Quante e-mail invii ogni giorno?  Ma Soprattutto… Quanto tempo spendi leggendo, riguardando, scrivendo, messaggi e-mail?

Se qualche volta ti sei chiesto come poter gestire meglio la tua e-mail, qui trovi una semplice guida in 7 passi che di sicuro ti aiuterà nell’ impresa.

Alza la mano se non ha mai perso tempo davanti al programma di posta elettronica. La gestione dei messaggi può diventare un’attività assolutamente improduttiva, mentre invece dovrebbe essere una semplice gestione delle comunicazioni.

Per terminare questo spreco di tempo, ho ideato dei semplici ma efficaci consigli che voglio condividere in questo articolo.

Come gestire al meglio la tua e-mail

Dopo diversi anni di tentativi e tanti errori fatti cercando un modo per gestire le e-mail in modo produttivo, riassumo qui le mie scoperte e le tecniche che uso quotidianamente in modo assolutamente efficace:

1. Non utilizzare l’e-mail come se fosse un elenco di cose da fare;
2. Utilizza alcune parole chiave nel soggetto;
3. Quando l’argomento è complesso, inserisci un breve riepilogo all’inizio del messaggio;
4. Sii sintetico;
5. Organizza e pulisci regolarmente la tua casella di posta;
6. Elimina le newsletter che non ti interessano;
7. Impara le scorciatoie da tastiera.

Di seguito, vedremo questi punti uno per uno. Spero che anche tu trovi il modo di applicarli e che ti offrano dei consigli chiari e pratici da adattare alle tue esigenze specifiche.

1. Non utilizzare l’e-mail come se fosse un elenco di cose da fare

Anche se ti senti obbligato a tenere d’occhio il client di posta, Outlook, Lotus o Gmail che sia, questa abitudine può rivelarsi assolutamente controproducente e spesso diventa una vera e propria perdita di tempo. Inoltre, se hai attivato le notifiche, rimarrai tutto il giorno dentro e fuori la tua casella di posta, incapace di concentrarti su qualsiasi altro lavoro o attività.

Anzitutto, disattiva gli avvisi e abituati a ignorare l’e-mail per almeno un’ora di seguito, quindi fissa due orari precisi durante il giorno per consultare i messaggi.

Gli avvisi di solito sono attivi per impostazione predefinita, ma hanno la possibilità di essere disattivati ​​in modo che non diventino un elemento di distrazione mentre si lavora su una presentazione o un report.

Abituati a ignorare la posta per un tempo minimo di un’ora, non preoccuparti se non potrai vedere proprio quel messaggio del capo. Piuttosto, informa il tuo capo e colleghi che, in caso di emergenza, possono comunicare con te via telefono.

Decidi tu quando è il momento più comodo per controllare le tue e-mail. Può essere al mattino presto, nel tardo pomeriggio o all’ora del caffè. Dipende solo da te, tieni presente che questo momento di verifica dovrà adattarsi alla tua routine senza essere un intoppo per altre attività o compromettere la tua capacità di concentrazione sul lavoro.

In sintesi: non stare continuamente in attesa della posta, impara a ignorarla per concentrarti su altre attività quotidiane, riservare un paio di momenti della giornata per gestire i messaggi.

2. Usa parole chiave nel soggetto

Il nome e il soggetto sono i due campi più importanti di un messaggio perché sono la prima cosa che si vede quando si riceve una e-mail. Soprattutto l’oggetto è un campo che possiamo e dobbiamo usare per ottimizzare il messaggio e la sua comprensione.

Se si utilizzano delle parole chiave sarà più facile per il destinatario capire il motivo del messaggio e che cosa ci si aspetta, allo stesso modo è un vantaggio per te in quanto sarai in grado di individuare e catalogare i messaggi più facilmente.

L’etichettatura del soggetto può essere tanto rigorosa o flessibile come si vuole, tenendo sempre conto che essa deve rappresentare un aiuto e non ostacolo al tuo lavoro.

Alcune etichette potrebbero essere:

• Azione: quando ci si aspetta che il destinatario faccia qualcosa di specifico relativo al messaggio.
• Info: quando il messaggio ha solo finalità informative e non è richiesta alcuna risposta o azione.
• Decisione: quando si invia un messaggio a qualcuno per prendere una decisione su un argomento.
• Richiesta: se stai cercando il permesso o l’approvazione dal destinatario.

Personalmente, preferisco evitare etichette rigorose e molto elaborate, ma uso testi che diano l’idea delle mie intenzioni.

Per esempio:

Azione-progetto ABC potrebbe anche essere: progetto ABC, dobbiamo rivedere il bilancio.

Autorizzazione-evento ABC potrebbe anche essere: permesso per la fiera ABC.

Si può notare come sia efficace, ma senza perdere flessibilità e, soprattutto, senza perdere il tocco umano.
[/av_notification]

La prossima volta che invii dei report via e-mail, cerca di utilizzare al meglio la riga dell’oggetto. Ad esempio: Informazioni sull’aggiornamento del progetto, oppure, Richiesta autorizzazione ferie.

Queste indicazioni possono sembrare ovvie o inutili, ma se lo farai bene e con continuità, le tue email avranno una marcia in più distinguendosi nella casella di posta del destinatario e sarà più facile per lui capire di cosa hai bisogno.

Inoltre, porti delle domande precise prima di inviare un messaggio riguardo al suo scopo ti permetterà anche di scriverlo e strutturarlo in modo più efficace.

3. Inserisci un riepilogo del messaggio all’inizio dello stesso

Quando devi scrivere una mail lunga, può essere utile fare una breve dichiarazione di intenzioni all’inizio, al fine di riassumere l’obiettivo e le chiavi di lettura di ciò che verrà spiegato con maggiore profondità in seguito.

In questo modo, aiuti il lettore a elaborare rapidamente le informazioni che condividi, e stimoli il suo interesse per andare avanti e comprendere meglio la questione.

Pensa alle domande che il lettore potrebbe farsi: Perché mi interessa questa email? Perché invia proprio a me questo messaggio? Cosa devo fare? Rispondi ad ognuna di queste domande nella dichiarazione iniziale.

Si tratta di un metodo semplice che genera risultati positivi aiutandoti a inviare messaggi chiari e facilmente comprensibili.

Non dimenticare che la responsabilità che il destinatario comprenda il messaggio è tua. Tutta tua. Quindi è necessario che tu faccia tutto il possibile per rendere più facile capire quello che vuoi dire.

Un messaggio applicando le idee precedenti, potrebbe essere il seguente:

Oggetto: INFO sul progetto ABC.

Dichiarazione: È stato rilevato un miglioramento alle prestazioni della linea di montaggio DEF, probabilmente a causa dell’approvvigionamento dei materiali. Non è richiesta alcuna azione.

Messaggio: Dopo 3 mesi di lavoro della linea DEF e aver cambiato 5 fornitori di materie prime, il reparto qualità ha rilevato come l’efficienza del processo sia migliorata. Questi dati sono in contrasto con i rapporti settimanali e test esterni. Il personale è stato interrogato per scoprire possibili fattori contingenti. Confidiamo di poter stabilizzare la produzione e la qualità al livello attuale, che supera le aspettative.

Rapporto completo disponibile presso azienda.com/intranet/progettoABC/report

Grazie per l’attenzione.

4. Sii sintetico

Le e-mail brevi sono più efficaci delle e-mail lunghe, quindi prova a comprimere il contenuto per adattarlo a uno screenshot in modo che non sia necessario fare scroll.

Ti raccomando anche di evitare le forme passive perché tendono ad allungare le frasi e complicano la loro lettura. Per usare forme attive  basta mettere sempre i nomi davanti ai verbi.

5. Gestisci la tua casella di posta

Un errore molto frequente è quello di lasciare la posta in arrivo come l’ abbiamo ricevuta, senza creare regole o cartelle.

È molto importante gestire il tuo Inbox organizzandolo in modo che sia comodo per te, filtrando i messaggi e creando una routine per la revisione.

Se un messaggio è solo informativo e non richiede azione, archivialo in un’altra cartella.

Se l’informazione è banale o addirittura pubblicitaria, eliminala senza timore ed evita di accumulare messaggi inutili.

Se il messaggio richiede una risposta semplice o l’invio di un’informazione che hai a portata di mano, fallo subito. Non lasciarlo da parte o sarai costretto a riaprire il messaggio generando una perdita di tempo.

Se il messaggio richiede un’azione complessa, pianificala, metti da parte un po’ di tempo in agenda, segnala come un’attività o un appuntamento nel calendario in modo da riservare un momento specifico per risolvere il problema senza dover ritornare più volte sul messaggio.

I filtri sono i tuoi alleati.

Ti consiglio di creare filtri e cartelle: per mittente, per progetto, per argomento, per esempio. Scegli i criteri secondo i tuoi gusti e le tue abitudini, ma abituati a programmare i filtri per automatizzare la gestione dei messaggi.

Un filtro può essere particolarmente utile per le email ripetitive come i report sul magazzino, lo stato di un ordine o l’aggiornamento di una campagna di vendita.

Questi sono messaggi che potresti anche ignorare nel momento in cui li ricevi, ma che devi avere a portata di mano nel momento in cui quell’informazione ti serve. È possibile spostare tutti questi messaggi periodici in una cartella e controllarla solo quando hai tempo da dedicare a quella specifica attività.

6. Cancellazione dalle newsletter che non ti interessano

È seccante quando metà delle nuove e-mail sono annunci di fiere e congressi o aggiornamenti di una rivista che non hai mai letto. Probabilmente elimini questi messaggi o li contrassegni semplicemente come spam.

C’è un’altra cosa che puoi fare, più efficace, anche se richiede 30 secondi in più: cancella la sottoscrizione.

Sbarazzati delle mailing list che non ti interessano, non lasciare che ti mandino mail, anche se (in teoria) vengono fermate dall’antispam. Cancella le sottoscrizioni nel momento in cui ricevi qualcosa che non ha valore per te e lascia nella casella di posta solo quello che per te ha valore.

7. Impostazione e apprendimento delle scorciatoie da tastiera

Una scorciatoia da tastiera è una combinazione di tasti che serve per eseguire un comando che normalmente verrebbe fatto con il mouse. I più comuni sono Ctrl + C per copiare oggetti e Ctrl + V per incollarli. Funzionano in qualsiasi programma Windows.

Ogni software ha le proprie scorciatoie da tastiera. In generale, rendono il workflow molto più veloce.

Le più utili sono le scorciatoie per eliminare e archiviare le e-mail, contrassegnare i messaggi come letti / non letti, le frecce per navigare tra le viste.

Scopri quali sono le più utili del tuo programma di posta e vedrai come potrai lavorare alla velocità della luce!