¿Qué tal está tu escritorio? ¿Qué herramienta usas para organizar tu día a día?

No es fácil desenvolverse entre smartphones, agendas, ordenadores y libretas de papel y encontrar la forma más conveniente de gestionar la información y las citas del día a día.

El exceso de opciones resulta ser tan malo como su defecto.

Aquí encontrarás algunos truquillos que conmigo han funcionado. Habrá algo que podrás copiar y otras cosas que te parecerán locuras.

La premisa fundamental es que cada uno tiene que forjar su sistema y que no hay una solución definitiva, aunque nos quieran vender blogs y libros que digan lo contrario.

Así que, manos a la obra para construir, como si estuviera hecho de Legos, tu escritorio ideal.

7 trucos para organizar tu escritorio

El escritorio suele ser un espacio caótico; tanto el virtual de tu ordenador, donde acumulas enlaces y carpetas que luego no abrirás en la vida; como el real, donde apoyas los brazos mientras tecleas, apilas informes y folletos inútiles y coleccionas muñequitos, plantitas, cachivaches electrónicos y cargadores.

¡Vamos al grano!

1. El escritorio es tu puesto de mando

Organiza tu puesto de trabajo con dos objetivos:

• Tener a mano todo lo que necesitas.
• Evitar distracciones.

Esto quiere decir que deberás observar durante un tiempo lo que usas y lo que no. Si hay iconos en el escritorio de tu ordenador que no pinchas desde el año pasado, quítalos.

No dejes nada ‘por si acaso’.

Haz lo mismo con la mesa de trabajo: archiva esos informes antiquísimos, guárdalos en un armario o tíralos definitivamente a la papelera, también puedes reciclarlos.

¿Y cómo se lo que realmente necesito?

Un truco muy bueno para averiguar lo que realmente necesitas, es vaciar tu escritorio metiendo en una caja absolutamente todo lo que tienes en la mesa. En el ordenador puedes usar una carpeta.

En el plazo de un mes observa y toma nota de lo que saques de la caja porque realmente sera lo que necesites y déjalo en el escritorio.

Lo demás que no has sacado de la caja lo puedes tirar o guardar en un armario o una cajonera.

Evitar distracciones también quiere decir reordenar los objetos para que estén a mano, y así, no tengas que moverte y distraerte cuando busques un lápiz, un bolígrafo o un rotulador.

Organiza los documentos por proyectos o por funciones, así cuando estés centrado en un asunto tendrás a mano todo lo relacionado con ese asunto.

Y no olvides un toque de humor, de verde o tu muñequito favorito, para sentirte cómodo y sacarle una sonrisa a los que te visitan ? .

2. Herramientas de trabajo

OneNote es una efectiva herramienta de trabajo. En mi caso utilizo las secciones para identificar los proyectos y las páginas para guardar la información de cada proyecto.

Además, se pueden guardar archivos y hojas de cálculo y trabajar con ellos directamente dentro del mismo OneNote.

¡Muy cómodo!

Puedes también capturar pantallas y páginas web desde la extensión para navegadores IE, Chrome, etc.

Su integración con Outlook (no solo correos sino calendarios y tareas) permite que se puedan enviar correos, enlazar notas y reuniones y dar de alta nuevas tareas relacionadas con las notas y los documentos de proyecto.

También es útil sincronizar OneNote con OneDrive para guardar los blocs de notas en la nube y poder consultarlos desde cualquier dispositivo.

3. Cómo usar las listas

Para que nada se te escape o se te olvide puede usar listas. El truco para que sean efectivas es tener distintas listas según el tipo de nota que debes tomar.

Así podrías tener una lista ‘buzón’ donde poner las ideas y las notas hasta su sucesivo filtro.  Luego, una lista de ‘acciones’ podría registrar los recordatorios por proyectos o temas.

Para lo personal, haz una lista dedicada y para lo que no puedes hacer ya , pero que no quieres olvidar, haz una lista ‘algún día’.

Lo importante es que no te esfuerces de recordarlo todo, sino que lo guardes en tus papelitos reales o virtuales que sean, para poder consultarlos siempre que lo necesites.

4. Para tus proyectos personales

Soy usuario de Evernote dese el año 2011. La mayoría del tiempo siendo Premium y sobra decir que esta herramienta me encanta y la considero indispensable para mi día a día.

Uso Evernote para gestionar proyectos (sobre todo personales), almacenar información y digitalizar documentos.

Respecto a la sincronización entre dispositivos (ordenador, Tablet, smartphone) no tiene competidores.

5. Recursos gráficos

En algunos momentos habrás necesitado imágenes o ilustraciones para tus presentaciones y documentos. Bien, te aconsejo buscar en Pexels.com y Pixabay.com , sin duda los mejores stock de fotos libres de derecho para el uso profesional, (por cierto, si conoces otros, déjalo en los comentarios ?).

También, The Noun Project.com  es mi fuente para iconos e ilustraciones. Es increíble la cantidad y la calidad del material que se encuentra en estos sitios.

Si los pruebas y te gustan te invito a contribuir de alguna forma: libre no quiere decir gratis en internet, y si usas algún material, proporciona tú también cuanto tengas la oportunidad.

6. Herramientas para estar informado

Para seguir mis fuentes favoritas de noticias, como periódicos on-line o blogs, uso Feedly. Se trata de un recopilador de fuentes RSS y aunque de vez en cuando pruebe otros, al final vuelvo siempre a él.  Sin duda más cómodo que tener que visitar sitios y páginas web uno por uno, además, te propone el contenido sin distracciones, ni  publicidad.

Para aprender recurro a Blinkist y LinkedIn Learning. El primero, es un servicio para aprender a la velocidad de la luz. Puedes leer resúmenes de libros sobre cualquier tema, siempre que no sean de ficción. Funciona también con apps para Android y iOS. Los resúmenes son buenos, me gusta la estructura y lo considero un servicio de calidad y muy útil. Por su parte, Linkedin Learning (apartado del propio LinkedIn), ofrece cursos sobre temas muy diversos. Tiene versión desktop y apps, es muy sencillo de usar y tiene un catálogo excelente.

Para leer uso Kindle. Hace algún tiempo me propuse no comprar más libros en papel por las diferentes ventajas que suponen los soportes electrónicos. Estoy cumpliendo con creces gracias a este dispositivo de Amazon; un catálogo amplísimo en varios idiomas que me permite comprar libros en español, italiano e inglés desde la misma plataforma. ¡Estoy encantado!

7. Y si echas de menos papel y lápiz…

Fuera de la pantalla, sobre la mesa uso Moleskine. El tacto, los materiales y el diseño no tienen rival. Tanto la libreta tamaño cuartilla como la media cuartilla, son artículos fijos de mi arsenal de papelería.

Para saber más

Si no estás satisfecho y quieres averiguar sobre otras técnicas y trucos para organizarte y ser más productivo, te recomiendo comenzar por Getting Things Done – David Allen, un clásico repleto de buenos consejos.

Podrás seguir luego con algo más reciente pero también útil, The Pomodoro Technique – Francesco Cirillo, que basa su técnica en ‘pomodoros’ de tiempo.

Por último, te dejo los enlaces de los productos y servicios nombrados arriba:

Pexels.com, Pixabay.com, The Noun Project.com, OneNote, OneDrive, Evernote, Blinkist, Linkedin Learning, Kindle, Moleskine.

PS: Indico que dejo estos enlaces solo para tu información y comodidad, ya que no disfruto de ningún programa de afiliación o recompensa desde estas empresas.

Photo Credit Pixabay.com