¿Estás cansado de perder el tiempo con reuniones improductivas? Sean muchas o pocas, estoy seguro que tienes que atender una cantidad de reuniones en las que querrías salir corriendo. Tanto en aquellas donde el anfitrión eres tú, como en las que no, te habrás preguntado mil veces qué podrías hacer para cambiar esa situación y hacer que todas tus reuniones sean eficaces. Aquí tienes unas claves para que puedas ponerte manos a la obra y cortar con las pérdidas de tiempo.

Cómo organizar una reunión eficaz.

La mayoría de las reuniones que nos dejan esa mala sensación de haber perdido el tiempo, proceden de una mala organización. Las reuniones, para ser eficaces, deben ser planificadas y organizadas con cuidado y atención. Deberás de ser tú el primero que haga un esfuerzo para que la reunión sea útil y productiva.

Reflexiona sobre los distintos aspectos que trataremos, irás descubriendo muchas herramientas para crear y gestionar tu reunión eficaz. ¡Pero ojo! tienes que ser honesto contigo mismo y reconocer desde el minuto cero lo que estás haciendo mal. No se trata en ningún momento de auto-evaluarte, sino de mejorar.

El propósito de la reunión eficaz.

Ante todo establece muy claramente el PROPÓSITO de la reunión. Estamos acostumbrados a poner toda reunión en el mismo saco, pero hay distintos tipos y cada una necesita una estrategia distinta.

La reunión informativa.

Cuando has tomado una decisión relevante para tu equipo o colaboradores y necesitas informarles de ella, cuando desde dirección se establecen nuevas reglas de convivencia o norma de uso de espacios comunes, te interesa hacer una REUNIÓN INFORMATIVA. El objetivo de la reunión informativa es el de comunicar una decisión ya tomada, oficializar una nueva medida, poner en ejecución una nueva norma. Los asistentes serán conscientes de que la decisión ya está tomada e irán a la cita con curiosidad y ánimo de escuchar. Si hubiesen comentarios o críticas sobre la decisión comunicada, podrás pedir que se dejen para el final, escucharlas atentamente, anotarlas y comunicar que se tomarán en cuenta para la siguiente revisión de la medida.

La reunión consultiva.

Otras veces, te interesará reunirte con tu equipo o con tus colegas de otro departamento para consultar su punto de vista y recaudar información antes de tomar una decisión sobre un tema concreto. En este caso, es fundamental dejar claro de antemano cuál es el tema para que los asistentes se puedan preparar. Una vez expuesto el asunto de la reunión, deja hablar a los demás sin interrumpir y teniendo cuidado de que todos puedan opinar. Controla los más expresivos y anima a los más tímidos. Observa, escucha, recauda información, anota. No des tu punto de vista, simplemente estimula la conversación e intenta sumar puntos de vista distintos. Este tipo de reunión se llama REUNIÓN CONSULTIVA. Su objetivo no es el de tomar decisiones sino recaudar información. No apresures a nadie, ni a ti mismo, para llegar a una conclusión y deja claro que la reunión no sirve para ello, sino para debatir, analizar y proponer. Ayúdate con herramientas que fomenten el flujo de ideas: deja un paquete de post-it para que cada uno vaya apuntando sus ideas y luego pégalos en la pizarra, usa colores distintos para apuntar todo y organizar la información, usa rondas de preguntas para que todos hablen.

La reunión decisoria.

El siguiente paso se dará en la REUNIÓN DECISORIA. Tras haber recopilado información sobre el asunto a tratar, podrás consensuar una decisión. La función de mediación -o facilitación- es fundamental. Es muy probable que se generen opiniones distintas y contradictorias. Deberás reunir los puntos de vista, acomunar, sumar, buscar compromisos, negociar para que la decisión final sea lo más compartida posible. Recuerda: no es TU decisión, es la decisión del grupo. Si por el contrario, estás interesado en decidir solo, sin tener en cuenta a los demás, no necesitas una reunión decisoria, sino tomar la decisión en solitario y convocar una reunión informativa. Asegúrate de que los asistentes sepan que están allí para que su punto de vista se tenga en cuenta. Fomenta la participación, la confianza, la implicación.

Estas últimas dos reuniones -consultiva y decisoria- pueden coincidir o no en una misma sesión, depende de la envergadura del tema a tratar. No apresures y deja que las ideas fluyan sin cortarlas. Si fuese necesario realizar varias reuniones sobre el mismo tema, que así sea.

La reunión creativa.

Una variante de la reunión consultiva es la REUNIÓN CREATIVA. Pedimos ayuda a los asistentes para buscar una interpretación ‘out of the box’ a una cuestión. No necesariamente se trata de consultar para tomar decisiones, si no podría tratarse de buscar otros puntos de vista para entender una situación compleja. Piensa muy bien a quien invitas: buscas creatividad, armonía, diversidad, positividad, confianza. Piensa en quiénes reúnen estas características. La mayor dificultad de liderar una reunión creativa, es liberarse del prejuicio y evitar la ironía cuando salgan propuestas aparentemente disparatadas. Recuerda que las ideas más raras son las más valiosas, pues lo obvio lo puedes pensar tú solo. Además, por fantasiosa e irreal que puedan parecer algunas aportaciones, siempre serán útiles para inspirar otras ideas, hasta llegar a la clave que buscas. Como en la reunión consultiva necesitarás pizarras, papeles, post-it para alimentar la creatividad.

La reunión Instructiva.

Por último, existe la REUNIÓN INSTRUCTIVA, el cursillo. Aun siendo la más fácil de identificar, puede generar dudas si los asistentes no se ven beneficiados por la inversión de tiempo. Transmite con claridad el asunto y el porqué les beneficia. Deben querer aprender y prestar atención o tendrán la sensación de estar perdiendo el tiempo. También son importantes los medio como proyectores y pizarras Asegúrate de tener lo que necesites y que no ocurran contratiempos.

Conclusiones.

Con esta información podrás planificar mejor tus próximas reuniones y aprovechar mejor las que organicen los demás. Aunque no seas el anfitrión, puedes colaborar en la preparación y ayudar  a los asistentes a identificar el propósito y la actitud más útil.

Ahora tienes una herramienta más para hacer que tus reuniones sean productivas, habrá más información en próximos posts para que paso a paso puedas planificar, desarrollar y cerrar en la mejor forma.

Photo Credit: Pexels.com

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