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Alguna vez ¿has tenido la impresión, al final del día, de haber estado muy ocupado y al mismo tiempo no haber hecho nada?

Los días y las semanas pasan muy rápidamente y a menudo, saltamos de un proyecto a otro, de una a otra actividad, casi sin darnos cuentas, sin un orden concreto. Esto hace que nos quedemos con un sentido de confusión y con la impresión de que nuestro tiempo no ha sido útil.

Trabajando de esta forma, se alimentan ideas que a menudo no son correctas: la impresión de estar dedicando mucho tiempo a una tarea, o ninguno a otra; la impresión de necesitar sacar tiempo para terminar un proyecto concreto o de estar dedicando demasiado tiempo a otro.

Sin embargo, si pudieses mirar lo que haces desde fuera como si fueses un espectador de tu día a día, te darías cuenta de adonde se va tu tiempo realmente y, sobre todo, que la mayoría de tus impresiones están equivocadas.

De igual forma, cuando tienes poco control de tu tiempo, es muy fácil que se mal distribuya entre tus tareas, acabando con dedicar mucho a las que no son importantes y poco a la que sí lo son.

Si lo de arriba te suena, hay que poner remedio.

¿Qué es el Time Tracking, o rastreo del tiempo?

time tracking

Fuente: Pexels.com

Hace unos años me planteé buscar una forma para analizar con más objetividad el tiempo que estaba dedicando a las distintas actividades de mi día a día en el trabajo.

Tenía dos objetivos principales:

  • Comprobar si mis impresiones eran correctas, o simplemente, impresiones.
  • Distribuir el tiempo a disposición en función de la importancia del proyecto y no en función de la dinámica de la jornada (mail, llamadas, presiones, etc).

Luego de realizar diversas investigaciones y probar algunos métodos más o menos conocidos, encontré que en todos había algo que no me convencía: demasiado engorrosos y que requerían mucho tiempo para gestionarlos; necesidad de programas y herramientas adicionales; no obtenía como resultado un análisis significativo y útil; o eran demasiado complejos para trasmitirlos a mi equipo de trabajo.

Así que, al final, he tenido que pensar y construir un método mío.

¡Y aquí, lo comparto contigo!

Método de Time Tracking, o rastreo del tiempo

La idea de fondo es la de reconocer cuáles son las áreas y tareas de tu día a día a las que más tiempo y energías dedicas.

Veámoslo.

El problema es que puede que tengas decenas y decenas de tareas por realizar. Si te pones a mirar con lupa y pones en una lista todo lo que haces, no terminarás nunca; por lo que hay que buscar la forma para que el cometido sea más llevadero y viable.

Por ello, no pienses en tareas sino más bien en ámbitos, áreas de trabajo, categorías o simplemente las responsabilidades que tienes.

El rastreo de tu tiempo será mucho más fácil si lo realizas para 5 o 6 categorías de tareas distintas en lugar de todas, así no estarás constantemente saltando de una a otra y no deberás  preocuparte por registrar cada cambio.

Este enfoque también tiene la ventaja de ser escalable, de forma que, si comienzas con un rastreo más genérico de unas pocas categorías y según los resultados surge la necesidad de entrar más a detalle, siempre puedes aumentar y seccionar las categorías en sub-categorías o tareas concretas.

Una vez tengas tus categorías definidas te toca preparar una tabla o lista donde apuntar lo que haces.

Puedes usar una tabla tan sencilla como la que se presenta a continuación e ir rellenando con una sigla los espacios, según lo que hagas.

TIME TRACKING

Es importante que adaptes el horario  a tus necesidades y los intervalos, según tus costumbres. En mi experiencia, una hora es suficiente, pero podrías probar con intervalos de media hora o de dos horas según lo que te parezca mejor y te sea más útil.

Recuerda, es cuestión de probar y adaptar el método a tus necesidades. Es éste el que debe adaptarse a ti y no al revés.

Sobre todo, al principio, no debes preocuparte por ser muy estricto, ni muy fino. Si redondeas no pasa nada, si al final del día tiras de memoria, porque se te olvida ir apuntando a cada hora, tampoco pasa nada.

Hazlo como mejor puedas, pero siempre manteniendo la tarea liviana, que no resulte en una carga más. Los resultados serán válidos y útiles, aunque te equivoques de vez en cuando.

En fin, te sirve a ti, lo haces para ti, para mejorar tu día a día, así que merece la pena el esfuerzo, pero sin que te atropelle la labor.

Una vez que tengas tu tabla, por mes o por semana, te será fácil registrar cómo empleas  tu tiempo y al final del mes  solo debes contar las celdas de cada tipo para saber a qué te has dedicado.

Teniendo la medida real respecto a la inversión de tu tiempo, podrás gestionarlo mejor, es decir, decidir si redistribuirlo, seguir así o tomar otras medidas.

Por ejemplo. Si eres cocinero (y que no se enfaden los cocineros si me equivoco con algo 😉) tendrás decenas de tareas distintas: organizar la cocina, hacer la compra al por mayor, ir al mercado, revisar los productos frescos, gestionar el personal, preparar los turnos, preparar lo precocinado, organizar el menú, entrantes, mariscos, carnes, platos fuertes, arroces, gestionar la limpieza, el orden, etc.

Si quisiéramos tomar nota de todo lo que hace el cocinero podría volverse un caos. No se puede estar pendiente de tantas tareas distintas, pero sí podemos agruparlas. En fin, poco importa si está preparando cordero o ternera, lo que importa es saber que está preparando carnes. Poco importa si compra marisco o pasta, lo importante es conocer el tiempo que dedica a las compras.

Según este principio podríamos sacar categorías principales:

  • Abastos (al por mayor, mercado, minoristas, etc.).
  • Gestión de personal (turnos, faltas, entrevistas).
  • Precocinados (sin dependencia del tipo de plato).
  • Platos principales (sin dependencia del tipo de plato).
  • Limpieza y cierre (y otros aspectos relacionados).

Con 5 categorías ya es más fácil gestionar un rastreo.

Además, a cada categoría asignarás una sigla para tu tabla:

  • Abastos -> podría ser una A.
  • Gestión de personal -> podría ser una G.
  • Precocinados -> P.
  • Platos principales -> R.
  • Limpieza y cierre -> L.

Así será más fácil rellenar tu tabla.

Para saber más

Una vez tengas los resultados de unas semanas o un par de meses, está en tus manos mejorar la distribución de tu tiempo según las prioridades que te marques.

Puedes hacer muchas cosas, pero mejor lo vemos en otro post 😉.

Mientras tanto puedes ir practicando con esta plantilla.

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Hace dos semanas me ha contactado un amigo que no había visto desde hace ya varios años. Trabaja en una importante empresa norteamericana y le han asignado un nuevo cargo: ahora es Worldwide “GDN” Gerente de Desarrollo de Negocios. Al verse inmerso en nuevas responsabilidades, él se ha acordado de mi experiencia previa en este puesto y me ha pedido charlar para intercambiar algunas ideas sobre esta interesante posición.

De este encuentro han salido unas conclusiones muy interesantes sobre lo que es el puesto de Gerente de Desarrollo de Negocios, las cuales voy a resumir aquí para que les puedan ser útiles a todo aquel que se enfrente a esta responsabilidad.

Lo que debe de tener un Gerente de Desarrollo de Negocios

Me he estado ocupando del Desarrollo de Negocios durante tres años buscando nuevas aplicaciones y clientes para el grupo electrógeno. Ha sido una labor muy interesante, por un lado, porque me ha permitido conocer nuevos sectores y por el otro me he medido con excelentes profesionales de los cuales he podido aprender nuevos enfoques del negocio.

El Gerente de Desarrollo de Negocios en breve

Las claves del Desarrollo de Negocios son la creatividad, el conocimiento del producto y las relaciones.

La creatividad sirve para poder inventarse nuevas aplicaciones, nuevos espacios donde tu producto pueda encajar. Lo natural es buscar entre la competencia directa pero el GDN debe procurar pensar ‘afuera de la caja’ y plantearse nuevos competidores, comenzando por las tecnologías indirectamente competidoras.

El conocimiento de producto es fundamental para saber hasta dónde podemos encajar en un nuevo sector. Hay que dominar las características, las funcionalidades y las limitaciones, ya que de lo contrario, perderemos mucho tiempo buscando averiguar compatibilidades o mantendremos ocupados a otros compañeros que lo hagan por nosotros.

Las relaciones son fundamentales para el largo plazo, la confianza se ha de construir desde el primer contacto tratando de entender el cliente, sus necesidades, su mundo. No se trata de vender algo, sino de solucionar problemas de forma práctica y competitiva.

¿Y eso es todo? Claro que no…

Las responsabilidades del Gerente de Desarrollo de Negocios a menudo no están definidas claramente y se amoldan a la organización, a su entorno de mercado y a las personas que desempeñan el puesto.

Sin embargo, el común denominador es generar nuevos negocios y/o aumentar el existente.

¿Cómo se consigue desarrollar nuevo negocio?

Hace años en una reunión en Alemania estaba proponiendo una colaboración a una empresa, demostrando cómo nuestra sinergia podría generar una solución alternativa, innovadora e interesante para nuevos clientes que tenían un problema muy concreto.

Entró el Director Comercial y, no sin cierta chulería, me dijo: ¿Y tú, no me querrás vender algo verdad? No tengo tiempo para esto.

No quiero venderte nada, le contesté, sólo creo que juntos podemos encontrar soluciones para nuevos clientes y nuevos mercados.

Mi respuesta le tranquilizó y finalmente nos sentamos a trabajar.

¿Existen métodos y técnicas a las que un recién estrenado en GDN puede acogerse o inspirarse para poder andar bien desde el principio y acelerar el proceso de Desarrollo de Negocios?

El Gerente de Desarrollo de Negocios trabaja para identificar y procurar nuevos clientes y nuevos negocios. El desarrollo de estas cuentas pasa a través de la creación de redes, la promoción de diversos servicios del negocio, la inclusión de productos y servicios innovadores y la vigilancia tecnológica.

La caja de herramienta del Gerente de Desarrollo de Negocios

desarrollo de negocio

Estudiar los mercados

Diseña o comprar estudios de mercado es la forma más rápida y efectiva para centrar el tiro y enfocar la estrategia.

Aproximarse a una cantidad infinita de posibles objetivos es imposible y por lo tanto, es necesario priorizar. Para ello, hay que investigar todos los mercados y oportunidades potenciales y sucesivamente valorar con los Indicadores clave de rendimiento (KPIs, Key Performance Indicators) las oportunidades que brinda cada uno.

Nunca elegir a priori, nunca tener prejuicios.

Es necesario ser proactivo y no entrar en la “dinámica del bombero”, es decir, apagar incendios en medida que ocurren. El GDN debe de tomarse el tiempo necesario para analizar, trazar objetivos y plantear estrategias.

Un error común es el de pensar que todo tiene que ser nuevo y no es necesario investigar las relaciones existentes. Sin embargo, pueden aparecer lagunas y oportunidades, incluso con el cliente más consolidado.

Colaboraciones con las otras áreas de la empresa

Desde la fase comercial hasta la post venta y pasando por los departamentos técnicos. Todas las funciones de la empresa deben de participar en el proceso de desarrollo de negocio y aportar conocimiento e ideas. Lo mucho que estos departamentos sean capaces de aportar dependerá de la capacidad de gestión y negociación del GDN. No se trata de -sólo- vender un proyecto a un cliente, sino también vender una idea dentro de la empresa para que todos se unan y trabajen para conseguir el objetivo.

Encuentro siempre muy útil realizar un Plan de Marketing con el cual se puede organizar la información del proyecto o producto que se vaya a realizar.

Simplificando, las partes de un Plan de Marketing son las siguientes:

Análisis: donde se recogen los resultados del análisis de mercado realizado, así como la situación de la competencia y de los competidores.

Objetivos: una vez se tenga la fotografía de la situación del mercado, se pueden establecer objetivos. Vender tantas unidades, facturar un cierto importe o simplemente consolidar la marca o entrar en un nuevo sector.

Estrategia: Esto es el corazón del Plan de Marketing. Conociendo la situación del mercado y teniendo claros los objetivos de la empresa, podremos establecer una estrategia para conseguirlos. Para esto, se puede utilizar el método de las 4p de Kotler e involucrar a las demás funciones de la empresa: Producto con técnicos, repuestos, postventa; Precio y Distribución con comercial y dirección; Promoción con Marketing.

Presupuesto: para estimar los gastos y los beneficios y realizar un seguimiento.

Control: para realizar seguimiento del mercado, de los objetivos y de los cambios que deberás de ir aportando a la estrategia.

Es fundamental, insisto, que tanto los objetivos como la estrategia sean compartidos ente todos los actores involucrados. De no ser así, será un fracaso seguro.

La gestión de los conflictos

El GDN es una función que puede generar conflictos.

En cualquier organización, grande o pequeña, la diferencia la marcan las personas. El mismo procedimiento en manos de distintas personas puede llevar a resultados sorprendentemente distintos en función de la actitud y motivaciones de cada uno.

Hay que entender a las personas con las que se tienen que colaborar, sacar sus verdaderas motivaciones, sus limitaciones y sus puntos fuertes.

Seguro que te encontrarás con casos imposibles, pero no pierdas tiempo con ellos y céntrate en los compañeros, canales y los equipos que sí te dan seguridad y te garantizan colaboración.

Inventarse nuevos productos o variantes

He mencionado al principio que la creatividad es un ingrediente fundamental para el éxito del GDN. Esta habilidad servirá para encontrar nuevas situaciones, nuevas oportunidades, inventarlas y crearlas cuando no estén claras todavía.

Por otro lado, la creatividad se puede aprovechar con el producto o los servicios que ofrecemos. Nuevas versiones, variantes y accesorios abren nuevas posibilidades y la mayoría de las veces no se trata de cambios drásticos sino de replanteamientos superficiales. Sin embargo, tienen mucha efectividad: kit CKD, productos no terminados, versiones simplificadas del producto pero también nuevos servicios financieros o de soporte pre y post venta pueden servir para abrir nuevas puertas y acceder poco a poco a nuevos negocios.

Acudir a los Eventos

Acudir a los eventos de sector es necesario para varias razones, algunas más evidentes y otras menos evidentes. Aunque a veces tengas la sensación de estar perdiendo el tiempo o no ser productivo, métete en la agenda algunos eventos, sólo ten la precaución de seleccionarlos muy bien y te asegurarás sacar provecho de ellos.

Los eventos como conferencias, ferias y fórums te permiten mantenerte al día con las tecnologías y las soluciones que ofrece la competencia; te permite conocer profesionales y asistir a charlas donde podrás establecer nuevas relaciones tanto con clientes como con empresas colaboradoras; podrás observar las tendencias de sector y anticiparte a los cambios antes de tu competencia.

Aunque alguna vez tengas la sensación de haberte equivocado con la selección y de que el tal evento no haya sido muy provechoso, no te preocupes, simplemente no repitas esa selección. Céntrate en aquellos que veas productivos.

Estableces tus KPIs para valorar la efectividad de un evento. Estos pueden ser número de contactos, la cantidad y calidad de ideas nuevas, la presencia de oportunidades concretas, los ofrecimientos de colaboración. ¿Y cuáles más podrían ser en tu sector?

Construir relaciones

Para construir relaciones a largo plazo, debes de ir con la profesionalidad por delante, cumple lo que prometes y no prometas lo que no puedes cumplir. Esto no quiere decir ser conservador, o no tomar riesgos, sino que cuando tomes un riesgo lo tengas controlado y sopesado, conociendo las herramientas y los recursos a tu disposición.

Las relaciones se construyen viajando a donde están los clientes, los encuentros en persona son importantes sobre todo al principio y no abuses de teleconferencias. Aprovecha las redes sociales, sobre todo las profesionales como LinkedIn y mantente en contacto con los profesionales que aprecias. Menciónalos o envíales un artículo interesante para ellos. Dale las enhorabuenas por sus logros.

Puedes también inspirarte por otros profesionales e influencers de tu sector, podrás aprovecharte de sus experiencias y adaptarlas a tu sector.

CÓMO SE CALCULA LA POTENCIA DEL GRUPO ELECTRÓGENO

Te habrá pasado alguna vez que has querido vender algo y te toca preguntarte: ¿cómo se calcula el precio de venta de un producto o servicio?

Tanto si se trata de tu oferta profesional de fontanería, como si fuese acerca de una bici usada que hayas puesto en venta en Wallapop.com siempre existen ciertas dudas que surgen cuando debes  ponerle el precio a algo:

¿Será costoso? ¿Será muy económico? ¿Se encuentra al mejor precio? ¿Cómo lo venderá la competencia?

La buena noticia es que existen pautas que puedes seguir siempre que te encuentres en esta situación, da igual que vendas tus patines viejos en EBay.com,  te plantees abrir una tienda de electrónica o emprendas en tu nueva Start-up revolucionaria.

¡Vamos al grano!

como se calcula el precio de un producto o servicio

Las 3P: Pregunta, pregunta, pregunta

Presentarse al cliente con unos precios adecuados es esencial para tener éxito; si tus precios no son claros, tu cliente dudará al comprar y buscará otras opciones.

La mayoría de las personas toma decisiones de compra en función del valor que se le atribuye al producto o servicio. Por ejemplo, da igual lo que cueste producir un Smartphone, sólo interesa como impactará en nuestras vidas.

Por ello, a la hora de calcular el precio de venta de un producto o servicio, lo primero es analizar y comprender cuál es el valor -no el precio- que nuestros potenciales clientes atribuyen a lo que se les ofrece.

¿Es algo imprescindible? ¿Es algo que no es tan necesario? ¿Hay aspectos emotivos? ¿Es un artículo de moda?

Para asegurarte de que vas por buen camino lo más sencillo es ¡preguntar! Por obvio que parezca, es lo que nunca hacemos.

Busca una muestra de clientes potenciales, también valen amigos y familiares, y pregúntales cosas como:

  • ¿Qué opinas de mi producto?
  • ¿Qué valor tiene para ti?
  • ¿Qué problema te soluciona?
  • ¿Es algo importante para ti?

También puedes sondearles dando un rango de precios y discutir las diferentes impresiones.

Métodos prácticos para calcular el precio de venta de un producto o servicio

A continuación se presenta una recopilación de métodos prácticos que ya han sido probados.

Antes de leer lo de abajo, debes de tener claro que…

  • Producto: es el producto o servicio que ofreces.
  • Valor: es lo que el comprador cree que vale el producto. Es subjetivo y no depende de lo que cueste fabricarlo o prepararlo.
  • Precio: es el importe de venta, lo que paga el cliente.
  • Coste: es el importe que el producto le cuesta al consumidor, lo que se paga para fabricar algo, preparar la herramienta, comprar los materiales, alquilar una maquinaria, etc.

Precio según el coste

Lo que marca el precio final de venta es el coste del producto. Simplificando, se calcula así:

Coste + margen mínimo deseado = precio de venta

El coste es lo que tienes que pagar para poder ofrecer tu producto o servicio. Puede ser fijo o variar en función del volumen de productos producidos: si es variable deberás estimar una cantidad o calcular varias hipótesis por tramos.

Ejemplo: si das clases de baile, el coste fijo es el alquiler del local, el coste variable es la calefacción o imprimir los manuales para los alumnos. Si no hay alumnos, no hay costes variables.

El margen mínimo deseado depende de la subjetividad del criterio, o puede ser calculado de forma objetiva: podrá ser el beneficio que te esperas para vivir y compensar tu esfuerzo dividido entre el volumen esperado de ventas.

El problema cuando se usa este método es que falta una conexión entre el precio y el valor percibido por el consumidor.

Precio según el valor

Basamos el precio en lo que el producto vale para el cliente.

El precio de venta no puede superar el valor percibido por el cliente. Lo que tú opines no cuenta, ni lo que te cueste. Sólo cuenta lo que el cliente está dispuesto a pagar por lo que le ofreces.

Los clientes no se preguntan cuánto cuesta un producto; preguntan cuánto valor les aporta. Por lo tanto, al establecer el precio de un producto, debes  tener en cuenta el valor subjetivo y la forma en que éste mejora la calidad de vida de quien lo compra.

Puedes calcularlo así:

Valor percibido – margen = coste

Si calculas el precio según el valor, deberás cambiar la forma de trabajar y tal vez modificar tu producto para adaptar el coste al valor percibido por tus clientes.

Si fijamos el margen, en fin, lo necesitas para vivir, cuando usas esta aproximación, debes trabajar sobre el coste: bajando los gastos, negociando con los proveedores, inclusive modificando el producto.

Si tienes una amplia gama de productos, los precios deben seguir un criterio lógico y fácil de entender. Ser proporcionales en la medida de lo posible. Establece lo que da valor a tu producto y ajusta los precios a partir de ello sin pensar en lo que cueste. Tal vez compense sacrificar el margen con algún modelo, para mantener una cartera de productos más apetecible en su conjunto.

Ejemplo: si vendes aviones de madera hechos a mano y tienes 5 modelos de 10, 20, 30, 40 y 50 cm., de largo los precios deben de ser proporcionales, tal como 20€, 40€, 60€, 80€ y 100€.
Si los precios fuesen, 10€, 20€, 50€, 60€ y 100€, donde el de 30 cm., cuesta 5 veces más que el de 10 cm, y el de 50 cm, cuesta 10 veces más que el de 10 cm., generarás desconfianza y tu comprador lo pensará dos veces antes de adquirirlo. Esto, sin importar que las diferencias se justifiquen por tiempo, herramientas, útiles o coste de la materia prima.

Método de la mejor alternativa posible

como calcular precio de producto o servicio

Fuente: www.pexels.com

Si tienes claro que tus clientes objetivos buscan calidad y precio, puedes emplear el método de la mejor alternativa posible.

Debes identificar el producto que eligen tus clientes, es decir, la mejor alternativa posible a tu oferta. Una vez lo tengas, estudia las diferencias entre éste y tu producto: sopésalas y puntúalas.

Utilizando el precio de la mejor alternativa posible como base, podrás ajustar el precio de tu producto para que mantenga una relación entre calidad y precio comparable.

De esta forma, será fácil convencer a los clientes potenciales para que prueben tu producto.

Y… ¡seguro que, si lo prueban se enamoran!

Precio debajo de tus competidores

Esto no es realmente una estrategia, es una carrera hacia el fracaso.

Aunque aparentemente es un método muy sencillo para tener éxito, podrías alimentar una guerra de precios entre tus competidores, dar pie a una baja de beneficios y a una caída del valor percibido por tus clientes.

Es una bajada sin frenos y sin marcha atrás.

No es todo…

Después de haber establecido el precio de tu producto, hay más herramientas que puedes usar para sondear tu mercado y corregir el rumbo.

Tranquilidad para el cliente

Cuando sales al mercado sin tener experiencia y tu marca no es reconocida, es fuerte la tentación de bajar los precios para ser más atractivo que la competencia.

Sin embargo, hay otras formas de llamar la atención y establecer la confianza necesaria para que los clientes potenciales se sientan seguros, y decidan comprar tu producto.

Dependiendo del tipo de producto que sea, puedes establecer garantías de ‘satisfecho o reembolsado’, dejar un tiempo de prueba o una muestra gratuita.

Otra alternativa es cobrar ‘por éxito’. El cliente paga una parte del producto al principio y si tras un tiempo está plenamente satisfecho te pagará el resto o te devolverá el producto.

Recuerda, esto sirve al principio, una vez que tus clientes confíen en ti, no será necesario.

Si se trata de un producto costoso, busca un acuerdo con una financiera para ofrecer planes de pago personalizados, así te acercas a las necesidades del cliente sin asumir riesgos.

Servicios Freemium

Cuando hagas el análisis de tus clientes potenciales, probablemente encuentres distintos factores que determinan la compra, además de gustos muy diversos.

Habrá quien considere calidad, otros el precio, algunos  pocos funciones muy concretas y habrá quien lo quiere todo.

Para satisfacer a todo tu público, puede ser interesante, estructurar tu servicio con los modelos de Freemium donde hay unas funciones básicas gratuitas y otras más avanzadas de pago.

De esta forma, puedes acercarte a tus clientes y generar confianza y hábitos de uso de servicio. El pasaje a la versión de pago será natural.

Si se trata de un producto físico y no de un servicio, puedes crear diferentes versiones para satisfacer las necesidades básicas y luego ir añadiendo funciones para satisfacer a los clientes más exigentes y dispuestos a pagar más.

Ejemplo: el mismo modelo de coche siempre tiene una versión más económica y otras que añaden funciones específicas hasta llegar al tope de accesorios.

¿Y si las cosas van mal?

Si las ventas bajan y te ves estancado, antes de decidir bajar los precios, realiza un esfuerzo por mejorar tu producto u ofrecer algo innovador. Así  garantizarás el éxito a largo plazo, además de reforzar tu marca.

Puedes sacar versiones más económicas de tu producto como si fuese algo nuevo, pero no es aconsejable bajar el precio de tu versión consolidada, ya que bajarías su valor percibido.

Sin embargo, puedes usar descuentos, promociones y marcas alternativas para ser más competitivo, aunque solo temporalmente. De esta manera bajarás el precio, pero no el valor. En cuanto la situación mejore, seguirás donde has estado sin haber sacrificado ganancias ni tu reputación.

Resumen final

Sin importar a qué te dedicas y cuál es tu mercado, siempre hay técnicas y herramientas para calcular el precio de venta de un producto o servicio, y posicionar tu oferta optimizando las ganancias y reforzando tu marca.

Debes pensar en tus clientes, en sus necesidades y analizar el valor que éstos le atribuyen a lo que tú ofreces. Trabaja siempre a largo plazo y planifica estrategias sostenibles para establecer las bases de un negocio duradero.

Y recuerda, un mal plan es mejor que ningún plan: define tu estrategia de precios y ponte en marcha.

Siempre estarás a tiempo de corregir el rumbo y mejorar los resultados, gracias a las herramientas que hemos visto en este artículo.

 

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casa de la calidad

El proceso de desarrollo de un nuevo producto puede ser largo y complejo,  si no se aprovechan adecuadamente las  técnicas y trucos preparatorios, como la Casa de la Calidad.

A la hora de desarrollar un producto nuevo o mejorar uno ya existente, nos enfrentamos a varios desafíos:

  • Tener en cuenta las necesidades de tu cliente, no solo las que te cuenta y de las que él es consciente, sino también las que no te expresa.
  • Evitar rediseños y modificaciones a posteriori.
  • Relacionar los requerimientos económicos, estéticos, de calidad -por nombrar algunos- con las especificaciones y limitaciones técnicas con las que deberás de trabajar;

¿Qué es la Casa de la Calidad?

casa de la calidadEl método de la Casa de la Calidad es una herramienta gráfica que pertenece al sistema QFD Quality Function Deployment. Este enfoque ayuda con la traducción de las necesidades del cliente en especificaciones técnicas para concebir, diseñar o mejorar productos y servicios.

Cuando se habla de calidad, se piensa enseguida en el control del proceso y en el cumplimiento de los requerimientos iniciales. Sin embargo, es bueno recordar que el objetivo del control de calidad, es el de asegurar que el resultado final cumpla con los requisitos del cliente.

Incluso antes de la producción, se debe garantizar que las especificaciones delineadas correspondan a las necesidades tanto expresas como latentes del comprador.

Por esta razón, el método QFD se centra en las expectativas y necesidades de los clientes, para reducir la posibilidad de que características esenciales se pasen por alto en el proceso de diseño.

Las expectativas recopiladas se combinan con los necesarios aspectos técnicos a través de una representación gráfica, que relaciona las unas con los otros para lograr un conjunto de directrices y criterios que será el guión en el proceso de desarrollo.

Por lo tanto, la Casa de la Calidad representa el resultado de una serie de investigaciones, debates y análisis técnicos.

Objetivos de la Casa de la Calidad

El primero de los objetivos de la Casa de la Calidad, es la satisfacción de las expectativas del cliente.

Para garantizar esto, es necesario recoger las expectativas que tiene sobre el producto y utilizarlas como guía en el diseño y desarrollo. Igualmente, requiere explorar todos los tipos de calidad que el cliente percibe, para proporcionarle una calidad ampliada que lo satisfaga de muchas maneras. Esto significa, ir más allá de sus necesidades expresas e ir en busca de elementos adicionales de satisfacción.

El segundo objetivo es el de limitar la probabilidad de necesitar cambios y correcciones en progreso o incluso una vez que el producto esté terminado y validado.

En otras palabras, se trata de ejecutar el trabajo una vez y correctamente.

El éxito de todo el proceso depende de la participación de todas las áreas de la empresa. Los representantes de las diversas funciones deberán integrarse en el proyecto, ya que la calidad de un producto se compone de una serie de aspectos que van más allá del cumplimiento de las especificaciones técnicas, y tienen en cuenta, también factores como el servicio post-venta, asesoramiento, logística, estética, impacto ambiental, coste de mantenimiento, entre otros.

El trabajo en equipo y la discusión con el cliente sobre necesidades y características del producto, encontrarán representación gráfica en la Casa de la Calidad: un mapa de la información recopilada y de sus relaciones.

¿Cómo se construye la Casa de la Calidad?

La Casa de Calidad es una representación gráfica con forma de casa. Se construye con varias zonas o “habitaciones” para representar los resultados del estudio previamente comentado.

En principio, consta de 8 habitaciones, cada una de las cuales se utiliza para una función, aunque su estructura puede variar mucho según el tipo de uso y la cantidad de datos disponibles.

  • Habitación 1, la voz del cliente.
  • Habitación 2, requisitos técnicos.
  • Habitación 3, relaciones.
  • Habitación 4, percepción de la competencia.
  • Habitación 5, características de la competencia.
  • Habitación 6, correlaciones entre las características técnicas.
  • Habitación 7, peso de las especificaciones.
  • Habitación 8, representación gráfica de las especificaciones.

CASA DE LA CALIDAD

Habitación 1, la voz del cliente

La habitación 1 contiene los requisitos del cliente, tanto implícitos como explícitos y se define como la voz del cliente. Esta información se ha de tener en cuenta a lo largo del proceso de diseño y producción.

La recopilación de requisitos y necesidades se completa con la evaluación de la importancia relativa de cada aspecto.

Para un grupo electrógeno, por mencionar un ejemplo, pueden ser importantes los siguientes puntos: precio, sencillez de transporte, dimensiones, peso, nivel acústico, autonomía, accesibilidad para mantenimiento, durabilidad, estanqueidad, facilidad uso, flexibilidad, protección contra la lluvia, cumplimiento de emisiones de gases, simplicidad de motor.

Todos son importantes, sien embargo, siempre destaca alguno sobre el valor de otro, por lo que se sugiere puntuar puntuar cada aspecto dándole un peso relativo para que influya más o menos en el diseño definitivo del generador.

Habitación 2, requisitos técnicos

La habitación 2 incluye los requisitos técnicos del producto. En esta área se concreta cómo actuar desde un punto de vista técnico para satisfacer las necesidades del cliente y lograr el producto deseado.

Compilar esta área requiere la ayuda del equipo de desarrollo, ya que las necesidades abstractas deben traducirse en requisitos técnicos medibles y controlables.

Volviendo a nuestro ejemplo con el grupo electrógeno, tendremos que los requisitos principales podrían ser el espesor de la carpintería, el material de las juntas, la calidad de cierres y bisagras, la calidad del material para la insonorización, el tipo de depósito, la calidad de la pintura, la dimensión de las puertas, la estanqueidad, la tecnología de conexión, el tipo de motor y alternador, y una larga cantidad de variables no mencionadas.

Verás como la necesidad abstracta de ‘fácil de transportar’ influye sobre “dimensiones de la puerta” y esta última también afecta el “fácil acceso para mantenimiento”.

Siguiendo con el ejercicio, podrás observar como todos estos aspectos están relacionados entre sí, y como las necesidades funcionales afectan y se relacionan con las características técnicas y viceversa.

Habitación 3, relaciones

Todas estas relaciones se recogen en la Habitación 3.

Es una matriz donde las solicitudes de los clientes se relacionan con los requisitos del producto establecidos por el equipo técnico. Al compilar esta área de la casa, identificamos qué características afectan cada una de las cualidades esperadas y en qué medida.

Habitación 4, percepción de la competencia

Dado que un nuevo producto puede tener competidores en su segmento de mercado, es útil investigar la percepción de los productos existentes. Este tipo de evaluación comparativa, consiste en confrontarse con los clientes y recopilar sus impresiones.

Habitación 5, características de la competencia

Si bien por un lado, la evaluación comparativa se lleva a cabo con las opiniones de los clientes, por otro lado, el equipo técnico tendrá que comparar los diferentes productos mediante análisis técnicos. Estas mediciones serán una especie de clasificación entre los productos competidores del nuevo proyecto.

Habitación 6, correlaciones entre las características técnicas

El techo de la casa, es una matriz que sirve para identificar las correlaciones entre las características técnicas. Permite determinar la intensidad y el tipo de relación, y esto servirá para comprender qué otro aspecto técnico afecta la mejora de un requisito concreto.

En el caso de relaciones conflictivas tales como, reducir peso y aumentar grosor de carpintería, es fácil detectar la necesidad de compromisos entre las características para no defraudar las expectativas generales del cliente.

Habitación 7 y 8, representación de las especificaciones

En la parte inferior de la casa donde se representan las especificaciones técnicas en relación con los requerimientos de la voz del cliente.

La habitación 7 muestra la importancia de las relaciones entre sí, mientras que en la habitación 8 se representan gráficamente estos los valores junto con las unidades de medida.

Para saber más

Para más información sobre el QFD te sugiero este artículo muy sencillo de Wikipedia.

También te aconsejo leer el artículo sobre cómo diferenciarse en el sector del grupo electrógeno y sobre la importancia de la logística y de la optimización del transporte.

Respecto a cómo aplicar el método de la Casa de la Calidad al sector del grupo electrógeno, te invito a enviarme tus consultas y estaré encantado de ayudarte. Mientras tanto te dejo una plantilla para practicar este método.

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organizar tu escritorio

¿Qué tal está tu escritorio? ¿Qué herramienta usas para organizar tu día a día?

No es fácil desenvolverse entre smartphones, agendas, ordenadores y libretas de papel y encontrar la forma más conveniente de gestionar la información y las citas del día a día.

El exceso de opciones resulta ser tan malo como su defecto.

Aquí encontrarás algunos truquillos que conmigo han funcionado. Habrá algo que podrás copiar y otras cosas que te parecerán locuras.

La premisa fundamental es que cada uno tiene que forjar su sistema y que no hay una solución definitiva, aunque nos quieran vender blogs y libros que digan lo contrario.

Así que, manos a la obra para construir, como si estuviera hecho de Legos, tu escritorio ideal.

7 trucos para organizar tu escritorio

organizar tu escritorio

El escritorio suele ser un espacio caótico; tanto el virtual de tu ordenador, donde acumulas enlaces y carpetas que luego no abrirás en la vida; como el real, donde apoyas los brazos mientras tecleas, apilas informes y folletos inútiles y coleccionas muñequitos, plantitas, cachivaches electrónicos y cargadores.

¡Vamos al grano!

1. El escritorio es tu puesto de mando

Organiza tu puesto de trabajo con dos objetivos:

  • Tener a mano todo lo que necesitas.
  • Evitar distracciones.

Esto quiere decir que deberás observar durante un tiempo lo que usas y lo que no. Si hay iconos en el escritorio de tu ordenador que no pinchas desde el año pasado, quítalos.

No dejes nada ‘por si acaso’.

Haz lo mismo con la mesa de trabajo: archiva esos informes antiquísimos, guárdalos en un armario o tíralos definitivamente a la papelera, también puedes reciclarlos.

¿Y cómo se lo que realmente necesito?

 

Un truco muy bueno para averiguar lo que realmente necesitas, es vaciar tu escritorio metiendo en una caja absolutamente todo lo que tienes en la mesa. En el ordenador puedes usar una carpeta.

En el plazo de un mes observa y toma nota de lo que saques de la caja porque realmente sera lo que necesites y déjalo en el escritorio.

Lo demás que no has sacado de la caja lo puedes tirar o guardar en un armario o una cajonera.

Evitar distracciones también quiere decir reordenar los objetos para que estén a mano, y así, no tengas que moverte y distraerte cuando busques un lápiz, un bolígrafo o un rotulador.

Organiza los documentos por proyectos o por funciones, así cuando estés centrado en un asunto tendrás a mano todo lo relacionado con ese asunto.

Y no olvides un toque de humor, de verde o tu muñequito favorito, para sentirte cómodo y sacarle una sonrisa a los que te visitan 😊 .

2. Herramientas de trabajo

OneNote es una efectiva herramienta de trabajo. En mi caso utilizo las secciones para identificar los proyectos y las páginas para guardar la información de cada proyecto.

Además, se pueden guardar archivos y hojas de cálculo y trabajar con ellos directamente dentro del mismo OneNote.

¡Muy cómodo!

Puedes también capturar pantallas y páginas web desde la extensión para navegadores IE, Chrome, etc.

Su integración con Outlook (no solo correos sino calendarios y tareas) permite que se puedan enviar correos, enlazar notas y reuniones y dar de alta nuevas tareas relacionadas con las notas y los documentos de proyecto.

También es útil sincronizar OneNote con OneDrive para guardar los blocs de notas en la nube y poder consultarlos desde cualquier dispositivo.

3. Cómo usar las listas

Para que nada se te escape o se te olvide puede usar listas. El truco para que sean efectivas es tener distintas listas según el tipo de nota que debes tomar.

Así podrías tener una lista ‘buzón’ donde poner las ideas y las notas hasta su sucesivo filtro.  Luego, una lista de ‘acciones’ podría registrar los recordatorios por proyectos o temas.

Para lo personal, haz una lista dedicada y para lo que no puedes hacer ya , pero que no quieres olvidar, haz una lista ‘algún día’.

Lo importante es que no te esfuerces de recordarlo todo, sino que lo guardes en tus papelitos reales o virtuales que sean, para poder consultarlos siempre que lo necesites.

4. Para tus proyectos personales

Soy usuario de Evernote dese el año 2011. La mayoría del tiempo siendo Premium y sobra decir que esta herramienta me encanta y la considero indispensable para mi día a día.

Uso Evernote para gestionar proyectos (sobre todo personales), almacenar información y digitalizar documentos.

Respecto a la sincronización entre dispositivos (ordenador, Tablet, smartphone) no tiene competidores.

5. Recursos gráficos

En algunos momentos habrás necesitado imágenes o ilustraciones para tus presentaciones y documentos. Bien, te aconsejo buscar en Pexels.com y Pixabay.com , sin duda los mejores stock de fotos libres de derecho para el uso profesional, (por cierto, si conoces otros, déjalo en los comentarios 😊).

También, The Noun Project.com  es mi fuente para iconos e ilustraciones. Es increíble la cantidad y la calidad del material que se encuentra en estos sitios.

Si los pruebas y te gustan te invito a contribuir de alguna forma: libre no quiere decir gratis en internet, y si usas algún material, proporciona tú también cuanto tengas la oportunidad.

organizar tu escritorio

Fuente https://thenounproject.com/

6. Herramientas para estar informado

Para seguir mis fuentes favoritas de noticias, como periódicos on-line o blogs, uso Feedly. Se trata de un recopilador de fuentes RSS y aunque de vez en cuando pruebe otros, al final vuelvo siempre a él.  Sin duda más cómodo que tener que visitar sitios y páginas web uno por uno, además, te propone el contenido sin distracciones, ni  publicidad.

Para aprender recurro a Blinkist y LinkedIn Learning. El primero, es un servicio para aprender a la velocidad de la luz. Puedes leer resúmenes de libros sobre cualquier tema, siempre que no sean de ficción. Funciona también con apps para Android y iOS. Los resúmenes son buenos, me gusta la estructura y lo considero un servicio de calidad y muy útil. Por su parte, Linkedin Learning (apartado del propio LinkedIn), ofrece cursos sobre temas muy diversos. Tiene versión desktop y apps, es muy sencillo de usar y tiene un catálogo excelente.

Para leer uso Kindle. Hace algún tiempo me propuse no comprar más libros en papel por las diferentes ventajas que suponen los soportes electrónicos. Estoy cumpliendo con creces gracias a este dispositivo de Amazon; un catálogo amplísimo en varios idiomas que me permite comprar libros en español, italiano e inglés desde la misma plataforma. ¡Estoy encantado!

7. Y si echas de menos papel y lápiz…

Fuera de la pantalla, sobre la mesa uso Moleskine. El tacto, los materiales y el diseño no tienen rival. Tanto la libreta tamaño cuartilla como la media cuartilla, son artículos fijos de mi arsenal de papelería.

Para saber más

Si no estás satisfecho y quieres averiguar sobre otras técnicas y trucos para organizarte y ser más productivo, te recomiendo comenzar por Getting Things Done – David Allen, un clásico repleto de buenos consejos.

Podrás seguir luego con algo más reciente pero también útil, The Pomodoro Technique – Francesco Cirillo, que basa su técnica en ‘pomodoros’ de tiempo.

Por último, te dejo los enlaces de los productos y servicios nombrados arriba:

Pexels.comPixabay.comThe Noun Project.comOneNote, OneDrive, Evernote, Blinkist, Linkedin Learning, Kindle, Moleskine.

PS: Indico que dejo estos enlaces solo para tu información y comodidad, ya que no disfruto de ningún programa de afiliación o recompensa desde estas empresas.

Photo Credit Pixabay.com

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industria 4.0

Todas las mañanas, en el trayecto entre mi casa y la oficina paso delante de una obra. La misma es una obra extraña.

No se ven las mismas excavadoras de siempre, sino robot que trabajan de manera autónoma; tampoco hay grúas, se observan unos drones que levantan las cargas a los pisos más altos.

Y eso no es todo, lo más extraño es que los albañiles  dejan palas y cubos al suelo y empuñan mandos y tabletas con los que manejan los equipos a distancia.

¿Te parece imposible?

La cuarta revolución industrial o industria 4.0 ha llegado también a la construcción. Este sector, como muchos otros, está pasando por una fase de modernización, digitalización y adaptación a las nuevas tecnologías. Por supuesto, la descripción de arriba aún no es real, pero lo será mucho antes de lo que se espera.

El futuro de la construcción en la Industria 4.0

industria 4.0El pasado jueves 12 de octubre se ha celebrado en Bruselas el Summit de CECE, la Asociación de fabricantes europeos de maquinaria para la construcción. Durante una mañana de ponencias y debates se han tratado muchos de los temas que preocupan el sector y se han perfilado algunos de los rasgos que marcarán la evolución tecnológica.

Nos espera una construcción muy distinta a la que conocemos.

En primer lugar, se ha analizado la situación de incertidumbre geopolítica en la que vivimos, hechos como el Brexit o la cuestión catalana no favorecen un entorno de inversión y seguridad en el sector, y lo condenan a un crecimiento muy por debajo de las posibilidades.

Esta fase de modernización se conoce como Industria 4.0 o Cuarta Revolución Industrial

 

industria 4.0

Fuente: Wikipedia

En otro orden de ideas, la digitalización abrirá paso en las obras de tal forma, que todas las maquinarias estarán equipadas con sensores capaces de recopilar información sobre el funcionamiento y las incidencias que poco a poco irán surgiendo durante las distintas fases del trabajo.

Este proceso es inevitable e indetenible y es importante que los fabricantes europeos lideren el cambio, de lo contrario, habrá que adaptarse a las decisiones que otros tomen en nuestro lugar.

CECE subraya la importancia de comunicar y compartir información y conocimiento entre todos los actores del sector; lo anterior, para poder hacer frente a los cambios que nos esperan y a la competencia que viene muy fuerte de los países del bloque BRICS.

 

 

¿Y cómo es de grande el negocio de la construcción?

Para comprender el impacto de estos cambios, es importante conocer los números del sector, y para ello nos ayuda la infografía a continuación: 40 Billones de facturación para 300.000 empleados repartidos en 1.200 empresas.

industria 4.0

Fuente: CECE 2017, McKinsey 2016

La Cuarta Revolución Industrial

La recuperación más lenta de la historia

La industria de la construcción, como todas dentro de la economía europea, se enfrenta a unos hechos que dificultan su desarrollo. Algunos de estos hechos son: la caída de las exportaciones hacia Rusia, los casos del Brexit y de Cataluña y la creciente integración de un bloque político-económico centroeuropeo liderado por Alemania. Estos aspectos, unidos a la situación de escasa cohesión entre los países de la UE, dificultan obtener una posición de liderazgo en el escenario geopolítico global.

Existe también cierta preocupación acerca de la evolución del Euro y de la política de austeridad. Esta última, penaliza el consumo interno y las inversiones públicas en infraestructuras, ocasionando que la industria de la Eurozona dependa demasiado de la exportación.

De igual forma, la creciente desigualdad en la distribución de la riqueza tras las últimas crisis financieras, induce a una recuperación extremadamente lenta; en la historia nunca hubo una recuperación tan pausada y esta situación podría incluso causar un nuevo colapso del sistema económico.

Una industria renovada

La industria de la construcción cambiará pronto y habrá un considerable aumento en el uso de prefabricados en lugar de edificación in situ, esto se debe a la introducción de nuevos materiales y tecnologías de fabricación que facilitarán el proceso.

Veremos drones sobrevolar las obras, tendrán funciones de vigilancia e incluso levantarán y posicionarán cargas moderadas. También los robots tendrán su lugar desempeñando trabajos repetitivos y tareas peligrosas.

Digitalización de los equipos de construcción

Digitalizar significa recopilar datos, almacenarlos, interpretarlos e interconectarse con otros dispositivos. Por ello se está trabajando con modelos específicos denominados BIM (Building Information Models) capaces de integrar toda la información procedente de los ensayos geológicos, de las máquinas de movimiento tierra, las hormigoneras, las compactadoras, los sistemas de bombeo y por supuesto, los grupos electrógenos.

El BIM, a su vez, se integrará con el sistema BMS (Building Management System) empleado para gestionar el edificio una vez construido y gracias al conjunto de los dos, se podrá obtener y gestionar valiosa información para el mantenimiento y la operación.

Los trabajos evolucionarán con las máquinas y necesitaremos operadores de drones y robot, habrá menos trabajos manuales y la automatización se hará cargo de las tareas más peligrosas.

El albañil como lo conocemos hoy, cambiará en sus funciones y sus especializaciones;  deberá interactuar con maquinarias grandes o pequeñas a través de mandos a distancia o pantallas táctiles.

Atractivo y empleo

Otro aspecto a destacar es el atractivo del sector. Los jóvenes miran de reojo la construcción y en la EU, a menudo esto genera que los trabajadores se desplacen de un país a otro, dejando algunas regiones sin mano de obra y otras con un exceso de la misma.

La industria de la construcción se plantea transformar esta tendencia apostando por una mayor sensibilidad ecológica y ética junto con el despliegue de una infraestructura digital. Esta combinación será atractiva para los jóvenes más sensibles a estos aspectos y capacitados para interactuar con los equipos tecnológicos del futuro.

Si todavía no te imaginas como podrían ser los robots obreros, mira este vídeo:

 

Estandarización

Los representantes del CEN/CENELEC confirman que el proceso de digitalización será regulado por organismos europeos. Sin embargo, la industria deberá comenzar a integrar una capa de ciberseguridad en sus sistemas y herramientas de recolección de datos.

¿Y qué pasará con el grupo electrógeno?

Volvemos ahora al grupo electrógeno; si bien puedo confirmar las intuiciones ya descritas en el post Futuro del grupo eletrógeno, debo ahora afinar algunos aspectos:

La digitalización y la recopilación de datos serán destinadas a integrarse en los sistemas BIM disponibles para toda la cadena de valor de la industria; desde la obra, hasta la sucesiva gestión del edificio.

La interfaz y el sistema de control deberán adecuarse a nuevas normas y ser atractivos y fáciles de usar para un nuevo perfil de trabajadores, más jóvenes y con marcadas habilidades tecnológicas.

Por último, no podremos descuidar la ciberseguridad, o un hacker podría dejar la obra sin energía y así retrasar los proyectos y causar importantes daños.

¿Has pensado ya en un nuevo proyecto donde implantar estas novedades? Será mejor que lo vayas buscando o de lo contrario la competencia lo hará por ti.

Para saber más

Para saber más sobre CECE puedes visitar su web.  También te dejo el link de Anmopyc que es la correspondiente Asociación Española de Fabricantes Exportadores de Maquinaria para Construcción, Obras Públicas y Minería.

Por último, te recomiendo profundizar sobre el concepto de Industria 4.0 aquí.   Y si lo tuyo son las excavadoras, mira este concepto de Hyundai…. ¡Te sorprenderá!

 

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equipo de trabajo

¿Eres el jefe de un equipo de trabajo o lo vas a ser pronto?

Si es así, hay muchos nuevos desafíos en tu camino. Los conocimientos técnicos sobre la materia que trates con tu equipo son importantes, aunque te darás cuenta que siempre hay algo más que tienes que aprender.

¿Te imaginas a que me refiero?

Con esta entrada aprenderás algo muy importante para gestionar un equipo de trabajo: las cosas cambian continuamente y tienes que estar preparado. Entran y salen personas, las tareas evolucionan y así cambia el entorno.

Más allá que las tareas específicas o los compañeros que tengas, sean estos seleccionados por ti o heredados, lo más importante es mantener un rumbo, un método claro, una estrategia que no dé lugar a confusión, tanto dentro como fuera del grupo.

Recuerda, siempre es mejor una mala estrategia que ninguna estrategia. Por ello no tengas miedo de probar, atreverte, cambiar… Pero siempre teniendo un claro objetivo en mente.

Comparto contigo algunas ideas que para mí han sido muy útiles y me han permitido gestionar con éxito un equipo multidisciplinario capaz de enfrentarse constantemente a nuevos retos y de integrarse perfectamente con el resto de funciones de la empresa.

Estoy seguro de que podrás aprovecharte de mi experiencia.

¡Vamos al grano!

Guía definitiva para gestionar un equipo de trabajo

equipo de trabajo

Identificar responsabilidades y tareas

Para poder desarrollar cualquier actividad es fundamental conocer con exactitud tus responsabilidades y analizar en detalle las tareas que necesites llevar a cabo.

Este ejercicio te permitirá tener claro a que dedicar tu tiempo y monitorear cuánto inviertes en tareas útiles para tu objetivo y cuánto tiempo desperdicias en actividades que no lo son.

Si tu vecino te tira de la chaqueta para que le eches una mano, o si alguien te intenta colocar su trabajo, debes tener claros cuáles son tus prioridades y obligaciones. Solo así podrás decidir si ayudar o rechazar tareas que no te tocan.

Tu responsabilidad se refiere al problema que debes solucionar, la función que desarrollarás. Por ejemplo, proporcionar formación, realizar pruebas de un producto o incrementar las ventas.

Las tareas se refieren a las actividades que necesitas realizar para cumplir con tu responsabilidad. Por ejemplo, preparar una presentación para un curso, mantener y programar un banco de prueba, analizar el mercado y contactar a un cliente.

Analiza con detenimiento todas las actividades de tu equipo y una vez lo tengas claro, identifica las tareas, esfuérzate por llegar al máximo detalle posible para describirla, descomponerla. Indica también las herramientas que usas: software, hardware, recursos humanos, físicos e intelectuales, formatos de documentos y flujogramas.

Ahora puedes agrupar las tareas por afinidades o por responsabilidades que satisfacen.

Si, por ejemplo, tu responsabilidad es “Dar soporte y formación”, las tareas correspondientes podrían ser: entender necesidades, realizar entrevistas comerciales, visitar a los clientes, formar comerciales, contestar  consultas, crear documentos didácticos, redactar presentaciones y vídeos.

¡Céntrate en lo que se hace, no en lo que te gustaría que se hiciese!

Para hacer bien este ejercicio hay que partir de la situación real, no de lo que nos gustaría. Hay que hacer una fotografía fiel de la realidad. Solo desde ésta, podremos poner objetivos de mejoras. Si la fotografía no es real, cualquier acción que planteemos será ficticia y no llevará a ningún resultado.

Sin embargo, si se te ocurren procesos mejores o nuevas tareas, no las dejes escapar, apuntalas en una hoja -o archivo- para que una vez tu departamento esté estabilizado, las puedas retomar y poner en funcionamiento.

Las tareas administrativas

Separa las tareas administrativas del resto, son las que solo te competen a ti como gestor, por ejemplo, marcar estrategias, analizar datos, crear estadísticas, reportar a dirección.

Descríbelas de la misma forma que las anteriores y asegúrate de identificar las herramientas y las habilidades que necesitas y formarte en ellas.

¿Y qué pasa con las habilidades?

El siguiente paso es analizar las habilidades necesarias para desarrollar cada tarea.

Identifica las habilidades que son necesarias y descríbelas con conceptos claros y unívocos, que no den lugar a dudas o malentendidos.
Te encontrarás tareas similares que necesitarán habilidades distintas. Por ejemplo, “visitar clientes en España” y “visitar clientes en Alemania” son similares, pero hay una habilidad muy importante que las diferencia: el idioma.

De la misma forma puede que necesites la misma habilidad en distintas tareas, pero a un diferente nivel de conocimiento, no es lo mismo poder comunicarse por correo en alemán, que saber mantener una conversación fluida. También en este caso es importante ceñirse a la realidad y realizar los análisis basándose en la efectiva necesidad que existe en ese momento.

No te inquietes si detectas que un compañero que se ocupa de tareas específicas, tiene limitaciones en alguna de las habilidades que tú consideres necesarias. Este análisis te permite poner remedio a esas limitaciones y perfilar un plan de formación especifico.

No obstante, ten mucho cuidado con no personalizar el análisis y dejar que tu opinión sobre tu equipo influya en el  objetivo.

Habilidades y funciones

Verás cómo las habilidades se agrupan naturalmente según ciertas afinidades.

Es lógico que para “Crear planos de CAD” se necesite saber ‘diseñar en CAD’ y ‘conocimientos mecánicos’ o para “Hacer oferta en alemán”, se necesite “conocer las tarifas”, “conocer los descuentos”, “dominar el alemán”.

Vistos de otra manera, estos grupos de habilidades describen las funciones -puestos de trabajo-. En el ejemplo anterior, tienes un “Diseñador CAD” y un “Área Mánager Alemania”. De esta forma las funciones están relacionadas con las tareas y las habilidades.

Evalúa a cada persona de tu equipo según las habilidades necesarias para su puesto y cruza lo que sabe con lo que debe saber. Identificar las funciones -como conjunto de habilidades- te servirá para afinar los planes de formación.

Puede pasar que la persona que cubre un puesto no tenga todas las habilidades necesarias para desarrollar sus tareas de forma óptima: conocimientos de idioma, estadística, finanzas u ofimática… Son todos aspectos, en los que se puede planificar una fonación siempre que haga falta.

Finalmente, perfila una descripción detallada por función, de forma que los compañeros de tu equipo sepan exactamente las tareas que tienen asignadas según el puesto que cubren.

Táctica y estrategia, esprint y maratones

Aprende a distinguir las tareas de corto y de largo plazo. Las que tienen que ver con operaciones puntuales dentro de un proyecto y las que tienen que ver con el logro global del proyecto.

Cada departamento se divide entre actividades tácticas y estratégicas. Si las identificas, podrás organizar los recursos para no descuidar lo que será importante a largo plazo; si no lo haces, tendrás todo perfecto para hoy o esta semana, pero el mes que viene o el siguiente tu equipo se caerá con el primer cambio de rumbo del mercado o de la empresa.

Seguimiento

¡Bien! Ya tienes tu tabla de tareas, funciones y habilidades… algo así:

equipo de trabajo
Ahora te toca mantenerlo y darle seguimiento.

Organiza reuniones semanales para tratar las actividades claves del departamento con un orden previamente establecido.

Realiza un seguimiento sobre cómo tu equipo invierte su tiempo para contrastar cuánto se dedica a cada una de las responsabilidades y para balancear los recursos y las prioridades.

Si lo antes expuesto está bien ordenado, al momento en el que sea necesario cambiar o ampliar las responsabilidades de tu departamento, será más fácil calcular los recursos que necesites.

¡Lo más importante!

Todo el sistema está montado: tienes tareas, responsabilidades, funciones y habilidades.

Por fin, ¿crees que has terminado? ¡Ni lo pienses!

Tu trabajo de gestor comienza ahora.

Nunca dejes de actualizar, revisar, ajustar y sobre todo PENSAR en cómo mejorar. Añade y organiza todo lo que entre nuevo y verás cómo tu cuadro de mando evoluciona con el tiempo.

Te sugiero que hagas una revisión profunda por lo menos cada semestre.

Truco de Outlook®

Te voy a enseñar un truco muy práctico para gestionar tu correo.

Te habrás fijado que en la cinta de opciones de Outlook tienes un desplegable “Categorizar”:

equipo de trabajo

Puedes crear una categoría para cada familia de tareas o responsabilidades y asignarla a los correos relacionados.

Si además, le asignas un marcador:

equipo de trabajo

Tendrás una lista de correos pendientes organizados por responsabilidades en la vista de Tareas de Outlook.

¡Pruébalo y cuéntame como te va!

¡OJO!

No uses Outlook como una lista de cosas que hacer. Puede ser engañoso. Simplemente categoriza los correos para darle un seguimiento de forma más fácil y luego gestiónalos dentro de tu espacio de trabajo -como OneNote, Evernote o papel y lápiz, el que prefieras- con listas To-Do de proyecto. Esto lo veremos mejor en otro post más adelante.

Para saber más

Espero que el artículo te haya sido útil y si tienes más preguntas o si necesitas una plantilla con la que comenzar, solo tienes que contactarme y estaré encantado de proporcionarte la ayuda necesaria.

Te dejo un par de enlaces que te pueden ayudar a organizar tus próximas reuniones. Este y este.

Además, volviendo a las diferencias entre táctica y estrategia, este artículo es de mucha ayuda para entender bien las diferencias.

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diferenciarse grupo electrogeno

El mercado del grupo electrógeno es sin duda alguna muy competitivo. La mayoría del sector está cubierto por unas pocas multinacionales millonarias y el resto está repartido entre cientos de fabricantes de tamaño mediano y pequeño.

Hoy en día, distinguirse en este mundo es muy difícil sino casi imposible. Vamos a reflexionar sobre cómo podemos dar un plus a nuestra empresa y destacar entre nuestros competidores, ¡cómo haría un unicornio entre burros!

Cómo diferenciarse en el sector del grupo electrógeno

diferenciarse grupo electrogenoLos grandes actores del grupo electrógeno han sido fuertes principalmente en dos aspectos: financiación y servicio. Ambos requieren fuertes inversiones, pero siempre han dado importantes dividendos a empresas como CAT , Cummins, Generac o Kholer. Otros fabricantes de tamaño mediano han hecho del power solution su bandera, apostando por la capacidad de generar ingeniería personalizada y ofrecer soluciones complejas hechas a medida. Llevando al extremo esta tendencia, encontramos fabricantes más ágiles y pequeños que han podido ofrecer al mercado una personalización absoluta del producto, tanto de la parte mecánica como de la eléctrica.

Sin embargo, analizando el factor económico, encontramos políticas defensivas que soportan un nivel de calidad elevado enfrentadas a una guerra de precio con márgenes reducidos al mínimo necesario para la subsistencia. Sin duda esta última, es una estrategia muy cortoplacista y muy vulnerable a los cambios de un mercado que está evolucionando rápidamente: introducción de limitaciones en las emisiones de motor (no solo en EU o USA, sino también Rusia, ME, Asia) e introducción de tecnologías alternativas como la hibridación, almacenamiento, pila de hidrógeno. Los competidores indirectos que han estado durmiendo durante años, se asoman poco a poco a un mercado cada vez más saturado y difícil.

¿Has analizados la experiencia de tu cliente?

Para una empresa que desee competir y crecer a largo plazo, es imprescindible saber analizar todas las fases de las experiencias de sus clientes y potenciar aquellos aspectos diferenciales donde es fuerte, sin dejar de experimentar nuevas fórmulas tanto a nivel tecnológico, como a nivel de modelo de negocio. El lema “En el mundo de la tecnología quien consigue estar al día ya va tarde” no es cierto solo para smartphone y tablet, sino para todo el sector tecnológico, generadores incluidos.

El análisis de la experiencia (User Experience para usar un término de moda) que viven nuestros posibles clientes, comienza con la tarjeta de visitas del comercial y sigue en Internet: consultas, visitas a la página web, la descarga de una ficha técnica. Luego pasa por la atención telefónica, en donde se analiza, el tiempo de espera, las palabras de bienvenida. En la presentación de la documentación técnica, está: la atención comercial, la rapidez en recibir una respuesta a una consulta o una oferta. Si continuamos con la gestión administrativa, vemos:  la organización de las pruebas en fábrica y del transporte, la gestión del mantenimiento y de las incidencias.  Podría continuar pero seguro que solo con estos pocos ejemplos puedes imaginarte algún punto mejorable.

Las malas experiencias se difunden muy rápido tanto con la palabra como por las redes sociales, por ello tiene mucha importancia, más de la que se le suele dar en el mundo industrial, la gestión de los medios digitales y las facilidades que les damos a nuestro clientes satisfechos para compartir públicamente sus experiencias positivas.

¿Y cómo el producto afecta la experiencia del usuario?

Entramos ahora más en detalle analizando aspectos del producto directamente relacionados con la experiencia de usuario.

Si somos packagers y no fabricamos motores y alternadores estamos, a nivel tecnológico, muy vinculados a lo que nuestros proveedores nos suministran y a las relaciones que somos capaces de mantener con unos u otros. El valor añadido que podamos dar al producto depende en gran medida del mercado en el que nos movemos y de cuánto somos capaces de comprenderlo.

Dejando de lado las necesidades normativas, especialmente para Europa y Estados Unidos, algo que nos puede diferenciar ante la competencia es el emplear un motor electrónico common rail o uno mecánico, ambos tienen ventajas e inconvenientes: hay plazas donde un motor electrónico es un mínimo incuestionable (mejores consumos, mayor control y diagnóstico), y otros donde este no tiene sentido porque es prioritaria la sencillez del mecánico. Además, habrá que prestar atención a los sistemas accesorios como el de refrigeración o el de insonorización para evitar parones y garantizar prestaciones en cualquier condición ambiental.

En el lado del alternador, podemos ofrecer durabilidad y eficiencia cuidando la instalación de protecciones de temperatura de devanado y anticondensación cuando la aplicación lo requiera.

La instalación eléctrica y el sistema de control ofrecen soluciones que pueden hacer la diferencia para el cliente final: una electrónica fácil de usar y que nos permita ampliar características con el tiempo nos puede dar una ventaja sobre la competencia. La comunicación con el motor y los nuevos AVR digitales nos permite dar un nivel de diagnóstico superior y atraer clientes más sensibles. Funciones adicionales como osciloscopio integrado o análisis de armónicos, facilitan herramientas útiles y también nos permiten ser más efectivos en las intervenciones, cosas que beneficiarán la relación con el cliente y su satisfacción. Por supuesto, debemos adoptar centrales que permitan comunicaciones remotas y locales para BMS, sistemas SCADA o geolocalicación.

Finalmente, mencionar que según el mercado de destino, no se debe subestimar la disponibilidad de idiomas. Es algo que el usuario final valora mucho e interpreta como un acercamiento de la empresa hacia él y su cultura. Este detalle nos permite diferenciarnos de forma importante de la competencia.

Las protecciones de potencia deben ser de la mayor calidad y la conexión fácil y accesible, esto con el fin de permitir una operativa sencilla y sin riesgos. Nos podremos diferenciar empleando materiales duraderos, pintura resistente a climas salinos, protecciones contra fugas y derrames al medioambiente de líquidos contaminantes, entre otras alternativas que pueden surgir.

Igualmente, se puede cuidar aspectos menos obvios pero también importantes como el transporte. La optimización de las medidas para el transporte nos permite mejorar los costes logísticos y tener una ventaja competitiva. De la misma manera, los sistemas de izado y manipulación pueden resultar un deal maker cuando la logística es complicada. El adoptar medidas para facilitar la instalación, la puesta en marcha y el mantenimiento, hará que nuestro cliente tenga una mejor experiencia con nuestro producto.

Por último, podemos tomar ideas de las empresas de moda respecto a los manuales y al packaging. Redactar libros atractivos y fáciles de consultar que sean de verdad útiles y no se perciban como una obligación, un impreso hecho “de cualquier manera” por cumplir con la ley.

Debemos buscar nuevos horizontes e inventarnos modelos de negocio nuevos que abarquen otros aspectos de la experiencia de compra como el servicio pre y post venta, la formación, el suministro de repuestos, pero también garantía y financiación.

Cuidar la atención al cliente debe estar en el centro de la estrategia de fidelización. Un soporte rápido y eficiente se debe dar por sentado. Ofrecer formación servirá para hacer al cliente más autónomo y para fidelizarle, el conocimiento es un asset inestimable y el mercado lo valora. Si nos piden un repuesto, no se trata de suministrar una pieza, sino de acompañar al cliente en su explotación del grupo, ayudarle, hacerle sentir que tenemos la respuesta antes de la pregunta y ofrecerle materiales de calidad a precios competitivos. Ofrecer una garantía extra nos permite ganar la confianza y dar una imagen de calidad absoluta. La financiación también es muy importante y es un aspecto a menudo subestimado. La misma, no tiene que ser necesariamente directa, podemos orientar al cliente en su negociación financiera ayudándole a conseguir los fondos para aquel proyecto que sin ellos haría alguna otra empresa. Para terminar, debemos plantear eventos B2B como jornadas de puertas abiertas, seminarios y talleres. No tenemos que tener miedo en traspasar el conocimiento: no será una desventaja sino una forma de generar confianza.

Cuando todas las funciones de la empresa van a una, se transmiten unos claros valores identificados y se promociona no solo el producto, sino la empresa como un conjunto.

Poseer esta cultura es la verdadera diferencia y lo que permite resistir en las peores adversidades.

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visita a fabrica
¿Alguna vez has visitado una fábrica, un centro productivo o un complejo de oficinas?
Estas experiencias siempre son interesantes pues nos permiten entrar en el día a día de otros y descubrir cómo solucionan los problemas ¿Pero cómo podemos sacarle todo el jugo a una visita a fábrica?
He tenido la oportunidad de visitar varios tipos de centros productivos: desde fábricas de motores diésel hasta plantas de inyección de plástico, desde fundiciones hasta almacenes automáticos, desde fábricas de placas electrónicas hasta embotelladoras de vino.
Cada planta es un mundo en sí y hay que saber reconocer y respetar las diferencias para poder ser un visitante discreto y al mismo tiempo sacar el máximo beneficio de la experiencia.

La visita a Fábrica

visita a fabrica
Imagina que te invitan mañana mismo a visitar la fábrica de una famosa empresa de productos alimenticios. ¿Cómo te prepararías para la visita? Para comenzar, podrías preguntarte qué esperas, qué harías tú para montar una fábrica de ese tipo: ¿Cuidarías la limpieza? ¿La iluminación? ¿El orden? o ¿Darías más importancia a las bocas de carga y descargas, el desecho de materiales o los espacio sociales para los empleados?
Haz una lista de todos los aspectos que se te ocurran y ponlos en orden de importancia. En tu visita fíjate en los que consideres prioritarios según la clase de proceso productivo que vas a visitar.
¿Está todo como te lo esperabas? Si es así, es una señal de que la fábrica está alineada con tus expectativas. De lo contrario, deberás  averiguar cuáles son los aspectos que sí se han cuidado en la realidad.
Seguramente te llevarás alguna sorpresa, tal vez lo que para ti es importante en realidad no lo sea tanto, sin embrago, descubrirás otros puntos que desconocías.
Haz preguntas, todas las que se te ocurran, con espíritu crítico para contrastar tus ideas y conocimientos con los de los expertos de ese sector.

A continuación, vamos a tratar una a una las áreas que forman una planta productiva.

Proceso productivo Lean manufacturing, Instrucciones, Organización y aprovechamiento del espacio.

Fíjate en la claridad y el orden en los que se desarrollan los procesos: ¿Hay carteles explicativos? ¿Hay un sistema Lean o similar para organizar los procesos?
Si tienes la impresión de que los operarios se mueven por la fábrica sin un orden, o si ves que herramientas, útiles y materiales no están bien organizados alrededor de los puestos de montaje, es una señal de que no se da mucha importancia a la organización.
El espacio alrededor de los puestos de trabajo debe estar identificado, medido, ordenado y limpio. Tener amplios pasillos o amplias zonas de maniobra puede parecer muy cómodo pero en realidad es una falta de eficiencia: más tiempo para los desplazamientos y el cuidado. El área de trabajo debe estar dimensionada según la tarea, si no pierde eficiencia.
Un proceso bien cuidado comienza por la organización (Modelos Lean Manufacturing 5S, Kaizen, Six Sigma), y pasa por la seguridad que transmiten los operarios en saber exactamente lo que deben hacer. La presencia de instrucciones en los puestos indica que hay un método implantado, además, si tenemos la oportunidad de verificar su calidad, sabremos el nivel de atención que se le dedica.
Los recorridos por la fábrica, tanto peatonales como de servicio, deben estar marcados y respetados. Las visitas deberán tener pasillos preferenciales.

El guía

Guiar una visita es una profesión en sí y hacerlo bien nos es nada fácil. Hay empresas que preparan guiones muy completos seleccionando la información que quieren transmitir a los visitantes según su perfil. No es lo mismo que nos visite un colegio, un potencial cliente o un posible inversor. Y hay empresas que lo dejan todo a la improvisación de sus empleados. Te darás cuenta enseguida del nivel de preparación de tu guía. ¿Sabe contestar a tus preguntas con seguridad o improvisa? Todo deberá de estar preparado para garantizar la seguridad y para transmitir una información correcta y completa al visitante.
Analiza el mensaje que te quieren trasmitir: toda visita guiada tiene un objetivo y tu guía tendrá uno también. Podría ser transmitirte valores como fiabilidad, conocimiento, tecnología, calidad. Si no sacas un mensaje claro es porque la visita no estaba bien programada y estructurada.

Limpieza

La limpieza es importante aunque no es lo único. Hay empresas que cuidan este aspecto exageradamente, al fin de cuentas es lo más rápido de conseguir y lo que más salta a la vista. Hay sitios donde solo se barre el polvo debajo de la alfombra y otros con un sistema estructurado de orden y limpieza a fondo.
Observa los detalles y los comportamientos de los trabajadores. Tener papeleras cerca de cada puesto es buena señal: significa que en el día a día es costumbre cuidar la limpieza.

Seguridad

La seguridad es tan importante para los visitantes como para los trabajadores que están todos los días en situaciones de riesgo. ¿Están las instrucciones de emergencia claras? ¿Están los empleados uniformados y con EPI adecuados? ¿Se admiten excepciones?
Es fundamental que todo el personal use los EPI, que estén señalados los riesgos y que haya procedimientos en caso de incendio o emergencia. También los visitantes deberán llevar al menos casco de protección, chaleco visible y zapatos (o punteras) de seguridad.

Iluminación y aire acondicionado

Las condiciones de trabajo son importantes. Cada vez más se cuida el bienestar de los empleados para que estén a gusto y así conseguir mejor nivel de calidad y profesionalidad en sus tareas diarias. Para ello es necesario que se cuiden aspectos tan sencillos como la iluminación o la climatización de los espacios de trabajo. Se da casi por sentado para los trabajadores de oficina, sin embargo, también los operarios deben tener un ambiente confortable, acondicionado, ventilado y con iluminación adecuada que les permita estar cómodos en sus puestos y desempeñar sus tareas de la forma óptima.
La medida en que estos aspectos se cuidan te indicarán como la empresa cuida del verdadero bienestar de las personas.

Relaciones

Las buenas relaciones, la confianza y la ayuda entre compañeros, es fundamental para que se puedan mantener altos niveles de calidad y productividad y la empresa debe facilitar estas condiciones. ¿Hay espacios comunes confortables, como una sala para el almuerzo o una cantina donde los empleados puedan estar cómodos y disfrutar de sus descansos?

No olvides saludar con una sonrisa y agradecer a los trabajadores, tanto los que te acompañen como los que no. Su puesto de trabajo es su ambiente, respétalo.

Para saber más

Puedes profundizar tus conocimientos de Lean manufacturing y métodos de organización. Hay empresas que se dedican exclusivamente a esto y ofrecen sus servicios de asesoramiento. Un ejemplo es LeanSis.
Los Equipos de Protección Individual están regulados por la Directiva 89/686/CEE, se trata de cualquier dispositivo o equipo que sirva para realizar un trabajo en seguridad y que deberá de ser usado y llevado por el trabajador. Son muy importantes para garantizar la seguridad laboral.

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Planificar una reunión de trabajo efectiva, requiere método y atención o estará destinada al fracaso. ¿Cómo podemos asegurarnos de que todas nuestras reuniones sean un éxito?

¿Cómo planificar una reunión eficaz?

 

Aquí encontrarás una guía simple y práctica, un patrón que te llevará por todos los pasos, desde la preparación, hasta el cierre de reuniones eficaces. No hay que dar nada por sentado y analizar minuciosamente cada punto para no dar lugar a desagradecidos problemas. Los pasos que vamos a analizar son la preparación, la introducción, el desarrollo, el cierre y el seguimiento.

 

La planificación de una reunión efectiva.

Preparación.

La preparación es clave, de allí depende mucho tu éxito. Tienes que definir un claro propósito para tu reunión: ¿es informativa, consultiva, creativa o formativa? Establece en primer lugar el objetivo.

Ahora piensa en los asistentes. Antes de invitar a alguien reflexiona detenidamente sobre si es realmente necesario, no añadas colegas solo para “que estén enterados”. Invita solo a quienes tienen algo que aportar. No te guíes por simpatías, ni busques aliados y, recuerda, menos es más. Cuanta menos gente consigas invitar, mejor. Si tienes dudas con alguien, pregúntale con anterioridad si le interesa asistir, o ponlo en el campo ‘opcionales’ de tu invitación.

Establece siempre una agenda y un orden del día, por sencillo que sea, esto te permitirá estar seguro de que todos manejan la información del tema a tratar y cuáles son los tiempos. Por ejemplo, dedica cinco minutos a la introducción, diez a la presentación del asunto, treinta al debate, diez para las conclusiones y cinco para el cierre.

La agenda debe ser realista, no la sobrecargues y no estires los tiempos. Se debe ajustar al contenido, no al revés. Si ves que la agenda da para mucho, divídela en dos o mas reuniones.

Cuando tengas claros los tiempos, pregúntate qué herramientas vas a necesitar. Tanto si prefieres un Power Point, como improvisar con una pizarra, asegúrate de que esté preparada. Chequea si hay proyector y reserva una sala bastante grande para que todos estén cómodos y sin distracciones.

Envía tu invitación por Outlook indicando el lugar, previamente reservado y la agenda.

Introducción.

Es el momento de la reunión: llega unos minutos antes, prepara la sala y comienza puntual aunque no hayan llegado todos los invitados. Solo deja cinco minutos de cortesía Esto será una muestra de respeto hacia los que sí han llegado puntuales y una señal de que no podemos esperar a los que se han retrasado.

Introduce la reunión breve y claramente, indicando el asunto, el objetivo (propósito) y la agenda. Asegúrate de involucrar a todos desde el primer momento.

Desarrollo.

Ya entras en el vivo de la reunión. Dependiendo del propósito será mejor hablar o escuchar. Si estás informando de algo, necesariamente serás el protagonista y dejarás los comentarios y críticas para el final. Pero si es una reunión con la que pretendes consultar algo, deja primero hablar a los demás. Solo al final aporta tu punto de vista como estímulo para seguir con la conversación.

Liderar la reunión quiere decir dosificar las intervenciones, hacer que todos hablen, estimular los comentarios.

Si los asistentes comienzan a desviarse del tema principal, detenles, modera los tonos. Si aparecen conflictos busca puntos de unión, fuerza los más conflictivos a una postura más neutral.

Observa la actitud de cada asistente: ¿notas cansancio, impaciencia, nerviosismo, aburrimiento, interés, respeto mutuo?, ¿quién habla y quién no?, ¿quién se opone?, ¿quién interrumpe?. Observar te servirá para sopesar las opiniones y para saber a quién involucrar en el futuro.

Si la conversación se estanca o el conflicto sube de tono, es mejor parar, hacer un descanso o cerrar la reunión y retomar el tema en otro momento.

Para gestionar la reunión recurre a estas herramientas. Pide a los participantes tomarse unos minutos en silencio para pensar qué quieren decir respecto al tema e invítalos a anotarlo en un papel o en un post-it -previamente distribuido por ti-. Este ejercicio puede ser individual o en pareja dependiendo del número de personas. Una vez pasado el tiempo, recoge todos los post-it y pégalos en la pizarra, organízalos, ordénalos en un mapa mental, solapa los duplicados pero sin descartar ninguno. También puedes pedirle a cada asistente que lea sus notas -sin post-it- y tú las apuntas organizándolas y anotando las repeticiones. Otra forma de comenzar el debate es a través de una ronda de preguntas, esto activa la comunicación y rompe el hielo obligando hasta a los más tímidos a participar. Dependiendo del grupo puede ser mejor una de estas metodologías o una lluvia de ideas más abierta, todo depende de tu elección y preferencias.

Cuando el grupo haya expresado todas sus ideas podrás dar tu punto de vista para alimentar reacciones y seguir aportando información. Recuerda, en ningún momento fuerces la toma de decisión. Si el tiempo no ha sido suficiente planifica otra reunión para terminar.

Deja los últimos cinco minutos para resumir y acordar el siguiente paso. Termina SIEMPRE a la hora establecida.

Cierre.

Es el momento del cierre. Debe quedar claro para todo el mundo cuáles son las conclusiones y cuál es el siguiente paso. Resume en voz alta tus apuntes y anota comentarios, anuncia el acta que vas a hacer y que todos deben compartir. El siguiente paso es escribir un documento formal, éste debe ser práctico, tipo lista y fácil de leer, que indique claramente la acción, el responsable y el plazo de ejecución.

Si no se hubiese llegado a un acuerdo sobre fechas o responsables, indícalo. No te preocupes por hacer el ‘acta perfecta’, sino por hacer un acta real.

Puedes descargar un formato de acta de reunión de trabajo aquí.

Seguimiento.

La reunión no acaba con el acta, es necesario hacer un seguimiento de lo que se ha acordado y de su cumplimiento.

 

Esquema de resumen:

Preparación

  • Definir el propósito: informar, consultar, decidir, explorar, instruir.
  • Valorar alternativas: ¿la reunión es realmente necesaria o hay otras maneras de perseguir el propósito?
  • Establecer los asistentes que realmente puedan aportar algo.
  • Establecer la metodología, lluvia de ideas, ronda de preguntas, post-it individuales, etc.
  • Realizar una agenda realista y no sobrecargada.
  • Preparar sala y herramientas necesarias, cuidar la logística.

Introducción

  • Comenzar a la hora (máximo 5 mn de cortesia).
  • Comunicar agenda, objetivos, procesos, horarios.

Desarrollo

  • Involucrar a todos los participantes.
  • Buscar puntos en común entre las posiciones aparentemente contradictorias.
  • No perder de vista el tema principal, reconducir los posibles desvíos.
  • Observar la actitud de los asistentes.
  • Interrumpir para un descanso si es necesario.
  • No forzar la toma de decisiones.
  • Dejar cinco minutos para el cierre.

Cierre

  • Resumir verbalmente.
  • Recoger las conclusiones de todos los asistentes.
  • Terminar a tiempo.
  • Crear y compartir una acta por escrito.

Seguimiento

  • Dar continuidad a las decisiones o acciones.
  • Comprobar acciones y plazos.

Para saber más

Te remito a este post donde podrás aprender como establecer que tipo de reunión necesitas.

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¿Estás cansado de perder el tiempo con reuniones improductivas? Sean muchas o pocas, estoy seguro que tienes que atender una cantidad de reuniones en las que querrías salir corriendo. Tanto en aquellas donde el anfitrión eres tú, como en las que no, te habrás preguntado mil veces qué podrías hacer para cambiar esa situación y hacer que todas tus reuniones sean eficaces. Aquí tienes unas claves para que puedas ponerte manos a la obra y cortar con las pérdidas de tiempo.

Cómo organizar una reunión eficaz.

La mayoría de las reuniones que nos dejan esa mala sensación de haber perdido el tiempo, proceden de una mala organización. Las reuniones, para ser eficaces, deben ser planificadas y organizadas con cuidado y atención. Deberás de ser tú el primero que haga un esfuerzo para que la reunión sea útil y productiva.

Reflexiona sobre los distintos aspectos que trataremos, irás descubriendo muchas herramientas para crear y gestionar tu reunión eficaz. ¡Pero ojo! tienes que ser honesto contigo mismo y reconocer desde el minuto cero lo que estás haciendo mal. No se trata en ningún momento de auto-evaluarte, sino de mejorar.

El propósito de la reunión eficaz.

Ante todo establece muy claramente el PROPÓSITO de la reunión. Estamos acostumbrados a poner toda reunión en el mismo saco, pero hay distintos tipos y cada una necesita una estrategia distinta.

La reunión informativa.

Cuando has tomado una decisión relevante para tu equipo o colaboradores y necesitas informarles de ella, cuando desde dirección se establecen nuevas reglas de convivencia o norma de uso de espacios comunes, te interesa hacer una REUNIÓN INFORMATIVA. El objetivo de la reunión informativa es el de comunicar una decisión ya tomada, oficializar una nueva medida, poner en ejecución una nueva norma. Los asistentes serán conscientes de que la decisión ya está tomada e irán a la cita con curiosidad y ánimo de escuchar. Si hubiesen comentarios o críticas sobre la decisión comunicada, podrás pedir que se dejen para el final, escucharlas atentamente, anotarlas y comunicar que se tomarán en cuenta para la siguiente revisión de la medida.

La reunión consultiva.

Otras veces, te interesará reunirte con tu equipo o con tus colegas de otro departamento para consultar su punto de vista y recaudar información antes de tomar una decisión sobre un tema concreto. En este caso, es fundamental dejar claro de antemano cuál es el tema para que los asistentes se puedan preparar. Una vez expuesto el asunto de la reunión, deja hablar a los demás sin interrumpir y teniendo cuidado de que todos puedan opinar. Controla los más expresivos y anima a los más tímidos. Observa, escucha, recauda información, anota. No des tu punto de vista, simplemente estimula la conversación e intenta sumar puntos de vista distintos. Este tipo de reunión se llama REUNIÓN CONSULTIVA. Su objetivo no es el de tomar decisiones sino recaudar información. No apresures a nadie, ni a ti mismo, para llegar a una conclusión y deja claro que la reunión no sirve para ello, sino para debatir, analizar y proponer. Ayúdate con herramientas que fomenten el flujo de ideas: deja un paquete de post-it para que cada uno vaya apuntando sus ideas y luego pégalos en la pizarra, usa colores distintos para apuntar todo y organizar la información, usa rondas de preguntas para que todos hablen.

La reunión decisoria.

El siguiente paso se dará en la REUNIÓN DECISORIA. Tras haber recopilado información sobre el asunto a tratar, podrás consensuar una decisión. La función de mediación -o facilitación- es fundamental. Es muy probable que se generen opiniones distintas y contradictorias. Deberás reunir los puntos de vista, acomunar, sumar, buscar compromisos, negociar para que la decisión final sea lo más compartida posible. Recuerda: no es TU decisión, es la decisión del grupo. Si por el contrario, estás interesado en decidir solo, sin tener en cuenta a los demás, no necesitas una reunión decisoria, sino tomar la decisión en solitario y convocar una reunión informativa. Asegúrate de que los asistentes sepan que están allí para que su punto de vista se tenga en cuenta. Fomenta la participación, la confianza, la implicación.

Estas últimas dos reuniones -consultiva y decisoria- pueden coincidir o no en una misma sesión, depende de la envergadura del tema a tratar. No apresures y deja que las ideas fluyan sin cortarlas. Si fuese necesario realizar varias reuniones sobre el mismo tema, que así sea.

La reunión creativa.

Una variante de la reunión consultiva es la REUNIÓN CREATIVA. Pedimos ayuda a los asistentes para buscar una interpretación ‘out of the box’ a una cuestión. No necesariamente se trata de consultar para tomar decisiones, si no podría tratarse de buscar otros puntos de vista para entender una situación compleja. Piensa muy bien a quien invitas: buscas creatividad, armonía, diversidad, positividad, confianza. Piensa en quiénes reúnen estas características. La mayor dificultad de liderar una reunión creativa, es liberarse del prejuicio y evitar la ironía cuando salgan propuestas aparentemente disparatadas. Recuerda que las ideas más raras son las más valiosas, pues lo obvio lo puedes pensar tú solo. Además, por fantasiosa e irreal que puedan parecer algunas aportaciones, siempre serán útiles para inspirar otras ideas, hasta llegar a la clave que buscas. Como en la reunión consultiva necesitarás pizarras, papeles, post-it para alimentar la creatividad.

La reunión Instructiva.

Por último, existe la REUNIÓN INSTRUCTIVA, el cursillo. Aun siendo la más fácil de identificar, puede generar dudas si los asistentes no se ven beneficiados por la inversión de tiempo. Transmite con claridad el asunto y el porqué les beneficia. Deben querer aprender y prestar atención o tendrán la sensación de estar perdiendo el tiempo. También son importantes los medio como proyectores y pizarras Asegúrate de tener lo que necesites y que no ocurran contratiempos.

Conclusiones.

Con esta información podrás planificar mejor tus próximas reuniones y aprovechar mejor las que organicen los demás. Aunque no seas el anfitrión, puedes colaborar en la preparación y ayudar  a los asistentes a identificar el propósito y la actitud más útil.

Ahora tienes una herramienta más para hacer que tus reuniones sean productivas, habrá más información en próximos posts para que paso a paso puedas planificar, desarrollar y cerrar en la mejor forma.

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