¿Eres el jefe de un equipo de trabajo o lo vas a ser pronto?

Si es así, hay muchos nuevos desafíos en tu camino. Los conocimientos técnicos sobre la materia que trates con tu equipo son importantes, aunque te darás cuenta que siempre hay algo más que tienes que aprender.

¿Te imaginas a que me refiero?

Con esta entrada aprenderás algo muy importante para gestionar un equipo de trabajo: las cosas cambian continuamente y tienes que estar preparado. Entran y salen personas, las tareas evolucionan y así cambia el entorno.

Más allá que las tareas específicas o los compañeros que tengas, sean estos seleccionados por ti o heredados, lo más importante es mantener un rumbo, un método claro, una estrategia que no dé lugar a confusión, tanto dentro como fuera del grupo.

Recuerda, siempre es mejor una mala estrategia que ninguna estrategia. Por ello no tengas miedo de probar, atreverte, cambiar… Pero siempre teniendo un claro objetivo en mente.

Comparto contigo algunas ideas que para mí han sido muy útiles y me han permitido gestionar con éxito un equipo multidisciplinario capaz de enfrentarse constantemente a nuevos retos y de integrarse perfectamente con el resto de funciones de la empresa.

Estoy seguro de que podrás aprovecharte de mi experiencia.

¡Vamos al grano!

Guía definitiva para gestionar un equipo de trabajo

Identificar responsabilidades y tareas

Para poder desarrollar cualquier actividad es fundamental conocer con exactitud tus responsabilidades y analizar en detalle las tareas que necesites llevar a cabo.

Este ejercicio te permitirá tener claro a que dedicar tu tiempo y monitorear cuánto inviertes en tareas útiles para tu objetivo y cuánto tiempo desperdicias en actividades que no lo son.

Si tu vecino te tira de la chaqueta para que le eches una mano, o si alguien te intenta colocar su trabajo, debes tener claros cuáles son tus prioridades y obligaciones. Solo así podrás decidir si ayudar o rechazar tareas que no te tocan.

Tu responsabilidad se refiere al problema que debes solucionar, la función que desarrollarás. Por ejemplo, proporcionar formación, realizar pruebas de un producto o incrementar las ventas.

Las tareas se refieren a las actividades que necesitas realizar para cumplir con tu responsabilidad. Por ejemplo, preparar una presentación para un curso, mantener y programar un banco de prueba, analizar el mercado y contactar a un cliente.

Analiza con detenimiento todas las actividades de tu equipo y una vez lo tengas claro, identifica las tareas, esfuérzate por llegar al máximo detalle posible para describirla, descomponerla. Indica también las herramientas que usas: software, hardware, recursos humanos, físicos e intelectuales, formatos de documentos y flujogramas.

Ahora puedes agrupar las tareas por afinidades o por responsabilidades que satisfacen.

Si, por ejemplo, tu responsabilidad es “Dar soporte y formación”, las tareas correspondientes podrían ser: entender necesidades, realizar entrevistas comerciales, visitar a los clientes, formar comerciales, contestar  consultas, crear documentos didácticos, redactar presentaciones y vídeos.

Para hacer bien este ejercicio hay que partir de la situación real, no de lo que nos gustaría. Hay que hacer una fotografía fiel de la realidad. Solo desde ésta, podremos poner objetivos de mejoras. Si la fotografía no es real, cualquier acción que planteemos será ficticia y no llevará a ningún resultado.

Sin embargo, si se te ocurren procesos mejores o nuevas tareas, no las dejes escapar, apuntalas en una hoja -o archivo- para que una vez tu departamento esté estabilizado, las puedas retomar y poner en funcionamiento.

Las tareas administrativas

Separa las tareas administrativas del resto, son las que solo te competen a ti como gestor, por ejemplo, marcar estrategias, analizar datos, crear estadísticas, reportar a dirección.

Descríbelas de la misma forma que las anteriores y asegúrate de identificar las herramientas y las habilidades que necesitas y formarte en ellas.

¿Y qué pasa con las habilidades?

El siguiente paso es analizar las habilidades necesarias para desarrollar cada tarea.

Identifica las habilidades que son necesarias y descríbelas con conceptos claros y unívocos, que no den lugar a dudas o malentendidos.
Te encontrarás tareas similares que necesitarán habilidades distintas. Por ejemplo, “visitar clientes en España” y “visitar clientes en Alemania” son similares, pero hay una habilidad muy importante que las diferencia: el idioma.

De la misma forma puede que necesites la misma habilidad en distintas tareas, pero a un diferente nivel de conocimiento, no es lo mismo poder comunicarse por correo en alemán, que saber mantener una conversación fluida. También en este caso es importante ceñirse a la realidad y realizar los análisis basándose en la efectiva necesidad que existe en ese momento.

No te inquietes si detectas que un compañero que se ocupa de tareas específicas, tiene limitaciones en alguna de las habilidades que tú consideres necesarias. Este análisis te permite poner remedio a esas limitaciones y perfilar un plan de formación especifico.

No obstante, ten mucho cuidado con no personalizar el análisis y dejar que tu opinión sobre tu equipo influya en el  objetivo.

Habilidades y funciones

Verás cómo las habilidades se agrupan naturalmente según ciertas afinidades.

Es lógico que para «Crear planos de CAD” se necesite saber ‘diseñar en CAD’ y ‘conocimientos mecánicos’ o para “Hacer oferta en alemán”, se necesite “conocer las tarifas”, “conocer los descuentos”, “dominar el alemán”.

Vistos de otra manera, estos grupos de habilidades describen las funciones -puestos de trabajo-. En el ejemplo anterior, tienes un “Diseñador CAD” y un “Área Mánager Alemania”. De esta forma las funciones están relacionadas con las tareas y las habilidades.

Evalúa a cada persona de tu equipo según las habilidades necesarias para su puesto y cruza lo que sabe con lo que debe saber. Identificar las funciones -como conjunto de habilidades- te servirá para afinar los planes de formación.

Puede pasar que la persona que cubre un puesto no tenga todas las habilidades necesarias para desarrollar sus tareas de forma óptima: conocimientos de idioma, estadística, finanzas u ofimática… Son todos aspectos, en los que se puede planificar una fonación siempre que haga falta.

Finalmente, perfila una descripción detallada por función, de forma que los compañeros de tu equipo sepan exactamente las tareas que tienen asignadas según el puesto que cubren.

Táctica y estrategia, esprint y maratones

Aprende a distinguir las tareas de corto y de largo plazo. Las que tienen que ver con operaciones puntuales dentro de un proyecto y las que tienen que ver con el logro global del proyecto.

Cada departamento se divide entre actividades tácticas y estratégicas. Si las identificas, podrás organizar los recursos para no descuidar lo que será importante a largo plazo; si no lo haces, tendrás todo perfecto para hoy o esta semana, pero el mes que viene o el siguiente tu equipo se caerá con el primer cambio de rumbo del mercado o de la empresa.

Seguimiento

¡Bien! Ya tienes tu tabla de tareas, funciones y habilidades… algo así:

Ahora te toca mantenerlo y darle seguimiento.

Organiza reuniones semanales para tratar las actividades claves del departamento con un orden previamente establecido.

Realiza un seguimiento sobre cómo tu equipo invierte su tiempo para contrastar cuánto se dedica a cada una de las responsabilidades y para balancear los recursos y las prioridades.

Si lo antes expuesto está bien ordenado, al momento en el que sea necesario cambiar o ampliar las responsabilidades de tu departamento, será más fácil calcular los recursos que necesites.

¡Lo más importante!

Todo el sistema está montado: tienes tareas, responsabilidades, funciones y habilidades.

Por fin, ¿crees que has terminado? ¡Ni lo pienses!

Tu trabajo de gestor comienza ahora.

Nunca dejes de actualizar, revisar, ajustar y sobre todo PENSAR en cómo mejorar. Añade y organiza todo lo que entre nuevo y verás cómo tu cuadro de mando evoluciona con el tiempo.

Te sugiero que hagas una revisión profunda por lo menos cada semestre.

Truco de Outlook®

Te voy a enseñar un truco muy práctico para gestionar tu correo.

Te habrás fijado que en la cinta de opciones de Outlook tienes un desplegable “Categorizar”:

Puedes crear una categoría para cada familia de tareas o responsabilidades y asignarla a los correos relacionados.

Si además, le asignas un marcador:

Tendrás una lista de correos pendientes organizados por responsabilidades en la vista de Tareas de Outlook.

¡Pruébalo y cuéntame como te va!

¡OJO!
No uses Outlook como una lista de cosas que hacer. Puede ser engañoso. Simplemente categoriza los correos para darle un seguimiento de forma más fácil y luego gestiónalos dentro de tu espacio de trabajo -como OneNote, Evernote o papel y lápiz, el que prefieras- con listas To-Do de proyecto. Esto lo veremos mejor en otro post más adelante.

Para saber más

Espero que el artículo te haya sido útil y si tienes más preguntas o si necesitas una plantilla con la que comenzar, solo tienes que contactarme y estaré encantado de proporcionarte la ayuda necesaria.

Te dejo un par de enlaces que te pueden ayudar a organizar tus próximas reuniones. Este y este.

Además, volviendo a las diferencias entre táctica y estrategia, este artículo es de mucha ayuda para entender bien las diferencias.

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