Un continuo acercamiento de tecnologías de recopilación de datos y gestión remota.

Sensibilidad medioambiental

Comenzando por los aspectos relacionados con la sostenibilidad, es evidente como la sensibilidad que se ha desarrollado hacia el medioambiente requiere de adoptar nuevas tecnologías, tanto para lograr la reducción de emisiones contaminantes (limitaciones más estrictas en las emisiones de motores o empleo de motores de gas), como para la reducción del ruido (mejoras en los sistemas de refrigeración, conducción del aire, sistema de escape).
La Comisión Europea marca la introducción del nuevo Stage V con la Directiva EU 2016/1628 NRMM para motores de grupos electrógenos móviles, para ello es necesaria la adopción de tecnologías como válvulas de recirculación de gases de escape (EGR), filtro de partículas (DPF), catalizadores (SCR), turbocompresores de geometría variable (VGT). Estas medidas determinarán un mayor tamaño de motor y una consecuente mayor complejidad de la instalación.
Inevitablemente, también el precio final del equipo se verá afectado. La nueva Directiva afecta a todos los grupos electrógenos móviles, principalmente alquiler, obras y eventos  a partir del 1 de enero 2019 (1 de enero de 2020 si la potencia mecánica del motor está entre 56 y 130kW). No obstante, está permitido un período de transición de dos años durante el cual se pueden utilizar motores 3A fabricados antes de la fecha de entrada en vigor de la nueva Directiva.
Considerando las novedades que introduce la Comisión, se vuelve más interesante el uso del combustible gaseoso con el que será más fácil cumplir con los requisitos de emisiones, incluso para soluciones móviles se podrán tomar prestadas soluciones típicas de automoción para dotar a los generadores de depósitos móviles de gas.
La contaminación acústica también está jugando un papel fundamental en los criterios de diseño de los nuevos generadores. Tanto para instalaciones fijas en cascos urbanos, como para eventos o alquiler, se están necesitando cada vez más soluciones con emisiones acústicas reducidas. El ruido es molesto y las máquinas se deben adecuar.

Integración con sistemas complejos

La segunda tendencia que se analizará, es la integración de los generadores con redes e infraestructuras. Debido al crecimiento de la demanda energética y a la tendencia a integrar fuentes renovables con convencionales, vamos hacia un modelo donde el generador diésel (o gas) se debe poder integrar cada vez más en un sistema de generación complejo.
Factores como el marco regulador local, serán fundamentales para favorecer la integración de los sistemas, tanto que en espacios donde se han creado condiciones favorables, la hibridación está muy extendida y se ve como un pasaje intermedio previo a una total migración hacia un modelo energético 100% (o casi…) renovable. Esta transición pasará por todos los sectores aunque en diferentes medidas: el industrial lidera con una mayor tasa de crecimiento prevista, sigue la electrificación rural de aldeas e islas conectadas a red y la generación en isla completamente aisladas. Desde el punto de vista de la integración, podremos encontrar varios escenarios: power plants convencionales con generación solar o eólica, sistemas multimegavatios, plantas industriales de pequeña o mediana potencia. Todos estos sistemas deberán tener en cuenta la necesidad de comunicar con la red, con la infraestructura, adaptándose a modelos de generación tipo Micro-Grid.
Asimismo, la llegada de los coches eléctricos y las necesidades de distribuir puntos de carga por el territorio, causarán una modificación del modelo de generación actual, una vez que las electrolineras constituyan una carga importante para la red eléctrica deberán preocuparse por generar su propia electricidad. El grupo electrógeno integrado con fuentes renovables es una de las soluciones más realistas que se están bajando en estos momentos; en esta transición no cabe duda, que los grupos electrógenos serán cruciales para mantener cierto nivel de fiabilidad y disponibilidad de energía mientras las tecnologías renovables no puedan garantizar suministros más estables.

Comunicaciones remotas y gestión de datos

Por último, el avance del fenómeno BIG DATA afecta a los grupos electrógenos en varios aspectos.
En todos los ámbitos de la vida cotidiana podemos observar como se vuelve todo “más remoto” (encender la calefacción a distancia o ver una cámara de seguridad por IP), esto significa que dotamos las cosas de sensores que serán nuestros ojos o manos allí donde no estemos. Todos estos sensores generan un tráfico de información asombroso que a su vez se traduce en la necesidad de gestionar inmensas bases de datos que favorezcan la comunicación inalámbrica entre terminales. Por ello, el mercado de los Centros de Procesamiento de Datos está creciendo de forma importante y requiere una gran cantidad de energía que en parte se suministra por grupos electrógenos. Este tráfico de información necesita también de redes inalámbricas estables, que a su vez necesitan grupos electrógenos para suministrar energía a las BTS, a través de las antenas de transmisión de señales móviles.

Pero, ¿cuál será la innovación verdadera?

El grupo electrógeno es un producto maduro, constituido por otros componentes tecnológicamente antiguos: motores endotérmicos y alternadores síncronos. Sin embargo, si miramos a otros sectores que también parecían estancados como la automoción o la maquinaria industrial, no podemos evitar imaginar un futuro de innovación también para el grupo electrógeno. Nadie puede prever con seguridad lo que va a pasar, pero cabe imaginar escenarios donde se integren más y más los sistemas que vemos introducirse en otros ámbitos.
Se descubren con frecuencia nuevos materiales que mejoran las prestaciones de los actuales, desde las mangueras de combustible hasta las pinturas, podemos pensar que los generadores se vuelvan más robustos y resistentes. Estos nuevos materiales podrán facilitar las tareas de reducir ruido y en el transporte reducen tamaño y peso. Los sistemas de refrigeración podrán ser más eficientes y de tamaño reducido aprovechando los avances en tecnologías de ventilación. El almacenamiento de energía será mucho más común, las baterías (más económicas) serán un componente habitual de los generadores para optimizar los ciclos de trabajo y mejorar la eficiencia. Incorporaremos los avances del sector automoción, con la tecnología de Tesla en primera fila.
Los viejos alternadores se verán mejorados en eficiencia y su respuesta ante estrés eléctrico será perfectamente compatible con los Grid Codes, como si de red eléctrica se tratara. A nivel de potencia, podremos gestionar todo con electrónica y relés de estado sólido. Los interruptores magnetotérmicos desaparecerán en pequeñas y mediana potencia. Pero la gran revolución será a nivel de control. Imagino un grupo electrógeno con nuevos sistemas de interfaz de usuario: nos olvidaremos de las centralitas y lo haremos todo por touch screen que además permitirá interactuar a través de voz y gestos. Con los mandos vocales podremos realizar diagnósticos, llamar el servicio técnico, organizar el repostaje o pedir repuestos. Los operadores no necesitarán tener llaves ni contraseñas, un reconocimiento dactilar sustituirá estos métodos. El control estará conectado con el tapón de combustible y las puertas del grupo para que nadie pueda acceder sin autorización ni haya peligro de perder el llavero. Todos los grupos estarán conectados a una central de supervisión para que especialistas puedan monitorear la máquina y sustituirse al usuario final en la gestión del mantenimiento.

¿Hasta dónde podremos reinventar el futuro del grupo electrógeno?

En el párrafo anterior, se muestran solo algunas ideas que hoy parecen estar muy lejos, sin embargo, se basan en tecnologías y prácticas más que comprobadas en otros sectores.

El grupo electrógeno no evolucionará cuando el mercado lo demande sino cuando algún fabricante tenga el valor de reinventarse y educar el usuario a una nueva forma de entender el generador.

Para saber más

El Genset Meeting es un evento de referencia del sector de la generación que se celebra en Madrid todos los años, lo organiza Energetica XXI. La Directiva 2017/1628 modificará de forma importante los generadores. Puedes aprender más sobre ella en este enlace. Los Base Transceiver Station son las comunes antenas de transmisión móvil. Los Grid Codes son reglamentos internacionales para armonizar el comportamiento y la infraestructura de la red eléctrica.

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diferenciarse grupo electrogeno

El mercado del grupo electrógeno es sin duda alguna muy competitivo. La mayoría del sector está cubierto por unas pocas multinacionales millonarias y el resto está repartido entre cientos de fabricantes de tamaño mediano y pequeño.

Hoy en día, distinguirse en este mundo es muy difícil sino casi imposible. Vamos a reflexionar sobre cómo podemos dar un plus a nuestra empresa y destacar entre nuestros competidores, ¡cómo haría un unicornio entre burros!

Cómo diferenciarse en el sector del grupo electrógeno

diferenciarse grupo electrogenoLos grandes actores del grupo electrógeno han sido fuertes principalmente en dos aspectos: financiación y servicio. Ambos requieren fuertes inversiones, pero siempre han dado importantes dividendos a empresas como CAT , Cummins, Generac o Kholer. Otros fabricantes de tamaño mediano han hecho del power solution su bandera, apostando por la capacidad de generar ingeniería personalizada y ofrecer soluciones complejas hechas a medida. Llevando al extremo esta tendencia, encontramos fabricantes más ágiles y pequeños que han podido ofrecer al mercado una personalización absoluta del producto, tanto de la parte mecánica como de la eléctrica.

Sin embargo, analizando el factor económico, encontramos políticas defensivas que soportan un nivel de calidad elevado enfrentadas a una guerra de precio con márgenes reducidos al mínimo necesario para la subsistencia. Sin duda esta última, es una estrategia muy cortoplacista y muy vulnerable a los cambios de un mercado que está evolucionando rápidamente: introducción de limitaciones en las emisiones de motor (no solo en EU o USA, sino también Rusia, ME, Asia) e introducción de tecnologías alternativas como la hibridación, almacenamiento, pila de hidrógeno. Los competidores indirectos que han estado durmiendo durante años, se asoman poco a poco a un mercado cada vez más saturado y difícil.

¿Has analizados la experiencia de tu cliente?

Para una empresa que desee competir y crecer a largo plazo, es imprescindible saber analizar todas las fases de las experiencias de sus clientes y potenciar aquellos aspectos diferenciales donde es fuerte, sin dejar de experimentar nuevas fórmulas tanto a nivel tecnológico, como a nivel de modelo de negocio. El lema “En el mundo de la tecnología quien consigue estar al día ya va tarde” no es cierto solo para smartphone y tablet, sino para todo el sector tecnológico, generadores incluidos.

El análisis de la experiencia (User Experience para usar un término de moda) que viven nuestros posibles clientes, comienza con la tarjeta de visitas del comercial y sigue en Internet: consultas, visitas a la página web, la descarga de una ficha técnica. Luego pasa por la atención telefónica, en donde se analiza, el tiempo de espera, las palabras de bienvenida. En la presentación de la documentación técnica, está: la atención comercial, la rapidez en recibir una respuesta a una consulta o una oferta. Si continuamos con la gestión administrativa, vemos:  la organización de las pruebas en fábrica y del transporte, la gestión del mantenimiento y de las incidencias.  Podría continuar pero seguro que solo con estos pocos ejemplos puedes imaginarte algún punto mejorable.

Las malas experiencias se difunden muy rápido tanto con la palabra como por las redes sociales, por ello tiene mucha importancia, más de la que se le suele dar en el mundo industrial, la gestión de los medios digitales y las facilidades que les damos a nuestro clientes satisfechos para compartir públicamente sus experiencias positivas.

¿Y cómo el producto afecta la experiencia del usuario?

Entramos ahora más en detalle analizando aspectos del producto directamente relacionados con la experiencia de usuario.

Si somos packagers y no fabricamos motores y alternadores estamos, a nivel tecnológico, muy vinculados a lo que nuestros proveedores nos suministran y a las relaciones que somos capaces de mantener con unos u otros. El valor añadido que podamos dar al producto depende en gran medida del mercado en el que nos movemos y de cuánto somos capaces de comprenderlo.

Dejando de lado las necesidades normativas, especialmente para Europa y Estados Unidos, algo que nos puede diferenciar ante la competencia es el emplear un motor electrónico common rail o uno mecánico, ambos tienen ventajas e inconvenientes: hay plazas donde un motor electrónico es un mínimo incuestionable (mejores consumos, mayor control y diagnóstico), y otros donde este no tiene sentido porque es prioritaria la sencillez del mecánico. Además, habrá que prestar atención a los sistemas accesorios como el de refrigeración o el de insonorización para evitar parones y garantizar prestaciones en cualquier condición ambiental.

En el lado del alternador, podemos ofrecer durabilidad y eficiencia cuidando la instalación de protecciones de temperatura de devanado y anticondensación cuando la aplicación lo requiera.

La instalación eléctrica y el sistema de control ofrecen soluciones que pueden hacer la diferencia para el cliente final: una electrónica fácil de usar y que nos permita ampliar características con el tiempo nos puede dar una ventaja sobre la competencia. La comunicación con el motor y los nuevos AVR digitales nos permite dar un nivel de diagnóstico superior y atraer clientes más sensibles. Funciones adicionales como osciloscopio integrado o análisis de armónicos, facilitan herramientas útiles y también nos permiten ser más efectivos en las intervenciones, cosas que beneficiarán la relación con el cliente y su satisfacción. Por supuesto, debemos adoptar centrales que permitan comunicaciones remotas y locales para BMS, sistemas SCADA o geolocalicación.

Finalmente, mencionar que según el mercado de destino, no se debe subestimar la disponibilidad de idiomas. Es algo que el usuario final valora mucho e interpreta como un acercamiento de la empresa hacia él y su cultura. Este detalle nos permite diferenciarnos de forma importante de la competencia.

Las protecciones de potencia deben ser de la mayor calidad y la conexión fácil y accesible, esto con el fin de permitir una operativa sencilla y sin riesgos. Nos podremos diferenciar empleando materiales duraderos, pintura resistente a climas salinos, protecciones contra fugas y derrames al medioambiente de líquidos contaminantes, entre otras alternativas que pueden surgir.

Igualmente, se puede cuidar aspectos menos obvios pero también importantes como el transporte. La optimización de las medidas para el transporte nos permite mejorar los costes logísticos y tener una ventaja competitiva. De la misma manera, los sistemas de izado y manipulación pueden resultar un deal maker cuando la logística es complicada. El adoptar medidas para facilitar la instalación, la puesta en marcha y el mantenimiento, hará que nuestro cliente tenga una mejor experiencia con nuestro producto.

Por último, podemos tomar ideas de las empresas de moda respecto a los manuales y al packaging. Redactar libros atractivos y fáciles de consultar que sean de verdad útiles y no se perciban como una obligación, un impreso hecho “de cualquier manera” por cumplir con la ley.

Debemos buscar nuevos horizontes e inventarnos modelos de negocio nuevos que abarquen otros aspectos de la experiencia de compra como el servicio pre y post venta, la formación, el suministro de repuestos, pero también garantía y financiación.

Cuidar la atención al cliente debe estar en el centro de la estrategia de fidelización. Un soporte rápido y eficiente se debe dar por sentado. Ofrecer formación servirá para hacer al cliente más autónomo y para fidelizarle, el conocimiento es un asset inestimable y el mercado lo valora. Si nos piden un repuesto, no se trata de suministrar una pieza, sino de acompañar al cliente en su explotación del grupo, ayudarle, hacerle sentir que tenemos la respuesta antes de la pregunta y ofrecerle materiales de calidad a precios competitivos. Ofrecer una garantía extra nos permite ganar la confianza y dar una imagen de calidad absoluta. La financiación también es muy importante y es un aspecto a menudo subestimado. La misma, no tiene que ser necesariamente directa, podemos orientar al cliente en su negociación financiera ayudándole a conseguir los fondos para aquel proyecto que sin ellos haría alguna otra empresa. Para terminar, debemos plantear eventos B2B como jornadas de puertas abiertas, seminarios y talleres. No tenemos que tener miedo en traspasar el conocimiento: no será una desventaja sino una forma de generar confianza.

Cuando todas las funciones de la empresa van a una, se transmiten unos claros valores identificados y se promociona no solo el producto, sino la empresa como un conjunto.

Poseer esta cultura es la verdadera diferencia y lo que permite resistir en las peores adversidades.

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visita a fabrica
¿Alguna vez has visitado una fábrica, un centro productivo o un complejo de oficinas?
Estas experiencias siempre son interesantes pues nos permiten entrar en el día a día de otros y descubrir cómo solucionan los problemas ¿Pero cómo podemos sacarle todo el jugo a una visita a fábrica?
He tenido la oportunidad de visitar varios tipos de centros productivos: desde fábricas de motores diésel hasta plantas de inyección de plástico, desde fundiciones hasta almacenes automáticos, desde fábricas de placas electrónicas hasta embotelladoras de vino.
Cada planta es un mundo en sí y hay que saber reconocer y respetar las diferencias para poder ser un visitante discreto y al mismo tiempo sacar el máximo beneficio de la experiencia.

La visita a Fábrica

visita a fabrica
Imagina que te invitan mañana mismo a visitar la fábrica de una famosa empresa de productos alimenticios. ¿Cómo te prepararías para la visita? Para comenzar, podrías preguntarte qué esperas, qué harías tú para montar una fábrica de ese tipo: ¿Cuidarías la limpieza? ¿La iluminación? ¿El orden? o ¿Darías más importancia a las bocas de carga y descargas, el desecho de materiales o los espacio sociales para los empleados?
Haz una lista de todos los aspectos que se te ocurran y ponlos en orden de importancia. En tu visita fíjate en los que consideres prioritarios según la clase de proceso productivo que vas a visitar.
¿Está todo como te lo esperabas? Si es así, es una señal de que la fábrica está alineada con tus expectativas. De lo contrario, deberás  averiguar cuáles son los aspectos que sí se han cuidado en la realidad.
Seguramente te llevarás alguna sorpresa, tal vez lo que para ti es importante en realidad no lo sea tanto, sin embrago, descubrirás otros puntos que desconocías.
Haz preguntas, todas las que se te ocurran, con espíritu crítico para contrastar tus ideas y conocimientos con los de los expertos de ese sector.

A continuación, vamos a tratar una a una las áreas que forman una planta productiva.

Proceso productivo Lean manufacturing, Instrucciones, Organización y aprovechamiento del espacio.

Fíjate en la claridad y el orden en los que se desarrollan los procesos: ¿Hay carteles explicativos? ¿Hay un sistema Lean o similar para organizar los procesos?
Si tienes la impresión de que los operarios se mueven por la fábrica sin un orden, o si ves que herramientas, útiles y materiales no están bien organizados alrededor de los puestos de montaje, es una señal de que no se da mucha importancia a la organización.
El espacio alrededor de los puestos de trabajo debe estar identificado, medido, ordenado y limpio. Tener amplios pasillos o amplias zonas de maniobra puede parecer muy cómodo pero en realidad es una falta de eficiencia: más tiempo para los desplazamientos y el cuidado. El área de trabajo debe estar dimensionada según la tarea, si no pierde eficiencia.
Un proceso bien cuidado comienza por la organización (Modelos Lean Manufacturing 5S, Kaizen, Six Sigma), y pasa por la seguridad que transmiten los operarios en saber exactamente lo que deben hacer. La presencia de instrucciones en los puestos indica que hay un método implantado, además, si tenemos la oportunidad de verificar su calidad, sabremos el nivel de atención que se le dedica.
Los recorridos por la fábrica, tanto peatonales como de servicio, deben estar marcados y respetados. Las visitas deberán tener pasillos preferenciales.

El guía

Guiar una visita es una profesión en sí y hacerlo bien nos es nada fácil. Hay empresas que preparan guiones muy completos seleccionando la información que quieren transmitir a los visitantes según su perfil. No es lo mismo que nos visite un colegio, un potencial cliente o un posible inversor. Y hay empresas que lo dejan todo a la improvisación de sus empleados. Te darás cuenta enseguida del nivel de preparación de tu guía. ¿Sabe contestar a tus preguntas con seguridad o improvisa? Todo deberá de estar preparado para garantizar la seguridad y para transmitir una información correcta y completa al visitante.
Analiza el mensaje que te quieren trasmitir: toda visita guiada tiene un objetivo y tu guía tendrá uno también. Podría ser transmitirte valores como fiabilidad, conocimiento, tecnología, calidad. Si no sacas un mensaje claro es porque la visita no estaba bien programada y estructurada.

Limpieza

La limpieza es importante aunque no es lo único. Hay empresas que cuidan este aspecto exageradamente, al fin de cuentas es lo más rápido de conseguir y lo que más salta a la vista. Hay sitios donde solo se barre el polvo debajo de la alfombra y otros con un sistema estructurado de orden y limpieza a fondo.
Observa los detalles y los comportamientos de los trabajadores. Tener papeleras cerca de cada puesto es buena señal: significa que en el día a día es costumbre cuidar la limpieza.

Seguridad

La seguridad es tan importante para los visitantes como para los trabajadores que están todos los días en situaciones de riesgo. ¿Están las instrucciones de emergencia claras? ¿Están los empleados uniformados y con EPI adecuados? ¿Se admiten excepciones?
Es fundamental que todo el personal use los EPI, que estén señalados los riesgos y que haya procedimientos en caso de incendio o emergencia. También los visitantes deberán llevar al menos casco de protección, chaleco visible y zapatos (o punteras) de seguridad.

Iluminación y aire acondicionado

Las condiciones de trabajo son importantes. Cada vez más se cuida el bienestar de los empleados para que estén a gusto y así conseguir mejor nivel de calidad y profesionalidad en sus tareas diarias. Para ello es necesario que se cuiden aspectos tan sencillos como la iluminación o la climatización de los espacios de trabajo. Se da casi por sentado para los trabajadores de oficina, sin embargo, también los operarios deben tener un ambiente confortable, acondicionado, ventilado y con iluminación adecuada que les permita estar cómodos en sus puestos y desempeñar sus tareas de la forma óptima.
La medida en que estos aspectos se cuidan te indicarán como la empresa cuida del verdadero bienestar de las personas.

Relaciones

Las buenas relaciones, la confianza y la ayuda entre compañeros, es fundamental para que se puedan mantener altos niveles de calidad y productividad y la empresa debe facilitar estas condiciones. ¿Hay espacios comunes confortables, como una sala para el almuerzo o una cantina donde los empleados puedan estar cómodos y disfrutar de sus descansos?

No olvides saludar con una sonrisa y agradecer a los trabajadores, tanto los que te acompañen como los que no. Su puesto de trabajo es su ambiente, respétalo.

Para saber más

Puedes profundizar tus conocimientos de Lean manufacturing y métodos de organización. Hay empresas que se dedican exclusivamente a esto y ofrecen sus servicios de asesoramiento. Un ejemplo es LeanSis.
Los Equipos de Protección Individual están regulados por la Directiva 89/686/CEE, se trata de cualquier dispositivo o equipo que sirva para realizar un trabajo en seguridad y que deberá de ser usado y llevado por el trabajador. Son muy importantes para garantizar la seguridad laboral.

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pensamiento creativo

Al  enfrentarte a una situación recurrente, es posible que te encuentres siempre con la misma dificultad, sin poder ver  nuevas soluciones; lo que debes aplicar es el pensamiento creativo.

Esto pasa porque sueles pensar siempre de la misma forma y aplicas los mismos razonamientos y principios. Sin duda, puedes enriquecer tu abanico de soluciones a través de la experiencia y con la formación, aunque esto sea válido a mediano y largo plazo. Sabes que las ideas que se te ocurren hoy, no son las mismas de hace unos años. Entonces ¿qué podemos hacer para fomentar el pensamiento creativo a corto plazo?
Te dejo aquí una técnica que llevo usando y aplicando desde hace tiempo; es sencilla y muy eficaz para salir de las casillas de nuestra habitual forma de pensar.

¿Cómo se fomenta el pensamiento creativo?

pensamiento creativo

¿Cuántas veces te has bloqueado ante un problema? ¿Cuántas veces has pasado horas buscando soluciones a una cuestión para acabar haciendo siempre lo mismo porque ‘no se te ha ocurrido’ nada nuevo?

Imagina una discusión entre vecinos acerca del perro que ladra toda la noche. Cada uno tiene su idea preestablecida y se prepara para sacarla y  defenderla delante del otro. El amo querrá defender su derecho a que el perro ladre -al fin y al cabo es un perro- y el vecino querrá preservar su derecho al silencio y al descanso.
Aparentemente, las dos posiciones son incompatibles y podrían llevar a extensas discusiones en un bucle sin fin de explicaciones y razonamientos para soportar una u otra idea. La cuestión es que cada una de las ideas expuestas  es legitima y seguramente cada razonamiento sea correcto y justo, desde el punto de vista de cada quien.
Sin embargo, debemos buscar una solución, una solución que les valga a las dos partes y que respete las necesidades de ambos. Dando por sentado que los dos actúan con buena fe y están dispuestos a analizar la situación y negociar algo,  en el interés recíproco podremos comenzar un proceso de pensamiento creativo en busca de  alternativas que les permitan apartarse de las ideas preconcebidas: ‘quítame el perro del medio’ por un lado y ‘ponte tapones si te molesta’ por el otro.
Fomentar el pensamiento creativo y buscar alternativas también quiere decir investigar el origen del problema, analizarlo con claridad y aproximarse desde el otro lado.
Si el perro ladra mucho de noche, tal vez haya algo que le asusta; algo como una luz, un sonido, un pasaje de coches. ¿Se podría cambiar de sitio para evitar que ladre?
Quizá baste sacarlo a dar un paseo antes de la hora de acostarse, para que se canse y haga sus necesidades. Tal vez el vecino podría quitar esa jaula de pájaros que molesta al perro desde ese lado de la casa, o apagar esa luz que lo tiene despierto y atento.

Pero ¿cómo podemos llegar a ver estas nuevas posibilidades?

Para analizar todos los aspectos de una situación y sacar soluciones creativas a un problema, podemos usar el método de los seis sombreros.
Cada persona tiende a pensar de la misma manera y le resulta difícil hacerlo de otras formas: el pesimista, piensa en negro y el optimista en rosa. Edward De Bono, el padre del “pensamiento lateral“, propuso en 1985 un método original y de gran éxito para acostumbrarse a pensar de seis modos diferentes.
Cada modo se ha equiparado con un sombrero que se pone y se retira, según sea necesario.
Los sombreros son de seis colores simbólicos.
  • El sombrero blanco (un folio blanco, la nieve) es el razonamiento analítico e imparcial. Se trata de informarse de los hechos tal como son, sin juicio. Se realiza aquí el análisis de datos, la recopilación de información.

Volviendo a nuestro ejemplo: ¿Cuánto ladra el perro? ¿A qué hora? ¿Por qué molesta? ¿Qué hace el vecino en el momento en qué ladra el perro? Sin juzgar y sin sacar conclusiones, analizamos los hechos y anotamos hasta el detalle más insignificante.

  • El sombrero rojo (el fuego, la pasión) es la libre expresión de las emociones. Desde allí puedes expresar tus emociones, sugerencias y frustraciones. Libera, no solo las emociones positivas también, los sentimientos negativos como la aversión, la ira o el miedo.

Es el momento del desahogo: ¡Ese perro lleva molestándome desde..! ¡Estoy cansado de no poder dormir! ¡Mi perro no es nada comparado con tus pájaros! y así, saldrán nuestras tensiones y rencores, pero siempre ¡Sin perder las formas!

  • El sombrero negro (la noche, el duelo) es el abogado del diablo. Es aquí cuando detectas los aspectos negativos, las razones por las que ‘no puede funcionar así’.

Piensas que no hay soluciones? ¡Exprésalas!

  • El sombrero amarillo (el sol, el oro) es el abogado del ángel. Te invita a ser positivo y destacar las ventajas, las oportunidades, las buenas intenciones.

Si ves posibilidades levanta la mano. ¡Vamos a buscar una solución, en fin, somos vecinos! ¡Sé que no lo dices con mala intención! ¡Quiero ayudarte!

  • El sombrero verde (la naturaleza, la calma) es la creatividad. Busca salidas creativas, nuevas ideas, análisis y propuestas de mejora. Te conmina a atreverte a decir lo más raro e inusual.

¿Qué pasaría si…… moviera al perro de sitio? ¿Usarás tapones de oído? ¿Y si levantáramos una pared? ¿Una  caseta para el perro? ¿Es posible cambiar los pájaros de allí?

Y así hay que seguir hasta que encuentres una o varias ideas que establezcan el acuerdo.

  • El sombrero azul (el cielo, ‘lo de arriba’) es el orden. Ahora se trata de establecer las prioridades, los métodos, las secuencias funcionales. Este sombrero lo lleva quien planifica, organiza, establece las reglas del juego y debe hacer ver a los demás de forma sencilla e intuitiva como en el sistema de los sombreros se desarrolla.
 

Una cuestión de lenguaje

Para mantener una actitud positiva y colaborativa en todos, hay que usar el lenguaje adecuado. Si digo:
“tratad de ver las cosas de forma un tanto más positiva, de lo contrario no llegamos a ningún sitio”
consigo en respuesta:
“yo soy así, además, los hechos me dan la razón”.
Sin embargo, si uso la expresión:
“bueno, ahora quítate el sombrero negro y dime cómo se ve la cosa con el sombrero amarillo”
Propongo como una analogía, un juego de mimo, un cambio de mentalidad y se la pongo difícil hasta al más cascarrabias para que relance sus frases negativas y preconfeccionadas.
Los seis sombreros representan pares opuestos, antagónicos o complementarios. La frialdad del blanco se opone al calor del rojo; el pesimismo del negro se opone al optimismo amarillo; la verde creatividad se complementa con el azul de las reglas y del orden.
Una buena sucesión puede ser:

BLANCO ⇒ ROJO ⇒ NEGRO ⇒ AMARILLO ⇒ VERDE ⇒ AZUL

Aunque el método y los distintos sombreros se pueden utilizar libremente.
Los sombreros, también se pueden usar individualmente, en el sentido de que te puede interesar la simple recogida de datos, dejando de lado los sentimientos. También pueden ser utilizados para regular una reunión, para que los participantes sean menos agresivos y más colaborativos. Con este método nadie defiende su propia manera de pensar, sino un simbólico sombrero. Además, es útil para poder abordar un problema pensando todos de la misma forma. Para ver mejor los resultados de la reunión, puede crear seis pizarras apuntando lo que sale de cada sombrero.

Para saber más

En YouTube hay un resumen en vídeo del método de los seis sombreros.
También te recomiendo visitar la página oficial de Edward de Bono.

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Alguna vez te has preguntado ¿qué hay detrás de esos vídeos tan guapos que ves en YouTube? Hay trabajo y técnica. Aunque dure pocos minutos, la preparación de un vídeo de calidad puede requerir horas o días. Desde el guion hasta el montaje, hay que respetar unos pasos concretos y dedicarles atención para poder sacar algo verdaderamente bueno.

Esta guía te enseñará el proceso para realizar un vídeo de calidad, además podrás conocer las herramientas necesarias para su creación.

¿Cómo se hace un vídeo?

Todo comienza en elaborar un concepto de lo que quieras realizar: ¿qué historia quieres contar?, ¿qué emociones pretendes transmitir?, ¿cuál será tu mensaje?, ¿cómo puedes representar tu idea?. Imagina todas las posibles variantes, elige una y transformarla en un producto viable. Hay que capturar la atención del espectador, hay que tener en cuenta cómo lo hacemos. La idea se concreta a través del guion. Una vez tengas el borrador de tu vídeo, deberás conseguir las herramientas para grabar las imágenes que buscas. Presta mucha atención a la cámara y al lente que vas a usar.

Necesitarás un programa de editing de vídeo para el montaje posterior y tal vez comprar algunas músicas para ponerlas de fondo. Si grabas con tu reflex, monta una lente luminosa y llévate baterías de repuesto.

Las tomas deberán de ser cortas, unos 30 segundos, para poder ser montadas con facilidad. Y sobre todo… ¡Diviértete!

¿Qué es el guion?

El guion será la guía para realizar tu vídeo. Comienza escribiendo en un borrador todo lo que tienes en la cabeza. Puedes describir las escenas tal y como te las imaginas o pintar rectángulos en un papel y dibujar libremente como si se tratara de capturas de pantalla. Apunta el texto del narrador o los diálogos que necesites. Anota los colores que usarás y las ambientaciones (interior, bosque, playa…).

Sigue trabajando hasta que te sientas totalmente satisfecho, necesitarás hacer varias revisiones. Te sugiero evitar añadir demasiados elementos si no tienes mucha experiencia. ¡Menos es más! Deja el guion sencillo para comenzar a tomar confianza con estas técnicas. Poco a poco irás controlando más y podrás añadir elementos artísticos y creativos.

Planifica tus sesiones

Para grabar las escenas que has diseñado necesitarás actores, cámaras, escenarios, entre otros. Requerirás planificar tiempos y lugares. Si grabas en exteriores, ten cuidado con la luz natural y el tiempo que tendrás a disposición. Con respecto a las herramientas, no te harán falta costosas cámaras profesionales: con una reflex entry level y una lente luminosa, podrás lograr grabaciones excelentes. Solo debes procurar contar con algunos accesorios como un buen trípode, un mando para control remoto y parasoles. Un accesorio a destacar es la batería. La grabación de vídeo gasta mucha energía, necesitarás una o dos baterías de repuesto según la duración de tu sesión. Haz alguna prueba con antelación para poder calibrar la autonomía de tu cámara.

El team. Pídele a alguien que te acompañe y te ayude a encontrar el sitio adecuado. Tal vez necesites autorizaciones si quieres grabar en un lugar privado o en algún sitio de interés. Ten en cuenta que hasta en las estaciones de tren y metro es necesario pedir autorización o te arriesgas a que te exijan borrar las grabaciones.

Ropa. Mejor no dar nada por sentado: prepara ropa cómoda, con muchos bolsillos. Procura estar arreglado para poder presentarte como un profesional pero también cómodo para ponerte de cuclillas, arrodillarte, moverte para capturar desde ángulos interesantes, entre otras cosas.

El tiempo. Al principio, se pueden presentar muchos contratiempos por lo que es conveniente comenzar tan pronto sea posible en la mañana. Ten cuidado con los horario de puesta del sol y mira las previsiones para poder organizarte con las condiciones que necesites, bien sea de lluvia, sol o tormenta. ¡Y cuidado con el viento! Puede generar vibraciones en la cámara, desestabilizar el trípode y fastidiar a tu trabajo.

Las técnicas de vídeo. Algunos consejos sencillos para mejorar tus tomas: enfoca en manual aprovechando el zoom digital de la pantalla y no confíes en el enfoque automático. Ten mucho cuidado con las ISO altas y ajústalas manualmente a niveles que no provoquen ruido. Utiliza siempre un trípode y dispara con el mando a distancia. Graba la misma escena varias veces y desde ángulos distintos, coloca personas y objetos teniendo en cuenta las reglas de composición fotográfica. Graba planos de al menos 30 segundos y usa el anillo del zoom para difuminar los últimos 2-3 segundos -así las transiciones serán más fáciles durante el montaje-.

¡OJO! estudia el manual de tu cámara! Aprende sobre la exposición manual, el zoom de visualización y las demás funciones vídeo que tenga tu dispositivo.

Prepárate para el montaje

Cuando tengas tus tomas preparadas, deberás buscar un programa para montarlas. Sigue tu guion y añade las músicas, las infografías, las voces y los elementos audios que tengas pensado.

Intenta mantener las escenas en movimiento, el vídeo debe ser entretenido y nunca estático. Deja planos fijos y monólogos para cuando seas experto.

Para saber más

Te dejo aquí un excelente artículo sobre el vídeo reflex Blogdelfotografo.com y un enlace donde podrás encontrar recursos para descargar música libre de derecho Marketingandweb.es.

Esta es mi herramienta favorita para el montaje, Wevideo.com, muy intuitiva y con tutoriales muy sencillos y útiles. Por último, la composición fotográfica es un arte muy complejo, puedes aprender las reglas básicas con este artículo de Dzoom.org.es.

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Planificar una reunión de trabajo efectiva, requiere método y atención o estará destinada al fracaso. ¿Cómo podemos asegurarnos de que todas nuestras reuniones sean un éxito?

¿Cómo planificar una reunión eficaz?

 

Aquí encontrarás una guía simple y práctica, un patrón que te llevará por todos los pasos, desde la preparación, hasta el cierre de reuniones eficaces. No hay que dar nada por sentado y analizar minuciosamente cada punto para no dar lugar a desagradecidos problemas. Los pasos que vamos a analizar son la preparación, la introducción, el desarrollo, el cierre y el seguimiento.

 

La planificación de una reunión efectiva.

Preparación.

La preparación es clave, de allí depende mucho tu éxito. Tienes que definir un claro propósito para tu reunión: ¿es informativa, consultiva, creativa o formativa? Establece en primer lugar el objetivo.

Ahora piensa en los asistentes. Antes de invitar a alguien reflexiona detenidamente sobre si es realmente necesario, no añadas colegas solo para “que estén enterados”. Invita solo a quienes tienen algo que aportar. No te guíes por simpatías, ni busques aliados y, recuerda, menos es más. Cuanta menos gente consigas invitar, mejor. Si tienes dudas con alguien, pregúntale con anterioridad si le interesa asistir, o ponlo en el campo ‘opcionales’ de tu invitación.

Establece siempre una agenda y un orden del día, por sencillo que sea, esto te permitirá estar seguro de que todos manejan la información del tema a tratar y cuáles son los tiempos. Por ejemplo, dedica cinco minutos a la introducción, diez a la presentación del asunto, treinta al debate, diez para las conclusiones y cinco para el cierre.

La agenda debe ser realista, no la sobrecargues y no estires los tiempos. Se debe ajustar al contenido, no al revés. Si ves que la agenda da para mucho, divídela en dos o mas reuniones.

Cuando tengas claros los tiempos, pregúntate qué herramientas vas a necesitar. Tanto si prefieres un Power Point, como improvisar con una pizarra, asegúrate de que esté preparada. Chequea si hay proyector y reserva una sala bastante grande para que todos estén cómodos y sin distracciones.

Envía tu invitación por Outlook indicando el lugar, previamente reservado y la agenda.

Introducción.

Es el momento de la reunión: llega unos minutos antes, prepara la sala y comienza puntual aunque no hayan llegado todos los invitados. Solo deja cinco minutos de cortesía Esto será una muestra de respeto hacia los que sí han llegado puntuales y una señal de que no podemos esperar a los que se han retrasado.

Introduce la reunión breve y claramente, indicando el asunto, el objetivo (propósito) y la agenda. Asegúrate de involucrar a todos desde el primer momento.

Desarrollo.

Ya entras en el vivo de la reunión. Dependiendo del propósito será mejor hablar o escuchar. Si estás informando de algo, necesariamente serás el protagonista y dejarás los comentarios y críticas para el final. Pero si es una reunión con la que pretendes consultar algo, deja primero hablar a los demás. Solo al final aporta tu punto de vista como estímulo para seguir con la conversación.

Liderar la reunión quiere decir dosificar las intervenciones, hacer que todos hablen, estimular los comentarios.

Si los asistentes comienzan a desviarse del tema principal, detenles, modera los tonos. Si aparecen conflictos busca puntos de unión, fuerza los más conflictivos a una postura más neutral.

Observa la actitud de cada asistente: ¿notas cansancio, impaciencia, nerviosismo, aburrimiento, interés, respeto mutuo?, ¿quién habla y quién no?, ¿quién se opone?, ¿quién interrumpe?. Observar te servirá para sopesar las opiniones y para saber a quién involucrar en el futuro.

Si la conversación se estanca o el conflicto sube de tono, es mejor parar, hacer un descanso o cerrar la reunión y retomar el tema en otro momento.

Para gestionar la reunión recurre a estas herramientas. Pide a los participantes tomarse unos minutos en silencio para pensar qué quieren decir respecto al tema e invítalos a anotarlo en un papel o en un post-it -previamente distribuido por ti-. Este ejercicio puede ser individual o en pareja dependiendo del número de personas. Una vez pasado el tiempo, recoge todos los post-it y pégalos en la pizarra, organízalos, ordénalos en un mapa mental, solapa los duplicados pero sin descartar ninguno. También puedes pedirle a cada asistente que lea sus notas -sin post-it- y tú las apuntas organizándolas y anotando las repeticiones. Otra forma de comenzar el debate es a través de una ronda de preguntas, esto activa la comunicación y rompe el hielo obligando hasta a los más tímidos a participar. Dependiendo del grupo puede ser mejor una de estas metodologías o una lluvia de ideas más abierta, todo depende de tu elección y preferencias.

Cuando el grupo haya expresado todas sus ideas podrás dar tu punto de vista para alimentar reacciones y seguir aportando información. Recuerda, en ningún momento fuerces la toma de decisión. Si el tiempo no ha sido suficiente planifica otra reunión para terminar.

Deja los últimos cinco minutos para resumir y acordar el siguiente paso. Termina SIEMPRE a la hora establecida.

Cierre.

Es el momento del cierre. Debe quedar claro para todo el mundo cuáles son las conclusiones y cuál es el siguiente paso. Resume en voz alta tus apuntes y anota comentarios, anuncia el acta que vas a hacer y que todos deben compartir. El siguiente paso es escribir un documento formal, éste debe ser práctico, tipo lista y fácil de leer, que indique claramente la acción, el responsable y el plazo de ejecución.

Si no se hubiese llegado a un acuerdo sobre fechas o responsables, indícalo. No te preocupes por hacer el ‘acta perfecta’, sino por hacer un acta real.

Puedes descargar un formato de acta de reunión de trabajo aquí.

Seguimiento.

La reunión no acaba con el acta, es necesario hacer un seguimiento de lo que se ha acordado y de su cumplimiento.

 

Esquema de resumen:

Preparación

  • Definir el propósito: informar, consultar, decidir, explorar, instruir.
  • Valorar alternativas: ¿la reunión es realmente necesaria o hay otras maneras de perseguir el propósito?
  • Establecer los asistentes que realmente puedan aportar algo.
  • Establecer la metodología, lluvia de ideas, ronda de preguntas, post-it individuales, etc.
  • Realizar una agenda realista y no sobrecargada.
  • Preparar sala y herramientas necesarias, cuidar la logística.

Introducción

  • Comenzar a la hora (máximo 5 mn de cortesia).
  • Comunicar agenda, objetivos, procesos, horarios.

Desarrollo

  • Involucrar a todos los participantes.
  • Buscar puntos en común entre las posiciones aparentemente contradictorias.
  • No perder de vista el tema principal, reconducir los posibles desvíos.
  • Observar la actitud de los asistentes.
  • Interrumpir para un descanso si es necesario.
  • No forzar la toma de decisiones.
  • Dejar cinco minutos para el cierre.

Cierre

  • Resumir verbalmente.
  • Recoger las conclusiones de todos los asistentes.
  • Terminar a tiempo.
  • Crear y compartir una acta por escrito.

Seguimiento

  • Dar continuidad a las decisiones o acciones.
  • Comprobar acciones y plazos.

Para saber más

Te remito a este post donde podrás aprender como establecer que tipo de reunión necesitas.

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¿Estás cansado de perder el tiempo con reuniones improductivas? Sean muchas o pocas, estoy seguro que tienes que atender una cantidad de reuniones en las que querrías salir corriendo. Tanto en aquellas donde el anfitrión eres tú, como en las que no, te habrás preguntado mil veces qué podrías hacer para cambiar esa situación y hacer que todas tus reuniones sean eficaces. Aquí tienes unas claves para que puedas ponerte manos a la obra y cortar con las pérdidas de tiempo.

Cómo organizar una reunión eficaz.

La mayoría de las reuniones que nos dejan esa mala sensación de haber perdido el tiempo, proceden de una mala organización. Las reuniones, para ser eficaces, deben ser planificadas y organizadas con cuidado y atención. Deberás de ser tú el primero que haga un esfuerzo para que la reunión sea útil y productiva.

Reflexiona sobre los distintos aspectos que trataremos, irás descubriendo muchas herramientas para crear y gestionar tu reunión eficaz. ¡Pero ojo! tienes que ser honesto contigo mismo y reconocer desde el minuto cero lo que estás haciendo mal. No se trata en ningún momento de auto-evaluarte, sino de mejorar.

El propósito de la reunión eficaz.

Ante todo establece muy claramente el PROPÓSITO de la reunión. Estamos acostumbrados a poner toda reunión en el mismo saco, pero hay distintos tipos y cada una necesita una estrategia distinta.

La reunión informativa.

Cuando has tomado una decisión relevante para tu equipo o colaboradores y necesitas informarles de ella, cuando desde dirección se establecen nuevas reglas de convivencia o norma de uso de espacios comunes, te interesa hacer una REUNIÓN INFORMATIVA. El objetivo de la reunión informativa es el de comunicar una decisión ya tomada, oficializar una nueva medida, poner en ejecución una nueva norma. Los asistentes serán conscientes de que la decisión ya está tomada e irán a la cita con curiosidad y ánimo de escuchar. Si hubiesen comentarios o críticas sobre la decisión comunicada, podrás pedir que se dejen para el final, escucharlas atentamente, anotarlas y comunicar que se tomarán en cuenta para la siguiente revisión de la medida.

La reunión consultiva.

Otras veces, te interesará reunirte con tu equipo o con tus colegas de otro departamento para consultar su punto de vista y recaudar información antes de tomar una decisión sobre un tema concreto. En este caso, es fundamental dejar claro de antemano cuál es el tema para que los asistentes se puedan preparar. Una vez expuesto el asunto de la reunión, deja hablar a los demás sin interrumpir y teniendo cuidado de que todos puedan opinar. Controla los más expresivos y anima a los más tímidos. Observa, escucha, recauda información, anota. No des tu punto de vista, simplemente estimula la conversación e intenta sumar puntos de vista distintos. Este tipo de reunión se llama REUNIÓN CONSULTIVA. Su objetivo no es el de tomar decisiones sino recaudar información. No apresures a nadie, ni a ti mismo, para llegar a una conclusión y deja claro que la reunión no sirve para ello, sino para debatir, analizar y proponer. Ayúdate con herramientas que fomenten el flujo de ideas: deja un paquete de post-it para que cada uno vaya apuntando sus ideas y luego pégalos en la pizarra, usa colores distintos para apuntar todo y organizar la información, usa rondas de preguntas para que todos hablen.

La reunión decisoria.

El siguiente paso se dará en la REUNIÓN DECISORIA. Tras haber recopilado información sobre el asunto a tratar, podrás consensuar una decisión. La función de mediación -o facilitación- es fundamental. Es muy probable que se generen opiniones distintas y contradictorias. Deberás reunir los puntos de vista, acomunar, sumar, buscar compromisos, negociar para que la decisión final sea lo más compartida posible. Recuerda: no es TU decisión, es la decisión del grupo. Si por el contrario, estás interesado en decidir solo, sin tener en cuenta a los demás, no necesitas una reunión decisoria, sino tomar la decisión en solitario y convocar una reunión informativa. Asegúrate de que los asistentes sepan que están allí para que su punto de vista se tenga en cuenta. Fomenta la participación, la confianza, la implicación.

Estas últimas dos reuniones -consultiva y decisoria- pueden coincidir o no en una misma sesión, depende de la envergadura del tema a tratar. No apresures y deja que las ideas fluyan sin cortarlas. Si fuese necesario realizar varias reuniones sobre el mismo tema, que así sea.

La reunión creativa.

Una variante de la reunión consultiva es la REUNIÓN CREATIVA. Pedimos ayuda a los asistentes para buscar una interpretación ‘out of the box’ a una cuestión. No necesariamente se trata de consultar para tomar decisiones, si no podría tratarse de buscar otros puntos de vista para entender una situación compleja. Piensa muy bien a quien invitas: buscas creatividad, armonía, diversidad, positividad, confianza. Piensa en quiénes reúnen estas características. La mayor dificultad de liderar una reunión creativa, es liberarse del prejuicio y evitar la ironía cuando salgan propuestas aparentemente disparatadas. Recuerda que las ideas más raras son las más valiosas, pues lo obvio lo puedes pensar tú solo. Además, por fantasiosa e irreal que puedan parecer algunas aportaciones, siempre serán útiles para inspirar otras ideas, hasta llegar a la clave que buscas. Como en la reunión consultiva necesitarás pizarras, papeles, post-it para alimentar la creatividad.

La reunión Instructiva.

Por último, existe la REUNIÓN INSTRUCTIVA, el cursillo. Aun siendo la más fácil de identificar, puede generar dudas si los asistentes no se ven beneficiados por la inversión de tiempo. Transmite con claridad el asunto y el porqué les beneficia. Deben querer aprender y prestar atención o tendrán la sensación de estar perdiendo el tiempo. También son importantes los medio como proyectores y pizarras Asegúrate de tener lo que necesites y que no ocurran contratiempos.

Conclusiones.

Con esta información podrás planificar mejor tus próximas reuniones y aprovechar mejor las que organicen los demás. Aunque no seas el anfitrión, puedes colaborar en la preparación y ayudar  a los asistentes a identificar el propósito y la actitud más útil.

Ahora tienes una herramienta más para hacer que tus reuniones sean productivas, habrá más información en próximos posts para que paso a paso puedas planificar, desarrollar y cerrar en la mejor forma.

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Seguro que llevas bien tus tareas diarias. El desayuno a las siete horas, vas al trabajo entre las ocho y las ocho y media. Llegas a la oficina, reunión con tu equipo, café a las diez y media y comida a la una. Pero ¿cómo reaccionas a los imprevistos? ¿Qué pasa cuando de repente tienes que modificar tu agenda  y añadir nuevas tareas que no estás acostumbrado a gestionar? 

Trucos que te ayudarán a organizarte en caso de imprevisto.

Hay ocasiones, tanto en el ámbito laboral como en el ámbito familiar, en las que necesitamos revisar nuestras rutinas y encargarnos de cosas nuevas.

Pueden ocurrir eventos inesperados. Un primo que nos visita sin avisar nos obliga a salir antes del trabajo para acompañarle de turismo y aprovechar el tiempo con él. Una enfermedad improvisa de un colaborador hace que debamos gestionar sus tareas sumándolas a las nuestras. Un viaje que nos surge de repente, nos pone patas arriba los planes de la semana. Recientemente, hemos tenido que gestionar en familia un curso de Yin Yoga que mi esposa ha tenido que atender desplazándose lejos de casa durante casi dos semanas. He tenido que ocuparme de mi trabajo y de las demás tareas familiares que normalmente compartimos, y por supuesto, sin dejar nada descuidado y al azar.

Afortunadamente hay métodos para salir del impasse, gestionar la emergencia y evitar el estrés a pesar de los cambios.

Los pasos para gestionar cualquier imprevisto

Primero: respira hondo y analiza la situación. No te dejes sobrepasar por el pánico, solo conseguirías empeorar las cosas.

Debes adelantarte a los posibles problemas y sobre todo, hacerlo sin estresarte y sin generar estrés en las personas  a tu alrededor. Te sugiero hacer tres cosas: Analizar, Planificar, Ejecutar (recuerda: A, P, E) en este mismo orden, ello te permitirá realizar un plan de emergencia hecho a tu medida y a la situación;  además, te ayudará a organizarte en caso de imprevisto.

Analizar

Siempre hay que comenzar con un análisis exhaustiva de las circunstancias. Pocos minutos serán suficientes para evitarte problemas y percances inesperados que te harían perder tiempo y te sacarían de quicio.

Analiza la situación: haz una lista de todas las tareas que deberás realizar. ¡Todas! No dejes ninguna, aunque te parezca que algunas no tienen importancia, debes incluirlas todas en la lista. Usa el modelo que se ofrece en este enlace, un papel y un lápiz, una app en tu móvil o un documento de World, según te sientas más cómodo. Acuérdate  de ir apuntando en negro las tareas habituales y en rojo las que llamaremos de emergencia. Estas últimas, son las que te han llegado por sorpresa y que no estás acostumbrado a manejar. Ahora, para cada tarea establece si es imprescindible o si la puedes retrasar, y en este caso, apúntate quién será la persona con la que negociarás el retraso.

Analiza los recursos: para cada tarea, tanto negras como rojas, indica a quién puedes pedir ayuda o bien puedes delegarla. Hazte estas preguntas: ¿qué necesito para la tarea? ¿Quién me puede ayudar? ¿La puedo delegar?

Analiza la tarea: No des nada por sentado. Reflexiona sobre cada tarea en profundidad. Pregúntate, ¿ es importante? ¿Qué pasaría si me la saltara? ¿Puedo hacerla de forma más sencilla?

Toda las respuestas que des a estas preguntas te ayudarán a entender mejor las tareas y las posibles soluciones que tienen.

Planificar

Una vez tengas la lista con la panorámica de todas las tareas, empieza a eliminar las prescindibles, las que puedes delegar y retrasar. Ponlas todas en otra lista y contacta a quien debas avisar del retraso.

Ahora prepárate una agenda donde aparezcan todos los días del plan de emergencia. Usa este modelo, una libreta, una pizarra o el calendario del móvil, como te sea más eficaz. En esta agenda ve poniendo las tareas imprescindibles e indica entre paréntesis los recursos que haz identificado como útiles. Encárgate de que aquellos recursos y herramientas que indicas, estén disponibles en el momento en que te hagan falta. Entra al detalle de la planificación: los tiempos y los materiales necesarios. No dejes nada a la improvisación.

Contacta con antelación las personas que te pueden ayudar y dales tiempo de organizarse a su vez. Consigue los materiales y las herramientas que te servirán de auxilio, asegúrate de que esté todo en su sitio en el momento en que lo necesites.

Solo una minuciosa planificación te evitará problemas.

Ejecutar

Esta es la parte más difícil. Una vez tengas la agenda actualizada con las tareas habituales, las de emergencia y los recursos, debes de ejecutar el plan sin excepciones, sin improvisar y tachando las tareas conforme las vayas realizando.

Es importante, la base de este método está en pensar una sola vez  y emplear tu cerebro para actuar en el día a día con eficiencia y creatividad, sin tener que recordar recado tras recado.

Si comienzas a improvisar, cambiar y adaptarte ‘sobre la marcha’ entonces el esfuerzo habrá servido a medias; seguirás estresándote y dejarás algo atrás.

Revisa todas las mañanas tus planes, y si necesitas cambiar algo, hazlo, pero solo en ese momento de revisión. No pongas en discusión los planes continuamente o será contraproducente.

Por último, no subestimes dejar algo de tiempo para ti: un libro, algo de ejercicio, una sesión de meditación. Algo que te haga sentir mejor. Aunque aparentemente te haga perder tiempo, te servirá para mantenerte energético y estar centrado.

Para saber más

Puedes profundizar tus conocimiento de gestión de tareas con el método Getting Things Done -GTD-, un libro sin duda útil para reflexionar sobre tu forma de resolver a corto y largo plazo.

Sobre Yin Yoga puedes encontrar información en Wikipedia.org y también puedes consultar la web de una prestigiosa escuela que tiene cursos también en España Mindful Yoga Academy.com

Photo Credit: Pexels.com

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