Alguna vez ¿has tenido la impresión, al final del día, de haber estado muy ocupado y al mismo tiempo no haber hecho nada?

Los días y las semanas pasan muy rápidamente y a menudo, saltamos de un proyecto a otro, de una a otra actividad, casi sin darnos cuentas, sin un orden concreto. Esto hace que nos quedemos con un sentido de confusión y con la impresión de que nuestro tiempo no ha sido útil.

Trabajando de esta forma, se alimentan ideas que a menudo no son correctas: la impresión de estar dedicando mucho tiempo a una tarea, o ninguno a otra; la impresión de necesitar sacar tiempo para terminar un proyecto concreto o de estar dedicando demasiado tiempo a otro.

Sin embargo, si pudieses mirar lo que haces desde fuera como si fueses un espectador de tu día a día, te darías cuenta de adonde se va tu tiempo realmente y, sobre todo, que la mayoría de tus impresiones están equivocadas.

De igual forma, cuando tienes poco control de tu tiempo, es muy fácil que se mal distribuya entre tus tareas, acabando con dedicar mucho a las que no son importantes y poco a la que sí lo son.

Si lo de arriba te suena, hay que poner remedio.

¿Qué es el Time Tracking, o rastreo del tiempo?

Hace unos años me planteé buscar una forma para analizar con más objetividad el tiempo que estaba dedicando a las distintas actividades de mi día a día en el trabajo.

Tenía dos objetivos principales:

• Comprobar si mis impresiones eran correctas, o simplemente, impresiones.
• Distribuir el tiempo a disposición en función de la importancia del proyecto y no en función de la dinámica de la jornada (mail, llamadas, presiones, etc).

Luego de realizar diversas investigaciones y probar algunos métodos más o menos conocidos, encontré que en todos había algo que no me convencía: demasiado engorrosos y que requerían mucho tiempo para gestionarlos; necesidad de programas y herramientas adicionales; no obtenía como resultado un análisis significativo y útil; o eran demasiado complejos para trasmitirlos a mi equipo de trabajo.

Así que, al final, he tenido que pensar y construir un método mío.

¡Y aquí, lo comparto contigo!

Método de Time Tracking, o rastreo del tiempo

La idea de fondo es la de reconocer cuáles son las áreas y tareas de tu día a día a las que más tiempo y energías dedicas.

Veámoslo.

El problema es que puede que tengas decenas y decenas de tareas por realizar. Si te pones a mirar con lupa y pones en una lista todo lo que haces, no terminarás nunca; por lo que hay que buscar la forma para que el cometido sea más llevadero y viable.

Por ello, no pienses en tareas sino más bien en ámbitos, áreas de trabajo, categorías o simplemente las responsabilidades que tienes.

El rastreo de tu tiempo será mucho más fácil si lo realizas para 5 o 6 categorías de tareas distintas en lugar de todas, así no estarás constantemente saltando de una a otra y no deberás  preocuparte por registrar cada cambio.

Este enfoque también tiene la ventaja de ser escalable, de forma que, si comienzas con un rastreo más genérico de unas pocas categorías y según los resultados surge la necesidad de entrar más a detalle, siempre puedes aumentar y seccionar las categorías en sub-categorías o tareas concretas.

Una vez tengas tus categorías definidas te toca preparar una tabla o lista donde apuntar lo que haces.

Puedes usar una tabla tan sencilla como la que se presenta a continuación e ir rellenando con una sigla los espacios, según lo que hagas.

Es importante que adaptes el horario  a tus necesidades y los intervalos, según tus costumbres. En mi experiencia, una hora es suficiente, pero podrías probar con intervalos de media hora o de dos horas según lo que te parezca mejor y te sea más útil.

Recuerda, es cuestión de probar y adaptar el método a tus necesidades. Es éste el que debe adaptarse a ti y no al revés.

Sobre todo, al principio, no debes preocuparte por ser muy estricto, ni muy fino. Si redondeas no pasa nada, si al final del día tiras de memoria, porque se te olvida ir apuntando a cada hora, tampoco pasa nada.

Hazlo como mejor puedas, pero siempre manteniendo la tarea liviana, que no resulte en una carga más. Los resultados serán válidos y útiles, aunque te equivoques de vez en cuando.

En fin, te sirve a ti, lo haces para ti, para mejorar tu día a día, así que merece la pena el esfuerzo, pero sin que te atropelle la labor.

Una vez que tengas tu tabla, por mes o por semana, te será fácil registrar cómo empleas  tu tiempo y al final del mes  solo debes contar las celdas de cada tipo para saber a qué te has dedicado.

Teniendo la medida real respecto a la inversión de tu tiempo, podrás gestionarlo mejor, es decir, decidir si redistribuirlo, seguir así o tomar otras medidas.

Por ejemplo. Si eres cocinero (y que no se enfaden los cocineros si me equivoco con algo ?) tendrás decenas de tareas distintas: organizar la cocina, hacer la compra al por mayor, ir al mercado, revisar los productos frescos, gestionar el personal, preparar los turnos, preparar lo precocinado, organizar el menú, entrantes, mariscos, carnes, platos fuertes, arroces, gestionar la limpieza, el orden, etc.

Si quisiéramos tomar nota de todo lo que hace el cocinero podría volverse un caos. No se puede estar pendiente de tantas tareas distintas, pero sí podemos agruparlas. En fin, poco importa si está preparando cordero o ternera, lo que importa es saber que está preparando carnes. Poco importa si compra marisco o pasta, lo importante es conocer el tiempo que dedica a las compras.

Según este principio podríamos sacar categorías principales:

• Abastos (al por mayor, mercado, minoristas, etc.).
• Gestión de personal (turnos, faltas, entrevistas).
• Precocinados (sin dependencia del tipo de plato).
• Platos principales (sin dependencia del tipo de plato).
• Limpieza y cierre (y otros aspectos relacionados).

Con 5 categorías ya es más fácil gestionar un rastreo.

Además, a cada categoría asignarás una sigla para tu tabla:

• Abastos -> podría ser una A.
• Gestión de personal -> podría ser una G.
• Precocinados -> P.
• Platos principales -> R.
• Limpieza y cierre -> L.

Así será más fácil rellenar tu tabla.

Para saber más

Una vez tengas los resultados de unas semanas o un par de meses, está en tus manos mejorar la distribución de tu tiempo según las prioridades que te marques.

Puedes hacer muchas cosas, pero mejor lo vemos en otro post ?.

Mientras tanto puedes ir practicando con esta plantilla.