Hai mai avuto l’impressione, alla fine della giornata, di essere stato occupatissimo e allo stesso tempo di non aver fatto nulla?

I giorni e le settimane passano molto rapidamente e spesso, saltiamo da un progetto all’altro, da una attività ad un’altra, quasi senza rendercene conto e senza un ordine preciso. Questa brutta abitudine alimenta un profondo senso di confusione e la convinzione che la nostra giornata non sia stata utile.

Lavorando in questo modo, sorgono dubbi  e insicurezze che spesso non sono fondate: dedico troppo tempo a un’attività? troppo poco ad un’altra? Hai costantemente l’impressione di aver bisogno di più tempo per terminare un progetto specifico o di aver trascorso troppo tempo su di un’altro.

Tuttavia, se si potesse osservare quel che facciamo dall’esterno come farebbe uno spettatore, ci si renderebbe conto dove il nostro tempo e i nostri sforzi se ne vanno davvero, ma soprattutto si vedrebbe come la maggior parte delle nostre impressioni sono sbagliate.

Quando si ha poco controllo del proprio tempo, è molto facile che questo sia distribuito male tra le proprie attività, si finisce con dedicarne troppo a quelle poco importanti e troppo poco a quelle che si lo sono.

Se quanto detto fin qui ti è familiare, è il momento di trovare una soluzione.

Cos’è il Time Tracking?

Qualche anno fa ho mi sono proposto di trovare un modo per analizzare più oggettivamente il tempo che dedicavo alle diverse attività al lavoro.

Avevo due obiettivi principali:

• Verificare se le mie impressioni erano corrette, o semplicemente, impressioni;
• Distribuire il tempo a disposizione in funzione dell’importanza dei progetti e non secondo le dinamiche del momento (email, chiamate, pressioni varie, ecc).

Ho condotto varie ricerche e provato alcuni metodi più o meno famosi, ma c’era qualcosa che non mi convinceva: troppo complicati, richiedevano troppo tempo per la gestione; richiedevano programmi e strumenti; non producevano nessuna analisi utile; troppo difficili e astratti per essere condivisi con il mio team.

Così, alla fine, ho dovuto costruire il mio metodo su misura.

E lo condivido con te!

Metodo del Time Tracking

L’idea di base è quella di riconoscere quali sono le aree e le attività del tuo giorno per giorno alle quali dedichi più tempo ed energia.

Vediamo.

La prima difficoltà che potresti trovare è quella di avere dozzine di attività da svolgere. Se analizzi con attenzione, come avessi una lente di ingrandimento, e metti tutto su una lista, senti che non finisci più… Bisogna trovare un modo per rendere il compito più facile.

Non pensare ad attività specifiche, ma piuttosto ad aree di lavoro, categorie o semplicemente responsabilità.

Il tracking della tua giornata sarà molto più facile se lo fai per 5 o 6 categorie diverse, in questo modo non starai saltando costantemente tra una cosa e l’altra e non ti dovrai preoccupare troppo di registrare i cambi.

Questo approccio ha anche il vantaggio di essere scalabile, se inizi con una suddivisione più generica con poche categorie principali e a seconda dei risultati sorge la necessità di andare più in dettaglio, è sempre possibile aumentare e sezionare le categorie in sub-categorie o attività specifiche.

Una volta che hai definito le tue categorie prepara una tabella o un elenco dove annotare quel che fai.

È possibile utilizzare una semplice tabella come quella presentata qui sotto e andare a riempire gli spazi vuoti con degli acronimi o simboli, a seconda di ciò che fai.

È importante che adatti il programma e gli intervalli orari alle tue esigenze. Nella mia esperienza, un’ora di intervallo è sufficiente, ma potresti provare con intervalli di mezz’ora o di due ore a seconda di ciò che credi sia migliore e più utile per te.

Ricorda, devi provare e riprovare finché trovi il modo giusto per te. Il metodo deve adattarsi alle tue abitudini, non il contrario.

Specialmente all’inizio, non ti devi preoccupare di essere troppo preciso. Puoi anche arrotondare, se a fine giornata non ti ricordi tutto esattamente e dimentichi qualcosa, non ti preoccupare.

Fallo nel modo migliore possibile, senza farlo diventare un problema in più. I risultati saranno validi e utili anche se ti sbagli di qualche ora.

Tieni presente che serve a te, lo fai per te, per migliorare la gestione del tuo tempo. Vale la pena fare un po’ di fatica in più ma senza che si tratti di un intralcio.

Quando avrai compilato la tua tabella, mensile o settimanale, sarà facile analizare come usi il tuo tempo: dovrai solo contare le caselle per sapere cosa hai fatto!

Avendo la visione reale di come hai speso il tuo tempo, potrai decidere se continuare così, ridistribuirlo o prendere altre misure.

Per esempio. Se sei un cuoco (e non si arrabbino i cuochi se sbaglio qualcosa ?) avrai decine di diverse attività: organizzare la cucina, fare l’acquisto all’ingrosso, andare al mercato, controllare i prodotti freschi, gestire il personale, preparare i turni, preparare il precotti, organizzare il menu, antipasti, primi, carni, gestire la pulizia, l’ordine, ecc…

Se volessimo fare una lista di tutto ciò che fa il cuoco potrebbe uscirne un pasticcio. Non si può star dietro a così tanti compiti diversi, ma possiamo raggrupparli. Poco importa se stai preparando agnello o vitello, ciò che è importante è sapere che stai preparando la carne. Poco importa se compri frutti di mare o pasta, la cosa importante è conoscere il tempo speso per la spesa.

Secondo questo principio potremmo creare delle categorie principali:

• Forniture (commercio all’ingrosso, mercato, ecc.);
• Gestione del personale (turni, vacanze);
• Precotto (indipendentemente dal tipo di piatto);
• Portate principali (indipendentemente dal tipo di piatto);
• Pulizia e chiusura (e altri aspetti correlati).

Con 5 categorie è più facile gestire un Time Tracking.

Inoltre, ogni categoria avrà assegnato un acronimo per la tua tabella:

• Forniture-> potrebbe essere un F.
• Gestione del personale-> potrebbe essere un G.
• Precotto-> P.
• Portate principali-> R.
• Pulizia e chiusura-> L.

Questo renderà più facile compilare la scheda.

Per saperne di più

Una volta che hai compilato i risultati di un paio di settimane (…se sei più paziente meglio un paio di mesi) e avrai analizzato i risultati, potrai migliorare la distribuzione del tuo tempo in base alle priorità che ti darai.