Planificar una reunión de trabajo efectiva, requiere método y atención o estará destinada al fracaso. ¿Cómo podemos asegurarnos de que todas nuestras reuniones sean un éxito?

¿Cómo planificar una reunión eficaz?

Modelo para planificar una reunión eficaz.

Aquí encontrarás una guía simple y práctica, un patrón que te llevará por todos los pasos, desde la preparación, hasta el cierre de reuniones eficaces. No hay que dar nada por sentado y analizar minuciosamente cada punto para no dar lugar a desagradecidos problemas. Los pasos que vamos a analizar son la preparación, la introducción, el desarrollo, el cierre y el seguimiento.

La planificación de una reunión efectiva.

Preparación.

La preparación es clave, de allí depende mucho tu éxito. Tienes que definir un claro propósito para tu reunión: ¿es informativa, consultiva, creativa o formativa? Establece en primer lugar el objetivo.

Ahora piensa en los asistentes. Antes de invitar a alguien reflexiona detenidamente sobre si es realmente necesario, no añadas colegas solo para «que estén enterados». Invita solo a quienes tienen algo que aportar. No te guíes por simpatías, ni busques aliados y, recuerda, menos es más. Cuanta menos gente consigas invitar, mejor. Si tienes dudas con alguien, pregúntale con anterioridad si le interesa asistir, o ponlo en el campo ‘opcionales’ de tu invitación.

Establece siempre una agenda y un orden del día, por sencillo que sea, esto te permitirá estar seguro de que todos manejan la información del tema a tratar y cuáles son los tiempos. Por ejemplo, dedica cinco minutos a la introducción, diez a la presentación del asunto, treinta al debate, diez para las conclusiones y cinco para el cierre.

La agenda debe ser realista, no la sobrecargues y no estires los tiempos. Se debe ajustar al contenido, no al revés. Si ves que la agenda da para mucho, divídela en dos o mas reuniones.

Cuando tengas claros los tiempos, pregúntate qué herramientas vas a necesitar. Tanto si prefieres un Power Point, como improvisar con una pizarra, asegúrate de que esté preparada. Chequea si hay proyector y reserva una sala bastante grande para que todos estén cómodos y sin distracciones.

Envía tu invitación por Outlook indicando el lugar, previamente reservado y la agenda.

Introducción.

Es el momento de la reunión: llega unos minutos antes, prepara la sala y comienza puntual aunque no hayan llegado todos los invitados. Solo deja cinco minutos de cortesía Esto será una muestra de respeto hacia los que sí han llegado puntuales y una señal de que no podemos esperar a los que se han retrasado.

Introduce la reunión breve y claramente, indicando el asunto, el objetivo (propósito) y la agenda. Asegúrate de involucrar a todos desde el primer momento.

Desarrollo.

Ya entras en el vivo de la reunión. Dependiendo del propósito será mejor hablar o escuchar. Si estás informando de algo, necesariamente serás el protagonista y dejarás los comentarios y críticas para el final. Pero si es una reunión con la que pretendes consultar algo, deja primero hablar a los demás. Solo al final aporta tu punto de vista como estímulo para seguir con la conversación.

Liderar la reunión quiere decir dosificar las intervenciones, hacer que todos hablen, estimular los comentarios.

Si los asistentes comienzan a desviarse del tema principal, detenles, modera los tonos. Si aparecen conflictos busca puntos de unión, fuerza los más conflictivos a una postura más neutral.

Observa la actitud de cada asistente: ¿notas cansancio, impaciencia, nerviosismo, aburrimiento, interés, respeto mutuo?, ¿quién habla y quién no?, ¿quién se opone?, ¿quién interrumpe?. Observar te servirá para sopesar las opiniones y para saber a quién involucrar en el futuro.

Si la conversación se estanca o el conflicto sube de tono, es mejor parar, hacer un descanso o cerrar la reunión y retomar el tema en otro momento.

Para gestionar la reunión recurre a estas herramientas. Pide a los participantes tomarse unos minutos en silencio para pensar qué quieren decir respecto al tema e invítalos a anotarlo en un papel o en un post-it -previamente distribuido por ti-. Este ejercicio puede ser individual o en pareja dependiendo del número de personas. Una vez pasado el tiempo, recoge todos los post-it y pégalos en la pizarra, organízalos, ordénalos en un mapa mental, solapa los duplicados pero sin descartar ninguno. También puedes pedirle a cada asistente que lea sus notas -sin post-it- y tú las apuntas organizándolas y anotando las repeticiones. Otra forma de comenzar el debate es a través de una ronda de preguntas, esto activa la comunicación y rompe el hielo obligando hasta a los más tímidos a participar. Dependiendo del grupo puede ser mejor una de estas metodologías o una lluvia de ideas más abierta, todo depende de tu elección y preferencias.

Cuando el grupo haya expresado todas sus ideas podrás dar tu punto de vista para alimentar reacciones y seguir aportando información. Recuerda, en ningún momento fuerces la toma de decisión. Si el tiempo no ha sido suficiente planifica otra reunión para terminar.

Deja los últimos cinco minutos para resumir y acordar el siguiente paso. Termina SIEMPRE a la hora establecida.

Cierre.

Es el momento del cierre. Debe quedar claro para todo el mundo cuáles son las conclusiones y cuál es el siguiente paso. Resume en voz alta tus apuntes y anota comentarios, anuncia el acta que vas a hacer y que todos deben compartir. El siguiente paso es escribir un documento formal, éste debe ser práctico, tipo lista y fácil de leer, que indique claramente la acción, el responsable y el plazo de ejecución.

Si no se hubiese llegado a un acuerdo sobre fechas o responsables, indícalo. No te preocupes por hacer el ‘acta perfecta’, sino por hacer un acta real.

Puedes descargar un formato de acta de reunión de trabajo aquí.

Seguimiento.

La reunión no acaba con el acta, es necesario hacer un seguimiento de lo que se ha acordado y de su cumplimiento.

Esquema de resumen:

Preparación

Definir el propósito: informar, consultar, decidir, explorar, instruir.
Valorar alternativas: ¿la reunión es realmente necesaria o hay otras maneras de perseguir el propósito?
Establecer los asistentes que realmente puedan aportar algo.
Establecer la metodología, lluvia de ideas, ronda de preguntas, post-it individuales, etc.
Realizar una agenda realista y no sobrecargada.
Preparar sala y herramientas necesarias, cuidar la logística.