¿Qué cantidad de e-mails envías cada día?  Sobre todo… ¿cuánto tiempo pasas leyendo, revisando, escribiendo,  mensajes de correos electrónicos? Te habrás preguntado más de una vez cómo gestionar mejor el e-mail. A continuación se presenta una guía en 7 pasos.

Levanta la mano si nunca has perdido tiempo delante del cliente de correo. Una simple gestión de mensaje se puede convertir en una actividad absolutamente improductiva, mientras debería ser una simple gestión de mensajes.

Para terminar con esta pérdida de tiempo, he diseñado unas prácticas sencillas, pero efectivas que deseo compartir en este artículo.  No olvides que puedes enriquecer esta información con tus comentarios.

Cómo gestionar mejor el e-mail

Luego de varios años de ensayo y error buscando la clave para gestionar de forma productiva el uso del correo electrónico,expongo opciones claras y efectivas, que me han permitido lograrlo:

1. No uses el e-mail como si fuera una lista de cosas que hacer.
2. Usa palabras claves en el asunto.
3. Introduce un resumen del mensaje al principio.
4. Sé sintético.
5. Gestiona tu bandeja de entrada.
6. Bórrate de las newsletter que no te interesan.
7. Aprende los atajos de teclado.

Vamos a ver cada uno de ellos.

Espero que encuentres la forma de aplicarlos y te ofrezca ideas que puedas adaptar a tu estilo y necesidades.

1. No uses el e-mail como si fuera una lista de cosas que hacer

Aunque te sientas comprometido a estar pendiente del cliente de correo, Outlook, Lotus o Gmail che sea, esta tarea puede resultar poco positiva y a menudo se convierte en una pérdida de tiempo. Más aún, si tienes activadas las notificaciones estarás todo el día dentro y fuera de tu bandeja de entrada, incapaz de concentrarte en cualquier otro trabajo o actividad.

Primero desactiva las alertas y aprende a ignorar el e-mail durante al menos una hora seguida, sucesivamente establece dos momentos del día para consultar los mensajes.

Las alertas suelen estar activas por defecto, pero presentan la opción de ser desactivadas de forma tal que no se conviertan en un elemento distractor mientras trabajas en una presentación o en un informe.

Acostúmbrate a ignorar el correo por un tiempo mínimo de una hora, no te preocupes por no ver un mensaje concreto. Informa a tu jefe y compañeros que en caso de emergencias, se pueden comunicar vía telefónica.

Decide tú cuando es el momento más conveniente de consultar tus correos.

Puede ser a primera hora de la mañana, en la última hora de la tarde o a la hora del café. Depende de ti, solo ten en cuenta que debe ajustarse a tu rutina sin desechar otras tareas o complicar tu concentración en el trabajo.

En resumen: no estés pendiente continuamente del correo, aprende a ignorarlo para poder centrarte en otras tareas diarias, reserva un par de momentos concretos del día para gestionar los mensajes.

2. Usa palabras claves en el asunto

El nombre y el asunto son los dos campos más importantes de un mensaje porque son lo primero que se observa al recibir un correo.

Especialmente el asunto es un texto que podemos y debemos usar para optimizar el mensaje y su comprensión.

Si usas palabras claves será más sencillo para el destinatario entender la razón del mensaje y lo que se espera del mismo, de igual forma resulta un beneficio para ti ya que podrás localizar y catalogar los mensajes con más facilidad.

El etiquetado del asunto puede ser tan estricto o flexible como tú quieras, siempre teniendo en cuenta que debe representar una ayuda y no entorpecer tu trabajo.

Algunas etiquetas podrían ser:

ACCIÓN: cuando te esperas que el destinatario haga algo concreto relacionado con tu mensaje.

INFO: cuando el mensaje solo tiene fines informativos, y no se requiere respuesta o acción.

TOMA DE DECISIÓN: cuando le envía un mensaje a alguien para que éste tome una decisión al respecto.

SOLICITUD: si busca permiso expreso o aprobación del destinatario.

En lo personal, prefiero evitar etiquetas estrictas y muy elaboradas, pero sí incluyo textos en el asunto que dan la idea de lo que busco.

Por ejemplo,

ACCIÓN – PROYECTO ABC también podría ser: Proyecto ABC, debemos revisar presupuesto.

SOLICITUD – DEPARTAMENTO ABC también podría ser: SOLICITUD permiso para feria, departamento ABC.

Se puede ver que sigue siendo igual de efectivo, pero sin perder flexibilidad y, lo más importante, no pierde el toque humano.
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La próxima vez que envíes tus informes por correo electrónico, intenta utilizar mejor la línea del asunto. Por ejemplo: INFO sobre actualización de proyecto. Y si necesitas que tu jefe apruebe las vacaciones, puedes escribir: SOLICITUD de vacaciones.

Estas demarcaciones pueden parecer obvias o innecesarias, pero si lo haces bien, tus correos destacarán en la bandeja de entrada del destinatario y será muy fácil para él entender lo que necesitas.

Por otro lado, te permitirá responder interrogantes sobre el sentido de un mensaje antes de enviarlo (¿por qué?), y así redactar y realizar un mejor trabajo.

3. Introduce un resumen del mensaje al principio

Cuando se va a redactar un correo largo, puede ser útil realizar una breve declaración al principio, con la finalidad de resumir el objetivo y las claves de lo que se explicará con mayor profundidad posteriormente.

De esta forma, ayudas el lector a procesar rápidamente la información que compartes, y despiertas en él, el interés por seguir adelante para conocer más sobre el asunto.

Piensa en las interrogantes que el lector se podría plantear: ¿cómo me afecta este correo electrónico? ¿Por qué me envían este mensaje? ¿Qué tengo que hacer? Contéstalas con la declaración inicial.

Es un método sencillo que genera resultados positivos: hacer los mensajes más claros y de fácil comprensión para el destinatario.

No se debe olvidar, la responsabilidad de que el receptor comprenda el mensaje, es del remitente. Por ello debes  hacer todo lo posible para que sea fácil entender lo que quieres decir.

Un ejemplo de mensaje aplicando las ideas anteriormente expuestas, podría ser el siguiente:

Asunto: INFO sobre proyecto ABC.

Declaración: Se ha detectado una mejora de rendimiento en la línea de ensamblaje DEF, probablemente debido a los materiales. No se requiere acción, solo comparto la actualización.

Mensaje: Tras 3 meses de trabajo de la línea DEF y el cambio de 5 proveedores de materia prima, el departamento de calidad ha detectado como la eficiencia del proceso ha mejorado. Estos datos están contrastados por medio de informes semanales y pruebas externas. El personal ha sido interrogado para averiguar posibles factores contingentes.

Nos esperamos estabilizar la producción y la calidad al nivel actual, que supera lo esperado.

Informe completo disponible en intranet.proyectoABC.informes.es

Gracias y saludos.

4. Sé sintético

Los correos electrónicos cortos son más efectivos que los largos, por lo que intenta comprimir el contenido para que se ajuste a un pantallazo y no sea necesario desplazarse.

De igual forma, se recomienda evitar las formas pasivas porque tienden a alargar las oraciones y complicar su lectura.

Se sugiere el uso de las formas activas poniendo los sustantivos por delante de los verbos.

5. Gestiona tu bandeja de entrada

Un error muy frecuente es dejar la bandeja de entrada como la recibimos, sin crear reglas o carpetas.

Es muy importante que tomes acción sobre tu bandeja organizándola de forma cómoda para ti, filtrando los mensajes y creando una rutina concreta para su revisión.

Si un mensaje es solo informativo y no requiere de acción, archívalo en otra carpeta.

Si la información es trivial o hasta publicitaria, bórralo sin temor y así evitarás acumular mensajes que resultan triviales.

Si el mensaje requiere de una respuesta sencilla o el envió de un dato que tienes a mano, hazlo ya. No lo dejes o te obligarás a volver a abrir el mensaje, esto puede ocasionar pérdida de tiempo en tu gestión.

Si el mensaje requiere de una acción compleja, planifícala, resérvate un tiempo en la agenda, grábalo como tarea o como cita en el calendario y así te darás un tiempo concreto para solucionarlo sin tener que abrirlo y cerrarlo varias veces, y con las diferentes interrupciones que se pueden presentar.

Los filtros son tus amigos.

Se sugiere crear filtros y carpetas, por remitente, por proyecto, por asunto, entre otros. El criterio lo marcas tú según tus gustos y tus hábitos, pero debes educarte a programar filtros para automatizar la gestión de los mensajes.

Un filtro puede ser especialmente útil para correos repetitivos como informes sobre el almacén, el estado de un pedido o la actualización de una campaña de venta.

Son mensajes que podrías no mirar en el momento en que lo recibes, pero sabes que sí son de tu interés y debes consultarlos apenas tengas un poco de tiempo. Puedes mover todos los mensajes iguales y periódicos a una carpeta y consultar ésta, solo en el momento en que tengas tiempo y disponibilidad.

6. Bórrate de las newsletter que no te interesan

Resulta molesto cuando la mitad de los correos nuevos, son anuncios de ferias y congresos o actualizaciones de alguna revista que nunca lees. Probablemente borres estos mensajes o los marques simplemente como spam.

Hay otra cosa que puedes hacer, más efectiva, aunque requiera 30 segundos más: anular la suscripción.

Bórrate de las mailing lists que no te interesan, no dejes que envíen correo, aunque te lo pare el antispam. Bórralo en el momento que recibes algo que no tiene valor para ti y deja solo lo que te sirve.

Además, si usas Gmail.com, Outlook.com, Yahoo.com u otro cliente en la nube, hay una solución muy cómoda que se llama Unroll.me. Este sitio te envía un resumen que recopila todos los boletines y otros correos electrónicos que hayas decidido incluir.

A través de una interfaz muy simple, te permite cancelar tantas suscripciones como quieras con unos pocos clics.

Para limpiar tu bandeja de entrada solo tienes que:

• Regístrate en Unroll.me.
• Iniciar sesión.
• Hacer clic en «Editar suscripciones».

Decidir, para cada suscripción, si mantener el correo en tu bandeja de entrada principal,  desactivarlo o agregarlo al resumen diario.

¡Así de fácil!

7. Configurar y aprender atajos de teclado

Un atajo de teclado es una combinación de teclas para realizar una tarea que normalmente se haría con el ratón. Los más comunes son Ctrl + C para copiar el texto y Ctrl + V para pegarlo. Funcionan en cualquier programa de Windows donde puedas ingresar texto.

Cada software tiene sus propios atajos de teclado. En general, estos hacen que el uso del software sea mucho más rápido.

Lo más útil son los accesos directos para eliminar y archivar correos electrónicos, marcar mensajes como leído/no leído, las flechas para navegar por las vistas.